4. Мета і задачі проекту (не більше 0,5 сторінки)

Мета – це результат рішення проблеми. Результат цей повинен бути реальним і досяжним. Мету проекту потрібно чітко сформулювати, а також узагальнити наведену в анотації інформацію про шляхи розв`язання наявної проблеми.

Задачі – конкретні результати, що можна виміряти або оцінити і які направлені на досягнення мети, покращують ситуацію та вирішують проблему в результаті реалізації проекту. Чітко сформульовані задачі полегшать моніторинг просування до мети та оцінку успіху Вашого проекту. Кожна задача має бути сформульована таким чином, щоб Ви були здатні зрозуміти, що Ви її досягли. Задачі мають бути специфічними - визначте, Що і Коли; вимірюваними - скільки, бажаними - доречними і зручними, досяжними – реалістичними.

Користуйтесь критеріями SMART, формулюючи завдання:

S specific конкретність Чи конкретне завдання, достатньо зрозуміле з точки зору Що, Як, Коли і Де зміниться ситуація?

M measurable обчислюваність Чи піддаються завдання обчисленню (наприклад, кількість людей, площа землі тощо)

A area-specific територіальність Чи окреслюють завдання район або групу населення?

R realistic реалістичність Чи призведе виконання проекту до перетворень та зрушень, зазначених в цілях і завданнях.

T time-bound визначеність у часі Чи відображає завдання період часу, впродовж якого воно має бути виконане (протягом 1-ої чверті або 1-ої половини часу реалізації проекту)?

5. Цільова аудиторія – зазначте на кого направлен, кого стосується проект

4. План реалізації проекту (до 1 сторінки)

• Виходячи з мети проекту, сформулюйте етапи (завдання) проекту

Завдання – це великі сходини, що ведуть до мети, а робочий план - це завдання, розбиті на більш дрібні та конкретні кроки, що дають відповіді на питання:

Щ о буде зроблено? (завдання)

Де це буде зроблено? (територія)

Як це буде зроблено? (методи)

Коли? (терміни проведення)

Хто буде це виконувати? (відповідальні)

5. Результати реалізації проекту (не більше 0,5 сторінки)

У довільній формі зазначте:

• короткотривалі та довготривалі наслідки реалізації проекту;

• схему поширення та практичного застосування результатів реалізації проекту;

• кількість осіб та / або організацій, що матимуть практичну користь від реалізації проекту.

6. партнери проекту – зазначте всі організації, установи, підприємства які будуть надавати вам матеріальну, технічну, інформаційну та іншу підтримку в процесі реалізації проекту.

7. Кошторис проекту - Бюджет проекту у зведеному табличному вигляді має відображати структуру фінансових ресурсів, потрібних для реалізації проекту. Усі статті витрат вказувати виключно в українських гривнях.

Повний обсяг проекту не повинен перевищувати 5 сторінок.

Проекти будуть розглядатися за наступними критеріями:

• Проект відповідає потребам і сприяє рішенню конкретної проблеми цільової групи, що отримає конкретну користь у ході здійснення проекту. Забезпечено широке залучення жителів до реалізації проекту.

• Важливість і актуальність вирішення обраної проблеми для цільової групи (тобто усього населення у цілому або окремої групи населення, на безпосередню користь якої впроваджується проект).

• Мета і задачі конкретні, чітко сформульовані, досяжні, задачі є логічними у зв’язку з поставленою метою.

• Наявність ініціативної групи, ядра співтовариства.

• План реалізації проекту - чіткий і здійсненний, терміни і методи виконання задач проекту послідовні.

• Загальна концепція проекту логічна, послідовна і реалістична. Запропоновані заходи доречні і практичні.

• Очікувані результати досяжні і вимірні.

• Залучення державних і бізнес партнерів проекту.

• Бюджет чіткий і детальний, запропоновані витрати необхідні. Бюджет відповідає проекту, його завданням та робочому плану.

• Обов’язкова умова при наданні гранту - наявність власного або залученого внеску (залучення не менше 20% коштів чи іншої матеріальної допомоги товарами або послугами від місцевих бізнесу, влади, організацій, громадян); участь громадян у проекті на добровільних (неоплачуваних, волонтерських) засадах.

