Маніпуляція укладання договору з партнером.

Договір з партнером уповноважені заключати: керівник фірми або лице, що має довіреність на підписання договору від директора фірми.

Обидві сторони перед підписанням договору повинні надати один одному наступні документи:

• український партнер – копію ліцензії, копію сертифікату відповідності, довіреність на підписання договору на англійській мові;

• зарубіжний партнер – копію реєстраційного сертифікату, довіреність на підписання договору від директора фірми.

Маніпуляція укладення договору проходить в наступному порядку:

1. Одна з сторін (сторони) вносять пропозиції в вигляді загальної концепції ділової співпраці.

2. Сторони обговорюють питання по наступній співпраці, після чого складають протокол про наміри, в яких відбиваються основні умови згоди. Протокол про наміри підписується сторонами і не зобов’язує сторони до продовження відносин.

3. На основі протоколу про наміри кожна з сторін складає проект договору, підписує його і представляє його партнеру для розгляду.

4. В випадку незгоди однієї з сторін (обох сторін), складає протокол суперечностей, в якому формулюються пропозиції про внесення змін в текст договору.

5. Проект договору і протоколу суперечностей підлягають обговоренню сторін.

6. При відсутності суперечностей сторін, договір, складений, при необхідності, на двох мовах, підписується обома сторонами.

7. При необхідності оформлюється додаток до договору.

Договір повинен містити суттєві умови, до яких відносяться:

• предмет договору;

• ціна договору (загальна сума, на яку укладений договір);

• термін дії договору;

• обов’язки сторін.

Якщо договір не містить цих умов, він може бути признаний не дійсним в судовому порядку. Сторони можуть вказати в договорі, які умови, крім вище вказаних, рахуються дійсними, і включити їх в договір.

Договір може містити наступні позиції:

• предмет договору;

• права і обов’язки сторін;

• умови бронювання/ануляції;

• вартість договору;

• валюту договору;

• валюту платежу;

• порядок підтвердження факту надання послуг;

• умови оплати;

• порядок повернення невикористаних грошових коштів в разі здійснення передоплати;

• умови розірвання договору;

• терміни і порядок дії договору;

• права і обов’язки сторін при настанні форс-мажорних обставин;

• особливі умови.

Примітка:

1. Форс-мажорні обставини приймаються до уваги тільки в тому випадку, якщо мається їх документальне підтвердження з боку державних органів країни.

2. Нерозбірливі суперечки між сторонами передаються в міжнародний арбітражний суд.

Оформлення договору.

Форма договору з партнером повинна відповідати певним вимогам:

• При оформленні договору на двох мовах текст договору і його переклад розміщуються двома колонками на одній сторінці.

• При оформленні договору на українській мові необхідно одержати від партнера підтвердження володіння українською мовою; в текст договору необхідна наявність наступної фрази: “Українською мовою володію. Переклад не потрібний”.

• Кожна сторінка договору підписується обома сторонами.

• Печатки сторін ставляться на останній сторінці договору; при наявності додатку до договору – також і на останній сторінці додатку.

• Договір підлягає обов’язковій реєстрації в фірмі.

В додатку до договору конкретизуються наступні позиції:

• графік заїздів;

• кількість і тип заброньованих номерів і т.п.;

• ціни на послуги по сезонах, включаючи всі модифікації розміщення, транспортні і екскурсивні обслуговування.

В додатку до договору фіксуються любі зміни в договорі:

В випадку, коли додаток до договору одержано по факсу/поштою, його необхідно підписати, завірити печаткою фірми і відправити по факсу/поштою партнеру з ціллю підтвердження.

1.3. Ділові спілкування з партнерами.

Ділове переписування.

Важливою складовою частиною роботи з партнером являється ділове листування. При листуванні з партнером рекомендується використовувати факсимільний і електронний зв’язок, які являються економічно вигідними і дозволяють документально фіксувати всі зміни в ході переговорів з партнером.

Факсимільне повідомлення може служити як засіб для службового листування, так і документальним підтвердженням взаємовідносин сторін.

Факсимільне повідомлення, згідно Громадянському кодексу України, а також Законодавству багатьох країн світу, являється документом. В такому випадку воно повинно оформлюватися на фірмовому бланку (як правило містить логотип, назву фірми, адрес, телефони, факс, банківські реквізити) і містить підпис керівника або працівника фірми (по довіреності керівника).

В обов’язковому порядку оформлюються, як документи, повідомлення, що містять наступну інформацію:

• запроси на бронювання/підтвердження броні; графіки бронювання; дані туристів з ціллю одержання запрошення для консульства, ваучери на розселення; попередні і кінцеві списки туристів на проживання.

Оформлюються як документи, з обов’язковою наявністю печатки організації:

• договори з партнерами, додатки до договорів, акти згортки, акти виконаних робіт, гарантійні листи, а також любі зміни в вище перелічених позиціях.

Факсимальне повідомлення повинно містити наступні реквізити:

• реєстраційний номер;

• дату відправлення повідомлення;

• кількість сторінок в повідомленні;

• назву фірми-відправника з зазначенням посади; П.І.П. директора; П.І.П. виконавця, що відправляє повідомлення;

• форми ввічливості (привітання, заключна фраза);

• текст повідомлення;

• підпис і посада виконавця.

Електронна пошта, як правило, використовується для обміну пропозиціями, інформацією великого об’єму, а також для листування, яке не потребує документального оформлення.