- •Стилістична диференціація української літературної мови. Характеристика офіційно-ділового стилю
- •Література
- •Функційно-стилістична диференціація української літературної мови
- •Офіційно-діловий стиль як компонент системи української літературної мови і як основа ділового спілкування. Характеристика офіційно-ділового стилю на всіх мовних рівнях
- •Підстилі офіційно-ділового стилю
- •Писемне ділове спілкування. Поняття про службовий документ та основні вимоги щодо його оформлення
- •Ділове спілкування, його форми й види. Писемне ділове спілкування
- •Поняття про службовий документ. Системи документації. Функції і значення документів. Класифікація документів
- •Загальні вимоги до укладання та оформлення документів
Поняття про службовий документ. Системи документації. Функції і значення документів. Класифікація документів
СПРАВОЧИНСТВО (діловодство) — це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів.
Складовими частинами справочинства (діловодства) є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто справочинство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.
Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічне, юридична тощо.
ДОКУМЕНТ (лат. documentum – повчальний приклад, доказ) — основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.
Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська.
За ознаками класифікації та групами виділяють такі види документів:
ОЗНАКИ КЛАСИФІКАЦІЇ |
ГРУПИ ДОКУМЕНТІВ |
За спеціалізацією
|
Загальні З адміністративних питань Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін. |
За призначенням
|
Організаційні Розпорядчі Інформаційні Колегіальних органів |
За походженням |
Внутрішні Зовнішні |
За напрямом |
Вхідні Вихідні |
За джерелами виникнення
|
Первинні Вторинні |
За формою
|
Стандартні Індивідуальні |
За технікою відтворення
|
Рукописні Відтворені механічним способом |
За секретністю
|
Для службового користування Секретні Цілком секретні |
За терміном виконання |
Звичайні безстрокові Термінові Дуже термінові |
За складністю |
Односкладні Складні |
За стадіями створення |
Оригінали Копії |
За терміном зберігання
|
Постійного зберігання Тривалого зберігання (понад 10 років) Тимчасового зберігання (до І0 років) |
За рівнем стандартизації виділяють:
1. Документи з низьким рівнем стандартизації, в яких обов’язковим є тільки виклад найзагальніших відомостей, інші можуть мати конкретний і довільний виклад (доручення, автобіографія, розписка, звіт, протокол, рапорт, довідка, інформація, офіційний лист тощо).
2. Документи з високим рівнем стандартизації (паспорт, анкета, диплом, посвідчення, свідоцтво, типові заяви, бланки), в яких укладач чи заповнювач документа тільки вписує необхідні дані, вибирає варіант запису чи ставить прочерк. У таких документах думка уже стандартизована. До них належать і науково-ділові документи, що сформувалися на межі наукового і ділового стилів: анотації, каталоги, інструкції, огляди, проекти, програми конференцій, проспекти.
За видом інформації документи можна поділити на цифрові (статистичні бюлетені, кошториси, фінансові звіти, накладні) і текстові. Серед текстових можна назвати регламентуючі (конституція, статут, акт, угода, дипломатичний протокол), інформативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсумовуючі (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії, відозва).