По-перше, треба визначити ідею проекту та пра­вильно і чітко сформулювати його тему, з’ясувати пер­спективи його прийняття фондом-благодійником. При визначенні ідеї проекту важливо пам’­ятати, що проект пишеться та реалі­зується не для бібліотеки, щоб полег­шити роботу бібліотекаря, не для то­го, щоб замінити державне фінансува­ння бібліотечної діяльності, а для реа­лізації суспільно важливого завдання, для того, щоб покращити доступ чита­чів до інформації та культурного над­бання. Тому будь-яку ідею треба розг­лядати з точки зору читача, “примірити” її на себе, що я, як читач, виграю від реалізації такого проекту.

Необхідно проаналізувати ная­вні умови, які породжують потре­бу додаткового фінансування бібліотеки за такими позиціями:

- Визначення та формулювання місії бібліотеки, її цілей і завдань. (Для прикладу наведу відповідне формулювання Чиказької публічної бібліотеки (США): “Ми вітаємо та підтримуємо всіх людей в їхній любо­ві до читання та в прагненні навчатися все життя. Працюючи разом, ми прагнемо забезпечити рівний доступ до інформації, ідей та знань через книжки, програми та інші ресурси. Ми віримо в свободу чита­ти, навчатися, відкривати нове”).

-   Можливість покращання обслуговування чита­чів на основі наявних ресурсів і коштів.

-   Усвідомлення сильних та слабких сторін у діяль­ності своєї бібліотеки.

-   Наявність і перспективи створення позитивного іміджу бібліотеки в організації, районі, місті, області, країні.

-   Результати вивчення читачів та їхніх потреб.

-   Вивчення громадської думки, фінансового стану потенційного благодійника, з’ясування того, хто ще звертається за фінансовою підтримкою до тих самих організацій та осіб.

-   Знаходження підтримки впливових, поважних, відомих осіб та організацій.

        Для того, щоб розраховувати на сприятливе став­лення до себе потенційних благодійників, бібліотека повинна дбати про створення власного позитивно­го іміджу. Це надзвичайно копітка, системна і цілес­прямована діяльність, результатів у якій можна дося­гти, застосовуючи:

-   виступи співробітників;

-   особисті контакти: з журналістами (газети, жур­нали, радіо, телебачення), представниками культури, науки, місцевими діячами:

-   повідомлення у пресі про основну діяльність біб­ліотеки, яскраві події і заходи, спеціальні програми, нові надходження, постійна рубрика про бібліотеку в місцевий газеті тощо;

-   публікації співробітників бібліотеки;

-   екскурсії по бібліотеці;

-   участь у житті міста, району, установи;

-   відеофільми про бібліотеку;

-   електронні форми, наприклад домашню сторінку на сервері Інтернету;

-   повідомлення та написи з адресою бібліотеки, ві­домості про її структуру і послуги.

        Директор бібліотеки є важливою фігурою в процесі написання проекту. Саме він, як правило, ініціює цю роботу, залучає і заохочує співробітників до розробки теми (ідеї) проекту, надає відповідні ресу­рси і створює умови. Він розглядає ідеї і пропозиції, організаційно вирішує фінансові питання, здобуває листи підтримки. Директор схвалює остаточний ва­ріант, визначає терміни і можливих партнерів у його втіленні.

        Під час попередніх приготувань до написання оби­рається фонд, до якого доцільно звернутися, визна­чається авторський колектив проекту, аналізуються можливі ускладнення чи протидії. Основні напрями і деталі проекту корисно зафіксувати в його поперед­ньому чорновому варіанті. Уже на цьому етапі є сенс зв’язатись особисто або в інший спосіб із менеджером фонду (директором програми) для попереднього узгодження теми проекту, отримання порад та інструкцій. Розглянемо, що може привабити фонд і переко­нати експертів, надати перевагу певному проекту:

- відповідність ідеї проекту напрямам діяльності фонду, його вимогам та рекомендаціям;

- проект започатковується для того, щоб допомогти вирішенню суспільних потреб;

- інноваційний підхід до вирішення проблеми;

- те, що претендент рішуче, за будь-яких обставин, збирається здійснювати проект;

- претенденти працюють з людьми, яким вони нама­гаються надати допомогу, а не роблять щось за них;

- вкладання у проект власних коштів;

- претенденти продовжуватимуть проект після то­го, як фінансування з даного гранту буде вичерпано;

- претенденти готові до того, щоб незалежні експе­рти оцінили їхню роботу.

