Тема 6. Коммуникации в системе управления

Процесс коммуникаций. Межличностные и организационные коммуникации. Информация в системе коммуникаций

Процесс коммуникаций

Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Коммуникации – «кровеносная система» фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.

Коммуникации (лат. communication), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане – это процесс обмена идеями и информацией, ведущий к взаимному пониманию.

Коммуникационный процесс происходит между двумя и более людьми. Его цель – обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена.

Система коммуникаций достаточно сложна, и включает множество разновидностей.

Коммуникации между организацией и ее средой

Коммуникационные потребности организации зависят от факторов внешней среды.

Организации пользуются различными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и готовить отчеты. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, созданные внешним окружением.

Коммуникации между уровнями и подразделениями

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие (см. рис. 6.1).

Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. В этом случае служащие могут сообщить своему непосредственному начальнику о возникших проблемах или идеях.

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно повлиять на производительность.

Данный вид коммуникаций выполняет функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководитель узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Дополнительные выводы от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

В рамках коммуникаций между уровнями и подразделениями существуют коммуникации

1. «руководитель – подчиненный»

2. между руководителями и рабочей группой

3) неформальные.

Эффективность коммуникаций указанных видов различна: результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных – 20-25%. Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

=

Коммуникации по нисходящей

Коммуникации по восходящей

Горизонтальные коммуникации =

Рис. 6.1 Коммуникации между уровнями и подразделениями

Все многообразие причин неэффективных коммуникаций условно можно разделить на две группы: зависящие от «отправителя» информации и связанные с ее «получателем».