Организационные и экономические меры по предотвращению кризиса в организации жкх
Необходимо уяснить, что не существуют организации жилищно-коммунального хозяйства, в которых любые кризисы можно предотвратить. Однако в большинстве случаев кризиса можно избежать с помощью идентификации предупреждающих сигналов и локализации проблем.
У организации ЖКХ есть два способа борьбы с кризисом:
- стараться избежать появления проблем, способных вызвать кризисную ситуацию;
- выявлять существующие проблемные зоны и предпринимать действия для полного их разрешения.
Какие действия может предпринять организация ЖКХ в этом направлении?
Важнейшими организационными мерами, позволяющими организации предотвратить кризис, являются следующие.
1. Создание доброжелательных, доверительных отношений со всеми группами и индивидами, заинтересованных в достижении организационных целей. Это требует усилий, продуманной и последовательно реализуемой стратегии взаимоотношений с персоналом, клиентами, поставщиками, потребителями, общественностью, СМИ. Основа таких отношений прозрачный, контролируемый бизнес, объективное и честное освещение ведения дел и положения организации.
2. Свободное, непосредственное общение сотрудников со старшими менеджерами. Проблем меньше у тех организаций, где у сотрудников есть возможность вести здоровый, конструктивный диалог со старшими менеджерами. Тяжелее проходит кризис в тех организациях, где сотрудники боятся указать своим начальникам на существующие проблемы.
3. Формирование репутации организации. Если у организации сложилась прекрасная репутация, производится и оказывается качественная продукция, услуги, работники всегда поддержат организацию в трудной ситуации и приложат усилия для преодоления проблем. Кроме того, работники организации не будут остро реагировать на ошибки руководства, и будут направлять усилия для устранения их последствий.
4. Ежегодный анализ слабых сторон организации. Руководители предприятий и организаций ЖКХ должны постоянно следить за качеством выполняемых работ, услуг и выявлять уязвимые места организации. Также они должны понимать, что воздействие на слабые места организации потребует меньшего времени и ресурсов, чем вынужденная борьба с их последствиями. Любая организация имеет слабые места, которые в случае неэффективного управления могут привести к серьезным кризисным ситуациям. Руководители должны хорошо продумать, какие процессы в организации можно оптимизировать, и что можно в ней улучшить. Необходимо также продумать возможные последствия наличия слабых мест организации, оценить отрицательные кратковременные и долгосрочные последствия. Ежегодный анализ слабых сторон может установить точки, из которых может начаться развитие кризиса.
5. Организация бизнес-планирования. С помощью бизнес-плана организации ЖКХ могут избежать проблемы, существующие на данный момент. Как правило, бизнес планирование в организации составляется на период в два-три года. Бизнес-план является основным сводным документом финансового оздоровления, в котором анализируются процессы изменения организации, показывается, каким образом руководство намерено преодолеть кризисную ситуацию, возникшую в организации, наметить конкретные пути выхода из нее. При составлении бизнес-плана организация должна найти сильные и слабые свои стороны, развитие или преодоление которых упрочит ее положение на рынке.
6. Разработка комплексного плана действий в условиях кризиса. Наличие такого плана у организации позволяет ей избежать превращения в кризис многих неожиданных и острых проблем. План антикризисного управления описывает шаги, которые организации ЖКХ необходимо будет предпринять для успешного управления кризисной ситуацией, и определяет обязанности сотрудников в каждой области. Хорошо составленный и правильно используемый план АКУ обеспечивает организации ряд преимуществ таких как:
- определяет порядок действий в кризисной ситуации;
- устанавливает приоритеты в ранжировании кризисных ситуаций по мере важности и определяет инструменты и методы, с помощью которых можно наиболее эффективно управлять ими;
- распределяет конкретные роли и обязанности руководителей, менеджеров и специалистов во время кризиса и на период преодоления его последствий;
- определяет, к каким целевым аудиториям следует обращаться во время кризиса, и каким образом.
7. Проведение тренингов по антикризисному управлению. Такие упражнения помогают убедиться, что кризисная ситуация будет находиться под эффективным контролем и не приведет к еще более острому кризису. Тренинги помогают руководителям быть уверенными, что план антикризисного управления будет использован и выполнен правильно, и что все работники готовы к кризисной ситуации.
8. Разработка общедоступной и понятной политики руководства и компании в целом. Неясная политика организации, пренебрежения разработкой миссии и отсутствие общего видения целей часто приводят к проблемам и кризисам в организации. Руководители должны не только их разрабатывать, но и сообщать, доводить их в доступной и доходчивой форме. Работники организации должны знать, какие ценности отстаиваются, как они будут достигаться, каковы долгосрочные цели и планы и как они будут реализовываться. Четкая и понятная политика организации поможет избежать проблем во взаимоотношениях с персоналом.