        Проект має бути написаний чітко, грамотно, логі­чно, без використання професійно специфічної термі­нології, відповідним чином оформлений.

Заявка на грант, як правило, складається з: а) су­проводжувального листа, б) опису проекту, в) додат­кових матеріалів.

        Опис має таку структуру:

- Узагальнена інформація (резюме або рефе­рат). Містить відомості про надійність заявника, про проблему, мету і завдання проекту, про методику досягнення мети. Вказує повну вартість проекту, кош­ти, що вже має заявник, та кошти, очікувані від фон­ду. Бажано писати стисло, чітко, цікаво.

- Вступ. Вказується повна назва, мета та рід дія­льності організації-заявника; дається характеристика користувачів; опис досягнень із статистичним підтве­рдженням, характеризується рівень компетентності співробітників, що виконують і втілюють проект; ло­гічно підводить до розділу “Постановка проблеми”.

- Опис (постановка) проблеми. Співвідноситься з метою та завданнями організації, немає намагання вирішити “усі світові проблеми”. Грунтується на ста­тистичних даних. Проблема обґрунтовується посила­ннями на авторитетні джерела, формулюється з точ­ки зору користувача, а не заявника. Розділ не містить необгрунтованих тверджень, у ньому відсутній про­фесійний жаргон.

- Мета та завдання проекту. Важливо визначи­ти громадський ефект запровадження проекту, соціа­льну верству, котра від цього виграє; які організаційні, структурні або технологічні зрушення передба­чаються.

- Методи його здійснення (вказати окремі ета­пи, обгрунтувати послідовність дій).

- Оцінка результатів проекту та ходу роботи. Включає в себе план оцінки досягнення мети, план коригування методів у процесі реалізації проекту. Зазначається, хто і як проводитиме оцінку, встанов­люються критерії чіткої реалізації проекту. Наводить­ся форма звітності.

- Бюджет. Мусить бути докладним, узгодженим із рештою розділів заявки, не містити арифметичних помилок. Чітко вказує, що повинно фінансуватися фондом, а що надають інші установи. Містить види робіт, які виконуватимуться на добровільних засадах або ресурсами бібліотеки, що просить фінансування. Включає оплату праці консультантів. Оплата праці виконавців виокремлюється від інших витрат. Вклю­чає непрямі витрати (канцтовари, папір, транспорт тощо). Повинен бути достатнім для виконання всіх зазначених в інших розділах проекту робіт. Ці­ни наводяться на момент початку реалізації проекту, а не на момент складання заявки.

- Можливості подальшого фі­нансування: з яких джерел пере­дбачаються кошти, чи справа про­довжуватиметься після закінчен­ня дії гранту.

- Додатки.

        Проект не варто писати швид­ко, “в останню добу”. Його треба не один раз перевірити: чи всі ета­пи роботи розкриті, чи є вдалою назва, чи розкриває вона його зміст і привертає до себе увагу не­тривіальним звучанням. Титульна сторінка повинна містити необхід­ну інформацію про зміст і тему проекту, про організацію, що про­сить фінансування (повна назва, підпорядкованість), про директо­ра проекту (посада, науковий сту­пінь), а також точну юридичну ад­ресу, телефон, а при наявності -факс, адресу електронної пошти.

        Неохайно оформлений проект не має шансів на перемогу в кон­курсі. Наведу декілька типових пі­дстав для його відхилення:

- Невірно підраховано бюджет.

- Відсутні біографії осіб, запро­понованих для виконання проекту.

- Відсутнє резюме (короткий зміст проекту).

- Відсутній план оцінки проекту.

- Відсутня біографія директора проекту.

