4. Внемашинная организация экономической ин­формации

Обрабатываемая информация может быть представлена в двух видах: внемашинной и внутримашинной.

К внемашинной относится та часть информации, которая обслу­живает системное управление в виде, воспринимаемом человеком без ка­ких-либо технических средств, например, документ: наряды, акты, наклад­ные, счета, ведомости и др.

Формой представления внемашинной информации являются доку­менты. Документ - это информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке уста­новленной формы и имеющее юридическую силу.

Структурно документ должен включать следующие разделы:

• Заголовочная часть - это наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты и характеристики;

• Содержательная часть - это место, где располагаются показатели;

• Оформительная часть - содержит подписи юридических лиц, дату со­ставления, печать.

Документы классифицируют по ряду признаков:

• Сфере деятельности (плановые, учетные, статистические, банков­ские, финансовые и т.д.);

• Отношению к объектам управления (входящие, исходящие);

• Содержанию хозяйственных операций (материальные, денежные);

• Назначению (распорядительные, исполнительные, комбинирован­ные);

• Способу заполнения (заполняемые с помощью технических средств и заполняемые вручную).

Внемашинное информационное обеспечение включает внемашинную информационную базу и средства организации и ведения информационной базы. Внемашинная информационная база подразделяется на нормативно- справочную информацию, которая мало меняется во времени, и оператив­ную, фиксирующую оперативно меняющиеся данные. Например: номенк­латурные ценники - это нормативная информация, а приходно-расходные ордера - оперативная. К средствам организации и ведения информацион­ной базы относятся системы классификации и кодирования информации, системы организации и ведения документации.

Внутримашинная информация - содержится на машинных носите­лях и состоит из файлов. Внутримашинное информационное обеспечение включает внутримашинную информационную базу и средства организации и ведения этой информационной базы. Внутримашинную информацион­ную базу можно создать либо как множество локальных, т.е. независимых файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных «управленческих» документов (например, накладных), либо как базу дан­ных. К средствам организации и ведения базы относят соответствующие программные средства: СУБД, Сервисные средства, прикладные програм­мы пользователя, инструкции.

При изучении внемашинной части экономической информации важно ее правильно классифицировать и кодировать.

4.1. Классификация экономической информации

Для представления информации, содержащейся в документах, в фор­ме, удобной для ввода и обработки, используется классификация и кодиро­вание информации. Классификация - это распределение множества объек­тов на подмножества в соответствии признаками сходства и различия. Со­вокупность правил классификации и результата классификации называется системой классификации.

При классификации экономической информации наиболее широко ис­пользуют иерархическую и фасетную системы классификации. Под иерар­хической системой понимают такую систему, в которой между класси­фикационными группировками установлено отношение подчинения. Клас­сифицируемое множество объектов делиться по некоторому выбранному признаку на крупные группировки, затем каждая группировка разбивается на ряд последующих группировок, которые в свою очередь распадаются на более мелкие, постепенно конкретизируя объект классификации. Напри­мер, группу людей по росту можно разбить на две подгруппы: до 150 и выше 150 см. Затем группу с ростом выше 150 см можно снова разбит на более мелкие подгруппы: 151-160; 161-170; выше 171 см и т.д.

Под фасетной системой классификации понимают такую систему, при которой классифицируемое множество образует независимые груп­пировки по различным аспектам классификации. Она не имеет жесткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группи­ровок. При ней множество объектов, характеризующихся некоторым набо­ром признаков (фасетов), значения которых соответствуют конкретным выражениям указанных признаков, делится многократно и независимо. Например, ту же группу людей можно классифицировать по полу, затем независимо от пола - по возрасту, затем независимо от возраста - по месту жительства.

Наиболее общим направлением классификации экономической ин­формации можно считать ее деление по таким признакам, как:

• сфера возникновения и потребления,

• стадия возникновения,

• функции управления,

• стабильность,

• полнота,

• отношение к процессу обработки и хранения,

• истинность,

• способ отражения,

• отношение к входу и выходу,

• форма сигналов.

Классификация информации по каждому из этих признаков способст­вует ускорению процесса ее обработки. Так, классификация по функциям управления позволяет правильно выделить функциональные подсистемы, что дает возможность разработать коды, организовать сортировку инфор­мации, подводить итоги по группам. Выделение стабильной и нестабиль­ной, истинной и неистинной информации создает условия для проверки достоверности исходной и результативной информации и т.д.

По сфере возникновения и потребления экономическая информация подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя - возникает и циркулирует внутри объекта. Внешняя поступает в объект извне. Выделе­ние внешней информации позволяет в системах правильно определить и оценить информационные связи одной системы с системой других уровней управления.

По стадиям возникновения информацию делят на первичную и вто­ричную. Первичная информация возникает на начальной стадии управле­ния в результате действия источника информации. Эта информация не подвергается вычислительной обработке, она лишь фиксируется в момент возникновения. Вторичная информация, называемая еще производной, представляет собой результат обработки как первичной, так и любой дру­гой информации. Во вторичной информации, в свою очередь, выделяют информацию промежуточную и результативную.

Промежуточная информация является результатом расчетов и ис­пользуется в качестве исходной для решения других задач. Результатная информация - это результат расчетов, использующихся при управлении работой экономического объекта.

