Язык и стиль служебных документов

Стиль — особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Виды стилей: публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Официально-деловой стиль — функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Функция делового стиля — соблюдение нужной формы для передачи содержания.

Особенности официально-делового стиля

• Краткость и компактность изложения официального материала.

• Точность и определённость формулировок, однозначность и единообразие терминов.

• Последовательность использования технических приёмов творчества.

• Достоверность и объективность.

• Использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов.

Особенности языка служебных документов

• Нейтральный тон изложения.

• Неличный характер изложения.

• Унификация (трафаретизация).

• Типизация речевых средств и стандартизация терминов.

• Сужение диапазона используемых речевых средств.

• Высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм.

Композиция документа — способ формализации состава информации, содержащейся в документе. Композиция или структура текста официального документа — последовательность расположения его составных частей.

Основные рекомендации

• Желательно посвящать документ одному вопросу.

• Документ должен иметь заголовок.

• Текст должен иметь целесообразное количество информации.

• Текст должен быть структурирован в соответствии с содержанием.

Тавтология — смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова:

Плеоназмы — излишество — частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание:

Паронимы — близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный — гарантированный,

Сочетаемость слов

Ошибки: глагол «допускать» (допустить) в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчёт» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: допустить грубость, чванство.

Языковые обороты, формулы (фразеологизмы) — вызваны повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получаемым.

Расщеплённое сказуемое

Оказать помощь

Провести проверку

Произвести ремонт

Архаизмы — устаревшие слова

Неологизмы

Не использовать, если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены формами общелитературного употребления (неимение, разбитие – не являются литературной нормой языка).

Неологизмы, которые не допускаются:

Конструкторат, переорганизация, секретарша, лаборантка, переорганизация

Использование терминов

Должны допускать только одно толкование или только одно определение. Если оно может оказаться непонятным адресату, требуется дать его объяснение в тексте.

Употребление иностранной лексики

Употребление иностранных слов должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью, точностью словоупотребления.

Деепричастные обороты

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.

Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу: Учитывая…, Считая…, Принимая во внимание…, Руководствуясь…

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастным оборотом предложением с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчинёнными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.

Неправильно:

Изучая проблемы городского транспорта, учёными были получены интересны результаты.

Правильно

При изучении проблем городского транспорта учёные получили интересные результаты.

Или

Изучая проблемы городского транспорта, учёные получили интересные результаты.

Правила расположения

Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения. Распространённое определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространённом определении должно стоять прилагательное или причастие:

Обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения — после него.

Дополнение ставится после сказуемого: Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже):

Употребление сравнительной степени

Предпочтительна сложная форма : менее важный, более сложный.

Употребление превосходной степени

Наибольший эффект, наименьший результат, наиболее важный

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки, привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т.д.

Кроме того, использование союзов и союзных слов даёт возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между отдельными частями развёрнутого высказывания.

Наиболее употребительны сложные предложения с союзами: что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как.

Придаточные предложения для сжатости и лаконичности текста можно заменить синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом… (вместо: которые одобрены).

Согласование определений

Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебёдка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода т. Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова; старший инженер т. Яковлева; новый лаборант Серова.

Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: «выступавшая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Сидорова»…, принимавшая участие в разработке проекта старший научный сотрудник Алексеева.

Ошибки при употреблении полной и краткой формы имён прилагательных

В официально-деловой речи более употребительны краткие формы имён прилагательных. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные.

Простые документы

Содержат один вопрос. Легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направление на исполнение.

Сложные документы

Касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей.

Трудности при регистрации (вносится несколько вопросов), при постановке на контроль (выделяется каждый вопрос), при помещении в дело.

Поэтому при составлении писем, докладных записок, справок рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается.

Выбор конструкции

Активная конструкция: Мы рассмотрели ваши предложения – подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо)

Пассивная конструкция: Нами рассмотрены ваши предложения. – подлежащее называет объект действия.

Выбор пассивной конструкции придаёт тексту большую официальность. Подчёркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвёл. Такая установка ещё более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции «Предложения рассматриваются».

Но пассивом злоупотреблять не следует. Создаётся впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях.

Нанизывание косвенных падежей

Необходимо избегать подобных конструкций.

Этапы редактирования

Восприятие	Критика		Коррективы
Проверка фактического материала, выявление композиционных недочётов, выявление стилистических ошибок и погрешностей, выявление орфографических и пунктуационных ошибок

Принципы редакторской правки

Сохранение содержания документа неизменным

Возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо

Целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое)

Чёткость и аккуратность.