8. Подлинность документа

Помимо реквизитов документ характеризует ряд призиа- і ков. К ним прежде всего относятся оригинальность (подлин­ность) и ікопийность.

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «origi- I nalis», что означает — первоначальный, самобытный. Как си­ноним этого слова употребляется слово— подлинник, что п переводе с латинского означает достоверный. Следовательно, I чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть заверен. Несмотря на уникальный характер оригинала нередки «ум­ноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составляемые в не- | скольких экземплярах. Например, договор между государст- [ вами с древнейших времен составляется в количестве экзем­пляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, и каждый экземпляр является оригиналом (подлинником).

14 Ленин в и. Поли. Собр. Соч., т. 50, с. 159

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик — это документ в предварительной (редакции. Документ -в окончательной ре­дакции соответствующим образом оформленный и подписан­ный называется подлинником.

Беловик — это последняя, переписанная или перепечатан­ная набело редакция документа. Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными ли­цами, с приложением в ряде случаев печати. Оригиналы слу-■ жебных документов печатаются на бланке и подписываются должностным лицом.

С современной техникой передачи документов на расстоя-! ние связано пояівлєниє двукратных оригиналов. Так, при те-1 леграфной, телефонной и радиопередачах, если телеграмма, телефонограмма и радиограмма не диктуются, создаются два] документа: один—предъявляемый для передачи, другой — полученный. Хотя основной тексту них одинаков,предъявлен­ный и полученный документы различаются по своей характе­ристике.

Среди подлинников различают кроме того автографы — до-! кументы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

іПризнак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования.] Для чертежей оригиналом считается первоначальный набро-і сок на ватмане и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумен-] га являются негативы, фонодокументов—первоначальная за-1 пись звука, т. е. матрица граммзаписи, валики фонографа,] ленты электрической и магнитной записи.

(Повторные воспроизведения подлинников (в целях разміно-І жения) являются копиями. Само понятие копия (соріа — лат, | множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. Копия — точное воспроизведение че­го-либо.

Необходимость повторять текст документа возникает, ве-1 роятно, вместе с документами. Первоначально копия списыва­лась от руки и так и называлась — список. Например, список! «Слова о полку Игореве» или список летописи. Для копирова­ния документов в аппарате учреждений содержался большой] штат копиистов.

ш

•Среди копий различаются: выписки — копия части доку­мента; отпуск — копия, оставляемая в составе служебной до-; кументаїции учреждения, т. е. подшиваемая в дело, когда ори­гинал отослан. Понятие «отпуск» — чисто канцелярское и при-, меняется только в делопроизводстве. Следует помнить, что многие документы отсылаются в другие учреждения не в ори­гиналах, а в копиях.

При .печатании на пишущей машине копия автоматически „олучается вместе с оригиналом (т. е. это 2, 3 и т. д. машино­писные экземпляры). Первый экземпляр обычно печатается на бланке, его подписывают, на нем ставят печать, он регист­рируется, а остальные экземпляры остаются копиями.

Копии по способам получения делятся на ручные и автома­тические. Ручные получаются при переписке оригинала от ру­ки или перепечатке на пишущей машине. Автоматические (факсимильные) копии — точное воспроизведение текста до- •^мента средствами фотографии или печати.

Особый вид .представляют фото- и светокопии, отличитель­ной чертой которых является точное воспроизведение ориги­нала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.

іВ ручных копиях их идентичность оригиналу гарантирует­ся в меньшей мере, так как при перепечатке или переписке документа часто допускаются ошибки. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, или полученных автоматически, т. е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии и т. д.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены. Советским законодательством установлен порядок снятия и удостоверения (засвидетельство­вания) копий документов. В соответствии с этим порядком снятие копий для внутренних нужд с документа, выданного учреждением, производится данным же учреждением. Удосто­веряется такая копия подписью ответственного лица (чаще всего начальником канцелярии) и если необходимо —прило­жением печати. Такая копия называется официально заверен­ной. Может быть просто заверенная копия — удостоверенная без соблюдения необходимых формальностей. Например, вы­писка из документа заверяется подписью секретаря. Незаве­ренные копии не имеют подтверждения о своем соответствии оригиналу.

