3. Создание телефонного справочника

Для телефонного справочника необходимо создать шаблон для занесения данных об абоненте.

1. Для работы понадобится один лист поэтому остальные необходимо удалить.

2. Лист1 переименуем «Абонент».

3. В А3 введем текст «Ввод данных в телефонный справочник»

4. В А3 - «Фамилия», А4 - «Имя», А5 - «Отчество», А7 -«Организация», А8 - «Должность», А9 - «Отдел».

5. В D3 - «Рабочий 1», 05 - «Факс», D6 - «Домашний», D7 -.«Дополнительный 1».

6. В следующем шаге необходимо некоторые названия размножить. Для этого подведем курсор мыши к маленькому прямоугольнику который расположен в правом нижнем углу ячейки D3. Внешний вид изменится на + и не отпуская нажатую левую клавишу мыши сдвинем курсор вниз на одну ячейку. Ячейки D3 и D4 будут обведены рамкой и отпустив мышь в ячейку D4 появится текст «Рабочий 2»

7. Теперь размножим название в ячейке D7, сдвинув курсор на две ячейки, после чего в D8 - появится «Дополнительный 2», а в D9 - «Дополнительный 3».

8. Отформатируем таблицу и установим ширину столбца А=11,45;

В=30,00; С=2,00; D=17,45; Е=18,00

9. Включим панель инструментов «Элементы управления» или

«формы». Выберем на ней кнопку xyz. Подведем курсор к верхнему левому углу ячейке А3 и удерживая нажатой левой клавиши мыши переместим курсор к нижнему правому углу ячейки В5. После чего 6 ячеек будут обведены рамкой с заголовком «Окно группы 1»

10. Подведем курсор к началу текста в заголовке рамки, нажмем правую клавишу мыши, переместим курсор к концу заголовка. После чего заголовок будет выделен, введем в место него «ФИО».

11.Также нарисуем рамку вокруг ячеек с А7 по В9. Заменим текст в заголовке на «Работу».

12. Таким же способом создадим рамку с названием «Телефоны» вокруг ячеек с D3 по Е9, рамку с названием «Адрес» вокруг ячеек с А11 по В16, рамку с названием «Примечания» вокруг ячеек с D11 по E16.

13. Уберем сетку с экрана таблицы. Выделим ячейки с Е3 по Е9 и нажмем С1г1+1 откроется диалоговое окно «Формат ячеек» и на вкладке «Число» в поле «Числовые форматы», выберем «Дополнительный», а в поле «Тип» - «Номер телефона». Выровняем по левому краю.

14. Выделим ячейки с А11 по В1 и отцентрируем текст по столбцам с помощью кнопки а

Выполним команду меню «Формат» - ячейки и на вкладке «Выравнивание» установим флажок в поле «Переносить по словам», а в группе полей «Вертикальное» выберем «По верхнему краю»

15. Выделим ячейки D11 и Е11 установим для нее выравнивание по столбцам, вертикальное выравнивание по верхнему краю перенос, по словам, аналогично.

16. Зальем всю таблицу ярко желтым цветом ячейки с А3 по В5 - светло-желтым, а А7 по В9, А11-В11, ДЗ-Е9, Д11-Е11 аналогично.

17.Выделим ячейку А11 и выполнив команду Формат - Строка - Высота - введем высоту строки=79,8

18.Выделим ячейки с А3 по А5 зальем текст синим цветом, для этого

используем кнопку предназначенную для заливки. Аналогично поменяем цвет текста в ячейках с А7 по А9, с Д3 по Д9

19. Выделим ячейки с В3 по В5 и в диалоге «Формат ячеек» перейдя на

вкладку защита уберем флажок в поле «Защищаемая ячейка».

Аналогично снимем защиту с ячейками В7 по В9, с Е3 по Е9, с А11, Д11.

20. Для защиты листа выполним команду меню Сервис - Защита - Защитить лист и тогда все ячейки будут защищены от внесения изменений, кроме ячеек, для которых защита была снята.

21. Далее необходимо в «Параметрах страницы» установить

горизонтальное расположение в секции «Масштаб» ввести 100% от натуральной величины, а на вкладке «Колонтитулы» убрать Верхний и Нижний колонтитул.

22. Готовую таблицу нужно сохранить в качестве шаблона и связать с ней базу данных. Для этого воспользуемся мастером шаблонов, чтобы выключить, мастер шаблонов выполним команду меню Сервис - Надстройки, где установим флажок у соответствующей надстройки.

23.Выполнив команду меню Данные - «Мастер шаблонов» на экране появится 1 шаг диалога.

1) Введем название «Телефон».

2) В качестве базы данных будем использовать книгу Ехсе1. Вместо названия «Книга1-данные» введем имя «База данных телефонов».