- Подано раніше відхилений проект, в який не внесено запропонованих змін або нового мате­ріалу.

- В проекті не вказані мета і за­вдання.

- Відсутні контактні телефони та факси.

         Ще раз треба підкреслити, що написання проектів потребує пев­них навичок, знань і досвіду. Пошук позабюджетних джерел фінансува­ння — неодмінна частина функціо­нування більшості бібліотек світу, отже і нам треба вчитися цьому ми­стецтву і в разі відмови не піддава­тись відчаю, а ще і ще раз братись до цієї справи, намагаючись при цьому виправити допущені помилки і не­точності. Успіхів досягають люди високопрофесійні та високомотивовані і ті бібліотеки, в яких не тільки визнана необхідність пошуку додаткових джерел фіна­нсування, а здійснюється в цьому напрямку активна та спланова­на професійна діяльність.

Шановні колеги, хай вам ща­стить!

Що слід пам"ятати, готуючи проект для подання донору 1. Дуже бажано, щоб ваша організація мала хоча б якийсь досвід із реалізації проектів. Тому, якщо ви подаєте перший проект, це має бути досить невеликий за бюджетом, але такий, що може бути успішно здійснений. Не подавайтесь зразу ж на великі проекти. Шансів отримати кошти на великий проект організацією новоствореною, без досвіду, майже немає. Працюйте тут крок за кроком, від малого до великого. 2. При написанні проекту слід враховувати місію вашої організації й те, як вона корелюється з пріоритетами грантодавця, тобто проект має відповідати меті та цілям гранодавця; наприклад, якщо ви подаєте проект на переобладнання тролейбусних зупинок під інвалідні коляски для покращення під"їзду до них людей з вадами руху в Програму (фонд) "NNN", то ваша благородна ідея далі подання проекту до Програми (фонду) "NNN" не зрушить з місця, тому що пріоритетами Програми (фонду) "NNN" є: - надання безкоштовних правових консультацій малозабезпеченим верствам населення та сприяння розвиткові правової освіти громадян у сільській місцевості; - сприяння економічному розвиткові населення, котре проживає в гірській місцевості. Тож, ваша ідея добра, але пріоритети Програми (фонду), на жаль, інші, і вам це донор не надасть підтримки. 3. Проект лише тоді має шанси на успіх, коли він логічний, завдання проекту відповідають меті, засоби реалізації - завданням, коли управління - просте й ефективне, бюджет - реальний. Написавши проект, ще раз його перечитайте. Чи все у ньому вам зрозуміло? Якщо не зовсім зрозуміло вам, то що вже казати про донора. 4. Перевірте, чи не забагато коштів проекту у вас планується на адміністрування або на закупівлю обладнання. Як правило, донор не вітає витрату значної частини коштів на ці статті. Подумайте, як мінімізувати витрати на управління, можливо, навіть шляхом їх часткового переведення у програмові витрати. Наостанку - не переживайте, якщо ваш проект відхилили. Не звинувачуйте донора у корупції, упередженому ставленні до вашої організації тощо. Завжди є конкурс, а конкурс це не тільки вміння, а й частково везіння. Практика діяльності показує, що в середньому фінансується один проект із семи підготовлених! Це також ринок.