Удостоверение копий с документов, предъявляемых другим учреждениям, например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке, документов, связанных с получением материальных ценностей, производится нотариальными конто­рами. Такие копии называются нотариальными. Их соответст­вие оригиналам подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Особый вид .копий представляет дубликат. Дубликат — это копия, имеющая юридическую силу оригинала. Сверху на до­кументе делается надпись—«дубликат». Обычно выдается при утере подлинника и тем же учреждением, где он был создан, или, в крайнем случае, аналогичным учреждением.

IV. ТЕКСТ ДОКУМЕНТОВ

1. Требования к тексту документов учреждений дореволюционной России

Основным элементом формуляра документа является его текст, ради которого он и составляется. Форма изложения текста определяется способом создания документа, его назна­чением. Текст документа имеет свою логическую структуру,, определяемую временем создания документа, ©го происхожде­нием, местом возникновения, видом. Уже на раннем этапе раз­вития документирования (XII—XIV вв.) каждый вид докумен­та имел свои устойчивые особенности изложения содержания, четкую структуру текста: введение, основную часть с изложе­нием существа вопроса и заключительную часть.

В XV—XV.N вв. эта четкость сохранилась в изложении со­держания, увеличилось количество устойчивых словосочета­ний, по которым часто различались документы. Каждый вид документа имел введение. В нем обозначалось лицо, от кото­рого исходил документ, адресат, или же документ начинался с приветствия. Так, законодательные акты начинались посто­янной формулой с изменением лишь титула царя для ра-зных периодов. В царских граімотах .во введении указывались автор и адресат документа («От великого князя Ивана Васильевича в-сея Руси боярам нашим...»), в челобитных, отписках и па­мятях во введении сначала указывалось, кому адресуется до­кумент, а затем обозначались авторы документа обычными (для челобитных и отписок) уменьшительными именами (■«хо^; лопи твоя Иванец Мстиславский»). Во введении грамот, оформлявших феодальные отношения (купчих, закладных, уставных, кормленных) указывались участники сделок и т. д.

Основная часть документа состояла из описания, распоря­жения, пожалования, завещания, предмета дарения, существа сделки и ее объекта, существа просьбы, описания события и т. д. В заключительной части документа говорилось о наказа­нии за нарушения, указывались имена свидетелей, место и время написания, сообщалось о подписях составителей доку­мента и послухов, и печатях.

На составление документов в XVIII в. большое влияние оказала проведенная в 1708 г. реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука,'значительно упростившая цер-

Генеральный регламент 1720 г. большое внимание уделил порядку составления документов. В нем давались,общие пра­вила их составления, регламентировалось написание отдель­ных реквизитов. Многие разновидности документов имели до­вольно устойчивую форму. Так, в протоколе вверху перед тек­стом указывались: дата заседания, состав присутствующих Такие документы, ікак дипломы, патенты, составлялись по «ге­неральным формулярам», т. е. образцам.

Обязательность составления документов по образцам пре­дусматривалась многими законодательными актами. Так, в «.Регламенте или уставе Главного магистрата» от 11 января 1721 г. была дана детальная схема «генерального репорта», представлявшаія собою целую программу статистико-экономи- ческаго описания городов. В марте 1702 г. была издана фор­ма прошений. В указе от 5 ноября 17.23 г. «О форме суда» да­вался образец составления челобитной. Содержание ее должно было излагаться .по пунктам. Это облегчало чтение докумен­та и его наполнение.

•Каждая разновидность документа в XVIII .в. имела еще большее число устойчивых формулировок и словосочетаний. Доношения царю, например, имели стереотипное следующее начало: «•Всемилостивейший государь. Вашему царскому вели­честву доношу...». Письма сановников друг другу начинались обращением: «Мой государь...», в письмах к военным чинам, духовным лицам и др. указывались в начале текста соответст­вующие чины и звания: «Благородный господин генерал-май­ор...». Памяти начинались формулой: «Лета (такого-то), меся­ца (такого-то) в (таїкой-то) день государь царь и великий князь Петр Алексеевич вся Великие и Малые России самодер­жец...». Ведомости имели графление и однотипные наименова­ния граф.