9. Внимание к новым сотрудникам. Проблемы внутри организации часто возникают в случае ее быстрого роста, то есть увеличении штата. Иногда новые сотрудники с трудом усваивают правила, традиции, культуру организации. Чтобы объяснить поведение сотрудника, руководителям необходимо понять, почему он совершает определенным способом данное действие, а не какое-либо другое. С позиции организации работник должен рассматриваться как компонент человеческих ресурсов, представляющих главную ценность организации и формирующих ее ключевые конкурентные преимущества. Всесторонняя ориентация на новых сотрудников, организация помощи в достижении ими принятых в организации стандартов работы, способствует предотвращению многих проблем.
Вышеперечисленные антикризисные организационные меры направлены на создание системы контроля, которые не позволят проблемам остаться незамеченными, и перерасти в кризис. Кроме того, предотвращению кризиса в организации способствуют такие действия руководства, как создание команды, налаженное управление бизнесом и создание в коллективе атмосферы поддержки и взаимопонимания.
Различия между организационными и экономическими мерами по предотвращению кризиса для организаций ЖКХ весьма условны.
Успех антикризисного управления во многом зависит от наличия денежных средств, необходимых для осуществления антикризисных действий. Меры по увеличению потока денежных средств могут быть эффективными лишь при установлении системы контроля (проведение ежедневной сверки баланса денежных средств и передачу прав по их выделению в одни руки менеджеру высшего звена).
Существуют различные способы увеличения поступления денежных средств, наиболее действенными из которых являются следующие:
- оптимизация или уменьшение затрат;
- проведение реорганизации инвентарных запасов;
- получение дополнительных денежных средств от использования основных фондов;
- взыскание задолженностей с целью ускорения оборачиваемости денежных средств;
- разграничение выплат кредиторам по степени приоритетности для уменьшения оттока денежных средств;
- обеспечение увеличения притока денежных средств за счет пересмотра планов капитальных вложений;
- увеличение денежных средств из заинтересованных финансовых источников, не связанных с взаимной торговлей;
- увеличение продаж, работ и услуг.
Сокращение расходов означает действия с целью остановить снижение прибылей. В этих условиях усилия руководства организаций ЖКХ должны концентрироваться на тех видах деятельности, в которых она имеет компетенцию и явное превосходящее конкурентное положение. Стратегии экономии основываются на допущении выживания организации. Правильная оценка расходов предполагает анализ финансовых данных за прошедшие периоды и является лучшей отправной точкой для прогнозирования расходов. Существуют пять основных видов стратегий сокращения расходов:
- организационные изменения;
- финансы и финансовые стратегии;
- стратегии снижения затрат;
- стратегии сокращения активов;
- стратегии создания прибылей.
К экономическим мерам по предотвращению кризиса относятся и снижение затрат. Эти меры осуществляются в том случае, если в организации ЖКХ создана система по эффективному контролю затрат. Такая система предполагает классификацию затрат в зависимости от корректировки и использования альтернативных решений. Состоит из следующих элементов:
- учет затрат;
- поддержка сотрудниками системы учета затрат;
- классификация затрат по степени зависимости от объемов производства;
- анализ причин возникновения затрат в компании.
Следующей мерой может быть сокращение активов. Эта стратегия может реализовываться по нескольким направлениям.
1. Внутреннее изъятие, или рационализация. В этом случае организации ЖКХ могут закрываться или концентрировать производство в нескольких меньших местах. В этом случае часто изменяется график производства, а неиспользованные мощности распродаются.
2. Продажа с обратной арендой. Организация ЖКХ вправе продать свои основные активы, а затем арендовать их. Ни возможности, ни объем работ или услуг организации при этом не изменяются.
3. Продажа преуспевающего подразделения. Это способ притока денежных средств в организацию за счет лучшей цены. Однако в более долгосрочном периоде он ведет к потере прибыли т.к. проданное подразделение могло бы создать основу для последующего успешного выхода из кризисной ситуации.
4. Изъятие. Эта мера может относиться не только к отдельным частям организации ЖКХ, так и ко всей. Большинство изъятий являются незапланированными решениями. Существуют проблемы связанные с выбором подразделения для изъятия. Изъятие всегда является сложным решением для руководителя, который должен учитывать структурные факторы, а также стратегии и управления.
Другой, не менее важной, экономической мерой является создание дополнительной прибыли. Это стратегии поворота, предполагающие изменения в направлении конкуренции. Как правило, им необходим большой промежуток времени, чтобы достичь значительного воздействия на показатели организации. Создание дохода осуществляется следующими действиями:
- улучшение в системе управленческого контроля;
- улучшения управления запасами;
- убеждения дебиторов быстро рассчитаться по счетам;
- активизация усилий в продажах, работах и услуг;
- пересмотр системы производства.
.