Для прикладу наведемо приблизну аплікаційну форму з розділами, обов"язковими для заповнення при поданні проекту на отримання фінансування: Реєстраційна картка - в картку вносяться дані про: організацію, керівництво організації, бюджет проекту, очікуване фінансування, особистий внесок організації (якщо цього вимагає донор), інформація про керівника та працівників, задіяних у проекті. Зміст проекту - слід стисло передати зміст проекту (не заглиблюйтесь у деталі). Проект - в цьому розділі є кілька підпунктів: 1. Анотація подається за такою схемою: назва проекту; назва організації, що подає проект; у чому полягає актуальність проекту, на розв"язання якої конкретної проблеми його спрямовано; що конкретно і яким чином передбачається здійснити впродовж терміну реалізації проекту; які результати очікуються від реалізації проекту; до яких донорських організацій цей проект був уже поданий, яку і від кого фінансову підтримку він уже отримував; які кошти і з яких джерел передбачається використати для здійснення проекту; які ще організації братимуть участь у реалізації проекту. Увага! в різних програмах чи фондах, які надають фінансування, існують свої обмеження щодо кількості сторінок, якщо кількість сторінок перевищуватиме встановлену межу, проект не будуть розглядати. 2. Розділ опис проекту складається з підрозділів - в даному розділі необхідно детально описати конкретні проблеми, на вирішення яких спрямовано проект; обгрунтування, чому саме реалізація цього проекту сприятиме розв"язанню зазначених проблем; мету проекту сформулюйте чітко, а також узагальніть наведену в анотації інформацію про шляхи розв"язання проблеми; виходячи з мети проекту, потрібно сформулювати етапи виконання проекту (вказавши назви етапів, опис запланованих заходів, терміни здійснення), необхідне фінансування для здійснення запланованих заходів; необхідно вказати хто з працівників організації безпосередньо братиме цчасть у реалзіації проекту (прізвища, посади, кваліфікацію, конкретні обов"язки по виконанню проекту; в довільній формі викласти очікування наслідки реалізації проекту й кількість осіб та/або організацій, що матимуть практичну користь від реалізації проекту. 3. Бюджет проекту подається у зведеному табличному вигляді і має відображати структуру фінансових ресурсів, потрібних для реалізації проекту, таких як: оплата праці працівників, задіяних і залучених до проекту, необхідне обладнання, матеріальне забезпечення (витратні матеріали для оргтехніки, утримання офісу); поштові витрати (марки, конверти), оренда приміщення, послуги зв"язку, банку тощо. Загалом зазначають все, що необхідне для повноційної роботи колективу та успішного виконання проектної роботи (готуйте бюджет після того, як напишете робочий план, зважте на можливі затримки та інфляцію, будьте чесні з донором). Усі статті витрат зазвичай вказують у долорах США або євро. 4. Додатки до проекту - за умовами конкурсного відбору проектів можуть вимагатися певні додаткові документи (але не варто надсилати інформацію або велику кількість друкованих матеріалів, поки вас про це не попросять: рекомендаційні листи на підтримку проекту та вашої організації; ксерокопій статуту та свідоцтва про реєстрацію організації; інших матеріалів, які засвідчують спроможність реалізувати проект або детальніше розкривають його зміст (публікації, відгуки преси, результати анкетних опитувань тощо).

Після реєстрації проекту у фонді або рограмі, яка займається фінансуванням проектної діяльності, вам надішлють офіційного листа з реєстраційним номером проекту (звісно, якщо проект був поданий в межах термінів, що вказуються в оглошеннях про конкурс). Заявки, подані на конкурс, розглядаються та аналізуються фахівцями й експертами організації, яка оголошувала конкурс, перевіряються проекти на відповідність цілям та пріоритетам організації, перевіряються заявники та їх партнери, котрі подали заявки на отримання фінансування. Після ретельного аналізу проектів і колективного обговорення фахівці представляють совї висновки та рішення щодо схвалення або відхилення проектів. У разі потреби для проведення додактового аналізу запропонованого проекту запрошують незалежних експертів. Остаточне рішення про підтримку або відхилення проектів затверджує уповноважений на те орган. Але пам"ятайте, що виграють конкурс той проект і та оргнізація, яка зможе довести актуальність вибраної проблеми й запропонуват иноваторські та реальні шляхи виходу з даної проблеми. Під час написання проекту будьте уважні, розмірковуйте над кожним етапом реалізації майбутнього проекту, ставте собі запитання: чи можемо ми Це зробити? як ми ЦЕ зробимо? Не забувайте: після реалізації проекту вам слід буде прозвітуватися перед грантодавцем, тому зверніть ще раз на ці питання. Не намагайтеся лукавити при виконанні проекту. Неправда, навіть якщо її допущено з найкращих міркувань, уршеті-решт стане відома. Це може поставити хрест на усіх ваших подальших взаємовідносинах не тільки з донором, який надав вам грант, але із багатьма іншими. Інформація, особливо погана, розноситься досить швидко. Хай вам щастить. Отримати перший грант найбільш складно, але саме він відкриває двері до наступних проектів. Якщо перший проект був успішно реалізований, у вас з"являється додатковий важливий аргумент для участі в інших конкурсах - досвід. Щасти вам.

ЗАГАЛЬНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО НАПИСАННЯ ПРОЕКТУ Випуск №2, жовтень 2002 І. Пишіть чітко та ясно В процесі підготовки проекту не залишайте поза увагою такі основні правила: • використовуйте слова, які означають завершеність (підготувати, розподілити, зменшити, збільшити, організувати, виробити) • користуйтесь критеріями SMART, формулюючи задачі S specific конкретність M measurable обчислювальність A area-specific територіальність R realistic реалістичність T time-bound визначеність у часі • уникайте жаргонних слів • виправте граматичні помилки • дотримуйтесь впевненого та сміливого тону • думки висловлюйте коротко, ясно, цікаво ІІ. Приблизний обсяг окремих розділів проекту • Презентація організації до 1 сторінки • Формулювання проблеми до 1 сторінки • Мета проекту 1 абзац • Задачі проекту від 0.5 до 1 сторінки • План виконання проекту до 1 сторінки • Методи виконання проекту до 1 сторінки • Кошторис до 2 сторінок • Додаткові дані до 10 сторінок ІІІ. Загальні критерії оцінки проекту Будь-який донор зверне особливу увагу на ясність поставлених цілей, задач та можливостей Вашої організації. Донор сподівається побачити чіткий та логічний зв’язок між специфікою діяльності Вашої організації та сформульованою проблемою. Наскільки реалістичною є поставлена мета? Чи приведе виконання проекту до зміни існуючої ситуації? Чи видно, хто скористається результатами виконання проекту? Наскільки чіткі методи та план виконання проекту? Чи ясні методи оцінки результатів виконання проекту? Наскільки реалістичний та достатній для виконання поставлених задач кошторис? Чи показана фінансова та моральна підтримка інших спонсорів? Чи показана компетентність виконавців проекту? ІV. Уроки, одержані в ході підготовки проекту Якщо Ви одержали грант за даним проектом - чудово! Якщо ні - не впадайте у відчай. Попросіть від фонду письмові або усні роз’яснення щодо причин Вашої невдачі (якщо донор використовує таку практику), вивчіть та виправіть слабкі місця Вашого проекту. Не бійтесь згубити зайвий час зараз, щоб згодом досягти поставленої мети. Вчіться на своїх помилках. Люди, які пишуть чудові проекти, ніколи не втрачали віру в правильність вибору і робили спроби знову і знову. Тільки через тяжку роботу та велике терпіння Ви здобудете перемогу. За матеріалами Довідника донорських організацій та благодійних програм, що підтримують діяльність НУО в Україні. –К.:ТЦК, 2002. –128с.

. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ 1.1. Сутність інвестиційних проектів 1.2. Класифікація проектів 1.3. Учасники проекту 1.4. Життєвий цикл проекту 1.5. Значення управліня проектами в сучасних умовах 1.6. Менеджмент інвестиційних проектів Управління проектами — одне із самих древніх і шановних досягнень людства. Ми благоговіємо перед досягненнями творців пірамід, архітекторів древніх міст, будівельників великих соборів і мечетей і ремісників, що прикрасили їх; перед тим, які сила і праця вкладені в створення Великої Китайської стіни й інших чудес світла. Питер У.Г. Моррис «Управління проектами» 1.1. Сутність інвестиційних проектів Початком діяльності, пов’язаної з інвестуванням є пошук інвестиційних концепцій. Ця стадія може стати початком мобілізації коштів для інвестування і написання інвестиційного проекту.  Інвестиційний проект – це вкладення матеріальних, фінансових, людських та інтелектуальних ресурсів в будь-яку справу з метою отримання запланованого результату у визначений термін. “Кодекс знань про управління проектами” дає наступне визначення проекту: Проект – це задача з відомими початковими даними і результатами, які визначають спосіб її розв’язання. Проект включає проблему (замисел), засоби реалізації проекту (способи вирішення проблеми) та результати проекту. Проект, як і будь-яка діяльність, має ряд властивих йому рис, наявність яких допоможе підприємству здійснити ефективну реалізацію проекту. Організації виконують роботу, яка в основному включає або дії, або проекти, хоча вони можуть і перекриватися. Дії і проекти мають багато спільного, наприклад: • вони виконуються людьми; • виконуються з обмеженими ресурсами; • плануються, виконуються і контролюються. Дії і проекти в основному розрізняються тим, що перші виконуються весь час і є чимось постійним, тоді як проекти є тимчасовими і унікальними. Отже, проект може бути визначений через свої відмітні характеристики: проект - це тимчасова дія, що виконується для створення унікального продукту чи послуги. Тимчасове означає, що кожен проект має свій певний початок і кінець. Унікальний означає, що продукт або послуга принципово відрізняється від інших аналогічних продуктів або послуг. Проекти виконуються на всіх організаційних рівнях. Вони можуть залучати одну людину або багато тисяч людей. Проекти можуть охоплювати один підрозділ організації або виходити за рамки організації, залучаючи спільні підприємства чи використовуючи інші форми партнерства. Проекти часто є найбільш важливими компонентами стратегії організації бізнесу.  Проект може бути представлений як система. Система – це група елементів (люди, технічні елементи), організованих таким чином, що вони діють як одне ціле для досягнення визначеної мети. Приклади проектів: • розробка нового продукту чи послуги; • зміна структури, кадрів або стилю роботи організації; • проектування нового транспортного засобу; • розробка чи придбання нової або модифікованої інформаційної системи; • зведення будівлі чи споруди; • запуск політичної кампанії; • реалізація нової процедури чи процесу, зв'язаного з бізнесом виконавчої організації. Проект передбачає наявність плану досягнення поставлених цілей (комплексу робіт). а також наявність системи повноважень і відповідальності за досягнення цілей на чолі з менеджером проекту.  Планування цілей проекту(Scope Planing). Розробка документа, у якому визначені цілі проекту. Відправною точкою слугують опис продукту, обгрунтування проекту, загальні обмеження, інформація про уже виконані аналогічні проекти. Аналізуються альтернативні шляхи реалізації проекту, визначаються критерії успішності. Цей документ надалі є основою для ВСІХ проектних рішень і єдиного розуміння цілей проекту ВСІМА його учасниками.  Місія – це генеральна ціль проекту, причина його існування. Вона визначає орієнтири для наступних рівнів цілей, а також для розробки стратегії на різних організаційних рівнях.  Мета проекту – це бажаний і доведений результат, досягнутий у межах певного строку при заданих умовах реалізації проекту. Досягнення поставленої мети вимагає роз’вязання певних завдань, а саме: - визначити можливі результати проекту (прогнозування); - надати кількісну оцінку цим результатам; - обгрунтувати можливість досягнення цих результатів та їх ефективність; - визначити умови, за яких ці результати мають бути досягнуті. Декомпозиція цілей (Scope Definition). Послідовний розподіл основних результатів проекту на більш дрібні елементи, аж до пакетів робіт, що добре піддаються керуванню. У результаті утворюється ієрархічна структура (дерево) робіт проекту (Work Breakdown Structure -- WBS). Контекст проекту – це зовнішнє та внутрішнє середовище в якому планується та здійснюється проект. Зовнішнє середовище проекту включає наступні фактори: - фізичні (місце розташування, клімат, географічні особливості); - економічні фактори (внутрішні та міжнародні); - культурні, соціальні, політичні, в тому числі підтримка з боку сторонніх організацій; - технологічні (можливості та тип змін). Внутрішнє середовище, в основному, визначається взаємодією між наступними учасниками та зацікавленими сторонами проекту: - власник, яким може бути уряд, рада директорів, акціонери, приватна особа; - користувач, ринок, покупець, клієнт, чиї потреби та бажання необхідно враховувати та з’ясовувати; - головна організація, якою може бути міністерство або корпорація, відповідальна за роботи по проекту; - команда з управління проекту, включаючи штатних робітників та консультантів; - постачальники, оптові фірми, підрядники, що забезпечують матеріалами та послугами.  