Лабораторная работа №4. MS Project. Различные виды просмотра информации в проекте

Microsoft Project способен сохранять огромное количество информации - гораздо большее, чем он может одновременно отобразить на экране. Поэтому программа предлагает различные режимы представления информации в разных форматах, позволяющих значительно облегчить ее восприятие. В большинстве из них можно просмотреть, ввести и отредактировать информацию. По умолчанию и чаще всего используется представление диаграммы Гантта, которое показывает наиболее важную информацию о задачах в виде легко редактируемой таблицы и наглядной диаграммы.

Рассмотрим другие наиболее важные возможности представления проекта.

Для просмотра проекта в каком-либо представлении можно выбрать название соответствующего представления на Панели представлений или в меню Вид.

4.1. Представление ПЕРТ-диаграмма (PERT Chart, Network Diagramm)

ПЕРТ-диаграмма в разных версиях Microsoft Project может называться по-разному: PERT Chart или Network Diagramm.

Аббревиатура PERT расшифровывается как «Programme Evaluation and Review Technique» - программа оценки и руководства разработками.

Network Diagramm переводится как «Сетевая диаграмма».

Это представление отображает задачи и зависимости между ними в виде сетевого графика. Каждая задача здесь представлена прямоугольником, а стрелки, соединяющие эти прямоугольники, символизируют связи между задачами.

Внутри каждого прямоугольника указано название задачи, ее порядковый номер в таблице, длительность, даты начала и окончания.

Просмотреть ПЕРТ-диаграмму можно в различных масштабах, воспользовавшись кнопками и на панели инструментов Стандартная.

ПЕРТ-диаграмма может использоваться для:

• создания и оптимизации графика работ;

• связывания задач и определения их последовательности, а также начальной и конечной даты выполнения каждой задачи;

• графического представления завершенных, выполняющихся и неначатых задач;

• назначения людских и других ресурсов для каждой из задач.

Можно изменить внешний вид ПЕРТ-диаграммы в соответствии со своими требованиями или создать собственную ее версию. При сохранении проекта эта версия также будет сохранена. Microsoft Project предоставляет широкие возможности настройки ПЕРТ-диаграммы, которые позволят:

• Отображать в каждом прямоугольнике наиболее важную информацию. Например, вместо начальной и конечной дат можно выводить объем и стоимость задач.

• Назначать различные стили рамок прямоугольников для разных видов задач.

• Изменять внешний вид стрелок, соединяющих прямоугольники.

• Различным образом форматировать различные категории информации, чтобы отличать один тип от другого. Например, названия этапов выделить курсивным, а контрольные точки - полужирным начертанием.

• Изменять масштаб изображения, чтобы видеть одновременно большее или меньшее количество информации.

• Располагать прямоугольники-задачи в определенном порядке.

• Создавать комбинации видов ПЕРТ-диаграммы для отображения дополнительной информации о задачах или о ресурсах, назначенных им.

Задание 1. Просмотрите свой проект в представлении ПЕРТ-диаграмма.

4.2. Представление Использование задач (Task Usage)

В представлении Использование задач (Task Usage) рабочее окно состоит из двух панелей. В левой панели отображается таблица со структурированным списком задач, под каждой из которых указываются назначенные ей ресурсы. Для каждой задачи и ресурса в соседних колонках выводится объем работ в часах, длительность, даты начала и окончания задач.

На правой панели выводится таблица-календарь, в которой указаны объемы работ в часах для каждого ресурса и задачи на каждый рабочий день проекта.

Эти данные могут быть сразу не видны, так как по умолчанию Microsoft Project отображает календарь, начиная с текущей недели. Используя полосу прокрутуи можно перейти к дате начала проекта.

Представление Использования работ (Task Usage) дает следующие возможности:

• назначать задачам людские и другие ресурсы;

• вводить и редактировать различную информацию о задачах и ресурсах: их объемах, стоимости, начальной и конечной датах и др.;

• определять количество часов, планируемых для каждого ресурса на конкретную задачу;

• изменять количество рабочих часов, планируемых для того или иного ресурса;

• разделять задачу на части таким образом, чтобы следующая ее часть начиналась с более поздней даты.

Так же, как и для ПЕРТ-диаграммы и диаграммы Гантта, Microsoft Project позволяет в широких пределах изменять характер отображения информации на экране и в представлении Использования работ.

Задание 2. Просмотрите свой проект в представлении Использование работ.

4.3. Представление График ресурсов (Resource Graph)

График ресурсов (Resource Graph) отображает на временной шкале информацию о распределении, объемах задач и стоимости ресурсов.

Рабочее окно разделено на две панели. На левой отображается название ресурса, а на правой - диаграмма использования этого ресурса в выбранном масштабе времени.

Диаграмму для каждого следующего ресурса можно отобразить, используя горизонтальную полосу прокрутки левой панели.

Графика ресурсов (Resource Graph) предоставляет возможности:

• определять, какие ресурсы перегружены и как сильно (об этом будет подробно рассмотрено в следующей лабораторной работе);

• определять количество часов, планируемых на каждую задачу;

• определять процент задач от общего объема, выполняемый каждым ресурсом;

• определять время, в которое ресурс может быть задействован на других задачах;

• определять стоимости различных ресурсов.

Задание 3. Просмотрите свой проект в представлении График ресурсов.

4.4. Представление Использование ресурсов (Resource Usage)

Как и в предыдущих представлениях, рабочее окно делится на две панели. В левой панели выводится таблица со структурированным списком ресурсов и задач, которым эти ресурсы назначены. В следующей колонке указано общее количество рабочих часов для каждого ресурса и каждой задачи.

На правой панели, в таблице-календаре отображаются ежедневные объемы задач в часах для каждого ресурса и задачи.

Представление Использования ресурсов (Resource Usage) позволяет:

• вводить и редактировать информацию о ресурсах, назначенных различным задачам, такую, как их стоимость, объемы и распределение;

• определять, какие ресурсы перегружены и в какой степени;

• более точно распределять назначение ресурсов;

• определять количество рабочих часов, планируемых каждому ресурсу;

• определять процент от общего объема задач, планируемый для каждого ресурса;

• определять количество времени, которое каждый ресурс может быть задействован на других задачах;

• определять количество часов, которые планируются каждому ресурсу для определенной задачи;

• пересматривать стоимость ресурсов для конкретной задачи;

• изменять объем задач для каждого ресурса и каждой задачи.

Задание 4. Просмотрите свой проект в представлении Использование ресурсов.

4.5. Другие представления

Следует обратить внимание на то, что на Панели представлений выводятся названия не всех доступных возможностей просмотра.

Чтобы просмотреть проект в представлениях, названия которых отсутствуют, можно выбрать More Views (Другие представления) на Панели представлений. На экране появится окно Другие представления, в котором можно выбрать любое доступное представление и нажать кнопку Применить.

Задание 5. Просмотрите свой проект в других доступных представлениях.

3