1.2. Необходимость произвольного доступа к данным

Ограниченные возможности файловых систем с чисто последовательным доступом не помешали им быть эффективным средством для составления раз или два раза в месяц счетов, платежных ведомостей и других отчетов. Од­нако для выполнения большого количества рутинной работы требуется про­извольный доступ возможность напрямую обращаться к конкретной за­писи без предварительной сортировки файла или последовательного чтения всех записей.

Для того чтобы программа расчета причитающихся сумм обрабатывала продажи вместе с файлом CUSTOMER, файл SALE должен быть упорядочен по индексу клиента. По­скольку продажи, скорее всего, вводились как попало, нам придется упоря­дочивать файл SALE, прежде чем использовать его в качестве исходных данных для программы. Это показано на рис. 1.3. Однако, если файл SALE упорядочен по индексу клиента, он наверняка находится в полном беспо­рядке относительно индекса товара. Таким образом, общую сумму продажи невозможно посчитать, обратившись к файлу PRODUCT. Из-за этого служа­щие вынуждены вводить лишние данные, что требует дополнительной за­траты ручного труда и увеличивает количество ошибок.

Необходимость последовательного доступа к файлам иным образом вы­нуждает пользователей выполнять лишнюю работу. Например, другая про­грамма IPD подсчитывает комиссионные со сделок и составляет счета на оп­лату работы агентов. Для того чтобы подсчитать комиссионные, причитаю­щиеся агенту, мы снова должны упорядочить файл SALE, на сей раз по SALREP-ID. И только после этого мы можем обрабатывать файлы SALE и SALES-REPRESENTATIVE вместе, чтобы составить счета на оплату работы агентов (рис. 1.4).

Приведенная ситуация иллюстрирует наиболее серьезные ограничения, которые накладывает требование чисто последовательного доступа к файлам. Эти проблемы были частично решены с появлением файлов произвольного доступа и, особенно, индексно-последовательных (ИП) файлов, которые ши­роко распространились в шестидесятые годы. Файлы произвольного доступа, в отличие от файлов последовательного доступа, позволяют извлекать записи в произвольном порядке. Вы можете обратиться прямо к нужной вам за­писи. ИП-файлы  наиболее популярный в бизнесе вид файлов произволь­ного доступа. Эти файлы позволяют выбрать одно или несколько полей  все вместе они называются ключом  для точного задания того, какую за­пись извлекать. ИП-файлы стали мощным практическим средством, придавшим прикладным системам определенную гибкость.

Однако файлы с произвольным доступом решили проблемы лишь час­тично. Для того чтобы полностью разрешить эти проблемы, пришлось при­думать системы управления базами данных.

1.3. Информация как ресурс

В конце шестидесятых  начале семидесятых годов произошел переход от обработки данных к обработке информации. Это изменение отражает рост понимания того, что информация  это не просто деловые записи. Посте­пенно бизнесмены начали понимать ценность информации и огромный по­тенциал компьютерных систем в деле поддержания этого недавно признан­ного ресурса и управления им. Это привело в конце шестидесятых к необхо­димости появления информационно-управляющих систем (ИУС). Такие системы используют уже содержащиеся в компьютере данные, давая ответы на широкий круг управленческих вопросов.

Рис. 1.4. Расчет оплаты работы агента

Информационная система  автоматическая система, организующая данные и выдающая информацию.

Информационно-управляющая система  система, обеспечивающая информационную поддержку менеджмента.

Данные  разрозненные факты.

Информация  организованные и обработанные данные.

В этом контексте мы различаем данные и информацию. Под данными обычно подразумеваются разрозненные факты. Например, такой факт:

Компания братьев Уотэйб находится в Японии.

Этот факт содержится в одной записи файла CUSTOMER. Файлы сис­темы содержат тысячи таких фактов. Таким образом, файлы содержат дан­ные. Информация же  это обработанные данные. Мы подразумеваем здесь, что информация  это организованные данные или выводы из них. Например, кому-то может понадобиться узнать полный текущий баланс компании братьев Уотэйб, или же кого-то заинтересует средний текущий баланс наших клиентов в Европе. Ответы на эти и подобные вопросы мы на­зовем информацией.

Конечно, каждый факт или группу данных мы могли бы назвать ин­формацией. Но мы в первую очередь заинтересованы в такой информации, которая может быть полезна менеджерам или руководству компании, осо­бенно в вопросе принятия решений. Обычно такая информация получается в результате обработки большого количества фактов. Таким образом, инфор­мация отличается от данных.

В последние годы серьезность влияния, оказываемого информацией на планирование и принятие решений организациями, привела к росту пони­мания того, что информация  это ресурс, обладающий определенной цен­ностью, и, следовательно, нуждающийся в упорядочении и управлении. Од­нако бизнесмены привыкли иметь дело с более осязаемыми активами, та­кими как деньги, средства производства и рабочая сила, ценность которых можно достаточно точно измерить, и выяснение ценности информации для них представляло определенную трудность. Тем не менее, ясно, что если ме­неджеры хорошо информированы, то они с большей вероятностью будут принимать здравые, своевременные решения, которые положительно ска­жутся на состоянии дел предприятия. Наоборот, если менеджеры информи­рованы недостаточно, они будут больше колебаться в принятии решений, и вероятность удачного выбора значительно снизится. Появившиеся информа­ционные системы, использующие базы данных, стали основополагающим средством снабжения менеджеров точной и своевременной информацией.

База данных  это множество взаимосвязанных элементарных групп данных, которые могут обрабатываться одной или несколькими приклад­ными системами. Система базы данных состоит из базы данных; программ­ного обеспечения общего назначения, называемого системой управления базой данных (СУБД), служащего для управления базой данных; соответст­вующего оборудования и людей. СУБД обычно приобретается у фирмы, тор­гующей программным обеспечением, и служит средством, с помощью кото­рого прикладные программы или пользователи работают с данными базы. Составные части информационных систем, использующих базы данных, мы более подробно обсудим в конце главы.

База данных  множество взаимосвязанных единиц данных, которые могут обрабатываться одной или несколькими прикладными системами.

Система базы данных  база данных, система управления базой данных, соответствующее оборудование и люди.

Система управления базой данных (СУБД)  программное обеспечение, осуществляющее, управление базой данных.