•В XIX в. законы подробно описывали правила составления документов. Каждая разновидность имела свои особенности изложения содержания. Так, текст сношений (писем) делился на три части: «приступ, изложение обстоятельств и заключе­ние». В «.приступе», или введении, излагалась причина созда­ния документа: «іпо встретившейся надобности», «намере­ваясь», «до сведения моего дошло» и т. д. «Изложение об­стоятельств» давалось в повествовательной форме, «в посте­пенном логическом порядке и неразрывной связи»!., В заклю­чении излагалась сама просьба, даівалось распоряжение или предписание, высказывалось мнение.

Текст прошений, жалоб давался по пунктам, в первом из которых указывалась причина написания документа, в после­дующих излагалось «само дело». В конце документа писалась просьба щ

Изложение содержания актов было непрерывным, без аб­зацев. Акт начинался указанием времени его составления обозначения имен и званий лиц, вступивших в договор. Далее' говорилось о «самом обстоятельстве» — купле, продаже, зай­ме, найме и т. л.

Большое место в документировании деятельности учреж­дений XIX в. занимали записки: докладные («пространные»), «дополнительные», «краткое изложение», записки и представ­ления, вносимые в Государственный совет и Комитет минист­ров, конфиденциальные и служебные записки. Они составля­лись по особым правилам. Докладная записка, например, должна была «содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов»⁴⁰.

В законах об учреждении Государственного совета, Коми­тета министров, министерств были даны формы реестров, ве­домостей, журналов, отчетов. Изложение их содержания дава­лось ,по графам и разделам. Причем указывалось, что каждая новая или произвольно опущенная графа лишала документ его официального, законного характера.

Служебные документы были ДЛИННЫМИ И МНОГОСЛОВНЫМИ, несмотря на то, что законы требовали «краткого и ясного из­ложения», «точности фактов». Содержание документа, гово­рилось в Положении о письмоводстве и делопроизводстве в во- ей ном ведомстве 1911 г., должно быть «ясно, кратко и точно, без неидущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь...), титулов, без заключительных фраз (о вышеизложенном доно­шу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку»⁴¹.

Тяжелым «канцелярским» оставался стиль документов. Еще в XIX в. некоторые авторы в своих работах по делопроиз­водству ратовали за правильный, ясный, «легкий деловой слог» документов, за искоренение таких канцелярских выражений, как: «следующие мне деньги», «долгом поставляю уведомить», «честь имею покорнейше просить», «таковой», «каковой», «вы­шепоименованный» и т. д.

Характерно высказывание В. И. Ленина о стиле докумен­тов дореволюционной России в статье «Борьба с голодающи­ми»: «... на три четверти... — какое! на девять десятых — цир­куляр наполнен обычным казенным пустословием. Разжевыва­ние вещей давным-давно известных и сотни раз повторенных даже в «Своде законов», хождение кругом да около, раснисы- jjaHHC нидри^писісп лпюпилиш цсус.пипнсиїи спишсгшп .vicm._iv

мандаринами, великолепный канцелярский стиль с периодами в 36 строк и с «речениями», от которых больно становится за родную русскую речь...»⁴²

Стремление облегчить процесс составления документов вы­разилось в создании документов с элементами трафаретных текстов—унифицированные отдельные фразы или части тек­ста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы встречаются уже в XVIII в. и получают довольно широкое распространение в XIX —начале XX в. Это прежде всего свидетельства, различные ведомости, основная часть документов бухгалтерского и статистического учета, письма (чаще всего письма-ответы и сопроводитель­ные). Например, «покорнейше прошу Ваше высокородие сде­лать распоряжение о .выдаче из Московского губернского каз­начейства из § ... ст. ... финансовой сметы Министерства народ­ного просвещения сего года...».

Трафаретные документы были пригодны для многократно­го использования. Поэтому разработка их предписывалась нормативными актами, например, «Положением о письмовод­стве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. «для часто повторяющихся бумаг с однообразным текстом заготов­лять печатно или литографированные или другим способом воспроизведенные бланки с неизменяемой частью текста»⁴³.

Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты- образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания): «препровожда­ется с покорнейшею просьбой сообщить при возвращении на­стоящей бумаги начальству округа надлежащие сведения и заключения».

Создание типовых и трафаретных текстов свидетельствова­ло о начавшемся процессе унификации документов.