Для получения первичной информации выполняются процедуры ее сбора, регистрации и передачи. А для получения результативной - проце­дуры обработки, хранения, размножения и поиска. В зависимости от харак­тера решаемой задачи процедуры выполняются в определенной последова­тельности при помощи соответствующих технических средств и образуют технологический процесс обработки информации.

По функции управления выделяют информацию учетную, плановую, финансовую, нормативную, прогнозную, конструкторско-

технологическую.

Функции управления включают в себя:

• уровень производства (народное хозяйство, отрасль, подотрасль, объе­динение, предприятие, структурные подразделения предприятия);

• элементы производства (предметы труда, средства труда, труд, готовая продукция и др.);

• стадии управления (прогнозирование, нормативная информация, пла­новая, учетная и др.).

Для выполнения многих функций производства недостаточно эконо­мической информации, требуется еще и техническая информация. Часть технической информации, используемой совместно с экономической, на­зывается нормативной. Для автоматизированной обработки экономической информации наиболее часто используется нормативная, плановая и учет­ная. Плановая информация делится на информацию перспективного, тех­нико-экономического и оперативно-производственного планирования. А учетная - бухгалтерского учета, статистического учета и оперативно- технического учета.

По стабильности экономическую информацию подразделяют на пе­ременную, постоянную, условно-постоянную.

Переменная информация изменяется за достаточно короткие периоды. В экономических задачах к переменной информации относят ежедневную, месячную информацию. Переменная информация обычно участвует в од­ном технологическом цикле машинной обработки. Постоянная информа­ция не изменяется в течение продолжительного периода. Это справочные сведения, нормативы, расценки и т.п. Для оценки постоянства информации используют коэффициент стабильности. Информация считается постоян­ной, если коэффициент стабильности выше значения 0,85. К условно- постоянной информации относят информацию с коэффициентом стабиль­ности равным 0,5-0,85.

По полноте информацию делят на достаточную, недостаточную, из­быточную. При недостаточной информации решить задачу порой вообще невозможно.

По истинности, т.е. по критерию соответствия отражаемым явлениям выделяют информацию достоверную и недостоверную. Недостоверная информация ведет к ошибкам в управлении, к сокрытию недостатков.

По отношению к процессу обработки и хранения экономическую информацию подразделяют на обрабатываемую и необрабатываемую. В экономических информационных системах некоторая часть информации не подвергается обработке и называется необрабатываемой. Она складывает­ся из входящей внешней информации и входящей внутренней. При выходе из экономической информационной системы необрабатываемая информа­ция подразделяется на исходящую внешнюю и исходящую внутреннюю.

Другая часть информации участвует в процессе обработки и называет­ся обрабатываемой. Она складывается из входящей внешней информации и входящей внутренней. В результате обработки получается, как правило, новая информация, которая называется производной. Производная инфор­мация в свою очередь подразделяется на два потока: исходящую внешнюю (результативную), которая вместе с необрабатываемой исходящей внешней информацией образует исходящую информацию экономической информа­ционной системы: и исходящую внутреннюю (промежуточную), которая потребляется объектом управления и вместе с необрабатываемой внутрен­ней информацией составляет поток исходящей внутренней информации экономической информационной системы. Обычно промежуточные пока­затели не имеют самостоятельного значения и выводятся лишь для облег­чения вычислений и контроля.

Довольно часто одна и та же информация и потребляется (является ре­зультатной), и продолжает функционировать при дальнейшей обработке (является промежуточной) одновременно.

В процессе обработки из известных исходных показателей должны быть получены неизвестные результатные показатели. В получении ре­зультатных показателей заключается вся цель обработки. При этом должен соблюдаться принцип: минимум исходных показателей и максимум про­изводных.

По отношению к входу, выходу системы выделяют информацию входящую и исходящую. С кибернетической точки зрения экономическую информационную систему объекта можно рассматривать как «черный ящик», который на входе получает некоторую информацию, а на выходе выдает, вообще говоря, уже другую информацию. Информацию, посту­пающую в данную информационную систему, называют входящей, а ин­формацию, получаемую на выходе, - исходящей.

Как входящая, так и исходящая информация подразделяется на внеш­нюю, связанную с внешним по отношению к данному объекту миром, и внутреннюю, связанную непосредственно с управляемым объектом. Внеш­няя информация разрабатывается вне данного объекта и характеризует его производственно-хозяйственные отношения с другими объектами. Она представляет в общем объеме информации небольшой процент, что в зна­чительной степени снижает к ней интерес. Внутренняя информация полу­чается на объекте.

Входящая внутренняя информация, называемая обычно первичной, является основой для регулирования объектом. В выработке исходящей внутренней информации фактически заключается весь смысл управления. Внутренняя информация (исходящая и входящая) осуществляет прямую и обратную связь экономической информационной системы с объектом управления.

По форме сигналов представления информацию делят на дискретную (в виде цифр, букв) и непрерывную (в виде кривых). Дискретная информа­ция в ЭВМ передается набором символов. Символ - это буква, цифра или служебный знак, изображенный в данном алфавите. Символы объединяют­ся в слова. Слово - это один или несколько символов, сгруппированные для машинного представления. Совокупность слов переменной длины, ло­гически связанных между собой и представляющих единое целое, называ­ется записью. Записи объединяются в файлы. Файл - группа записей, имеющих одинаковую организацию и структуру и относящихся к одно­именным объектам.