3) В шаге 3 следует ввести поля; выбранные в шаблоне для связи их с полями базы данных:

а) в поле Лист ввести название листа «Справочник» вместо названия «Таблица»;

б) Щелкнуть мышью в поле ячейка первой строки, а затем щелкнуть мышью по ячейке ВЗ. В ячейке появится адрес. После этого установить курсор в поле «Имя поля» после чего автоматически в качестве имени появится слово «Фамилия».

в) Далее установим курсор снова в поле ячейка и выполним щелчок в ячейке В4 в поле «Имя поля» автоматически появится слово «Имя».

г) Аналогично необходимо заполнить поля диалога щелкая по ячейкам В5, В7, В8, В9, ЕЗ, Е4, Е5, Е6, Е7, Е8, Е9.

д) Но щелкнув в ячейку А11 появится название «Отдел», что неверно. Дважды щелкнуть по этому слову выделим его и введем вместо него слово «Адрес», а в ячейку Е11 название «Дополнительный З» на «Примечания».

е) В шаге 4 мастер шаблонов спросит надо ли включить в базу данные из других книг, т.к. этого не требуется, то перейдем к следующему шагу.

ж) Если данные введены, верно, заканчиваем работу с мастером шаблонов, который создает шаблон и базу и свяжет их друг с другом.

3.1. Ввод данных в телефонный справочник и работа со справочником

1. Для заполнения телефонного справочника выполним команду Файл - Создать. И откроем шаблон «Телефоны». В В3 введем Иванов, В4 введем Вячеслав, В5 - Михайлович В7 название организации «Рога и копыта», В8 должность «председатель», В9 ввести отдел «администрация».

В Е3 номер рабочего телефона 5555444 и щелкнув по Е4 для ввода второго рабочего телефона. Вид записи изменится в соответствии с телефонным форматом 555-5444. В поле Е4 введем номер телефона 5553443, Е5 - 5555555, Е6 - 1111111, Е7 - 2222222. В поле А11 введем адрес «Россия, Москва, ул. Божедомка д. 2 кв. 11».

В поле Д11 необходимо ввести текст примечания «Дополнительно» сотовый телефон.

2. Для сохранения информации в отдельном месте и в базе данных необходимо нажать кнопку с изображением дискеты на стандартной панели инструментов, после чего появится диалог, связать с базой данных и нажать на ОК запись будет добавлена в базу данных. Но нужно также сохранить документ на диске, что можно сделать в появившемся диалоге «сохранение документа». Листы телефонной книги лучше хранить в отдельной папке «Телефонный справочник». Остальные данные вводятся аналогично.

3. Для просмотра телефонного справочника необходимо открыть файл «База данных телефонов» в папке «Мои документы».

3.2. Сортировка фильтрация и поиск информации

Информация в открывшейся таблице расположена в такой последовательности, в какой она вводилась.

1. Для сортировке необходимо использовать Данные - Сортировка. И в открывшемся диалоге «Сортировка диалога» в поле «Сортировать по» установить значение Фамилия, а в поле «Затем по» значение Имя, в следующем поле «В последнюю очередь по» установить значение «Отчество». Переключатели типа сортировки везде должны стоять в « положении «по возрастанию».

2. Для быстрого поиска Ctrl + Р появится диалог «Найти», а в поле «Что» например, ввести слово «бухгалтер», чтобы найти телефоны бухгалтеров и при нажатии на кнопку «Найти далее» ячейка со словом бухгалтер станет текущей. При повторном нажатии перейдем к следующей ячейке, содержащей критерий поиска.

Аналогично можно искать абонента по фамилии или по организации, где он работает.

3. В Ехсе1е доступны два способа фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр. Фильтрация список можно отображать только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям отбора.

Применяя команду «Автофильтр» можно быстро отфильтровать данные с одним двумя условиями, накладываемыми ячейки отдельного столбца.

Применяя команду «Расширенный фильтр» можно отфильтровать данные с условием, накладываемым на ячейки двух столбцов или более, либо с тремя условиями или более, накладываемым на ячейки отдельного столбца, либо с условиями, который использует возвращаемое формулой значение.

Например, выполнив команду меню Данные - Фильтр - Автофильтр, в заголовках столбца появятся управляющие кнопки для работы с автофильтром. При нажатии кнопки появляется вспомогательный список, в котором можно выбрать вариант фильтрации: записи только о сотрудниках бухгалтерии определенной фирмы. С экрана будут убраны все строки не нужные для работы, а оставлены только удовлетворяющие к ритериям фильтрации строки стрелки на кнопках в столбцах, в которых использован автофильтр станут синего цвета.