Крім названих факторів, на контекст проекту впливають ірраціональні фактори, які важко підлягають формальному визначенню, але можуть впливати як позитивно так і негативно на проект, наприклад: - фактори соціальної системи (премії та якість життя); - політичні фактори (влада, обмежені ресурси, ідеологія); - індивідуальні реакції на премію, владу, якість життя. В чому ж полягають відмінності управління проектом від управління поточною діяльністю підприємства чи організації?  Дії і проекти в основному розрізняються тим, що перші виконуються весь час і є чимось постійним, тоді як проекти є тимчасовими і унікальними. Отже, проект може бути визначений через свої відмітні характеристики: проект - це тимчасова дія, що виконується для створення унікального продукту чи послуги. Тимчасове означає, що кожен проект має свій певний початок і кінець. Унікальний означає, що продукт або послуга принципово відрізняється від інших аналогічних продуктів або послуг. Подібно більшості організаційних заходів, основна мета проекту — задоволення потреб замовника. Характеристики проекту допомагають відрізнити його від інших дій організації. Основні характеристики проекту такі: 1. Установлена мета. 2. Визначена тривалість виконання, із чіткою датою початку і завершення. 3. Звичайно, у проекті беруть участь кілька відділів і різноманітних фахівців. 4. Як правило, виконується щось нове, чого ніколи не робилося раніше. 5. Особливі вимоги за часом, витратами і якості виконання роботи. По-перше, проекти мають визначену мету, чи то будівництво 12-поверхового житлового комплексу до 1 січня чи випуск нової версії спеціального пакета програмного забезпечення в якомога стислий термін. Така єдина визначена мета часто відсутня у повсякденному житті організації, де працівники щодня виконують ті самі операції. По-друге, через те, що існує чітко визначена мета, проекти мають чітко визначений момент завершення, що зовсім не схоже на постійно виконувані обов'язки в традиційних видах робіт. У багатьох випадках працівники переходять від одного проекту до іншого, а не залишаються виконувати ту саму роботу. Після будівництва житлового комплексу у Києві інженер може одержати завдання побудувати нафтопереробний завод у Лісічанську. По-третє, на відміну від більшості видів організаційної роботи, що поділяється за принципом функціональної спеціалізації, для проектів характерно комбінувати і поєднувати зусилля найрізноманітніших фахівців. Наприклад, замість того, щоб працювати в окремих кабінетах під керівництвом конкретних менеджерів, учасники проекту, незалежно від того, чи є вони інженерами, фахівцями в області фінансів чи маркетингу, фахівцями з контролю за якістю, працюють над виконанням проекту під керівництвом менеджера проекту. По-четверте, проект ніколи не буває однаковим і завжди включає якісь унікальні елементи. І питання не в тому, чи будуть мати місце такі унікальні елементи, а в тому, якою буде ступінь унікальності. Очевидно, що здійснення того, що дотепер ніколи не робилося, як, наприклад, запуск людини на Місяць, вимагає рішення нових проблем і появи нових технологій. З іншого боку, навіть базові будівельні проекти, для виконання яких використовуються добре відомі і відпрацьовані методи і прийоми, вимагають врахування індивідуальних інтересів замовника, що також робить їх унікальними. І, нарешті, проекти зв'язують обмеження за часом, витратами і особливі вимоги до виконання робіт. Проекти оцінюють по тому, що було виконано, скільки це коштувало і як багато часу було на це витрачено. Три вищезгаданих обмеження накладають більшу відповідальність, ніж при виконанні багатьох інших робіт. Ці ж три фактори підкреслюють одну з першорядних функцій управління проектом, а саме: балансування часом, витратами і роботою при одночасно максимальному задоволенні вимог клієнта. • Проекти можуть охоплювати один підрозділ організації або виходити за рамки організації, залучаючи спільні підприємства чи використовуючи інші форми партнерства. Проекти часто є найбільш важливими компонентами стратегії організації бізнесу. 

Тренінг

для представників громадських організацій:

«Написання проектів»

Автор матеріалів: Майорова Надія