Лабораторная работа № 2

Создание списков, сводных таблиц и диаграмм в среде табличного процессора Microsoft Excel 2000.

Цель работы: ознакомление с возможностями работы табличного процессора со списком данных, приобретение навыков создания списков (базы данных) пользователя, сводных таблиц и диаграмм.

Контрольные вопросы и ответы:

1. Какие операции включает в себя структурирование списка?

Ответ: В Microsoft Excel имеется набор функций, облегчающих об­работку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функ­ции, данные в списке, должны быть организованы в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:

• верхняя строка списка должна содержать заголовки (поля), описывающие информацию, содержащуюся в данном столбце;

• каждый отдельный список должен создаваться на отдельном листе;

• каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

• старайтесь не располагать данные, не относящиеся к спис­ку, на листе со списком, но если в этом есть необходимость, между списком и другими данными листа необходимо оста­вить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец;

• перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены.

2. Какие операции включает в себя отбор записей из списка по условию?

Ответ: Чтобы выполнить отбор записей из списка по условию необходимо:

• Активизировать любую ячейку в списке;

• Выбрать в строке меню команды Данные/Фильтр/Автофильтр;

• Используя кнопку автофильтра, в нужном поле, выбрать необходимое условие отбора.

3. Какие операции необходимо выполнить для автоматического подведения промежуточных итогов и общих итогов?

Ответ: отсортировать таблицу по столбцу, содержащему группы, по которым надо подвести итоги;

• установить курсор в любую ячейку этого столбца;

• выбрать в строке меню команды Данные/Итоги;

• в поле «При каждом изменении в…» указать столбец с группами, по которым надо подводить итоги;

• в поле «Использовать функцию…» указать СУММА;

• в перечне «Добавить итоги по…» указать столбцы, значения в которых должны быть просуммированы;

• нажать кнопку ОК.

4. Как организовать отбор данных с помощью Расширенного автофильтра?

Ответ:

• ввести в ячейки информацию;

• активизировать любую ячейку списка;

• выбрать в стоке меню команды Данные / Фильтр / Расширенный фильтр;

• в окне Расширенный фильтр установить опцию фильтровать список на месте;

• в поле Диапазон условий ввести адреса ячеек и нажать OK;

• для восстановления списка выбрать в строке меню команду Данные / Фильтр / Отобразить всё.

5. Как построить Сводную таблицу?

Ответ: Для перехода от списка к таблице, имеющей наименование строк и столбцов, можно воспользоваться Мастер сводных таблиц.

• активизируйте любую ячейку списка;

• выберите в строке меню команды Данные\Сводная таблица;

• в окне Мастер сводных таблиц и диаграмм шаг 1 нажмите кнопку Далее;

• в окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2 нажмите кнопку Далее;

• в окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 3 нажмите кнопку Макет;

• в окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — Макет перета­щите поля;

• нажмите кнопку ОК;

• нажмите кнопку Готово.

6. Как можно изменить структуру Сводной таблицы?

Ответ:

• вызовите панель инструментов Сводная таблица, если она отсутствует на экране;

• активизируйте ячейку внутри сводной таблицы;

• перетащите нужное поле с панели инструментов на на­именование строк сводной таблицы.

Лабораторная работа № 3

Технология создания базы данных в среде СУБД Microsoft Excel 2000.

Цель работы: приобретение навыков создания базы данных в среде СУБД MS Access.

Контрольные вопросы и ответы:

1. В чем состоит смысл разбиения структуры базы данных на несколько таблиц?

Ответ: каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему, так с ними проще работать.

2. В чем заключается роль первичного ключа?

Ответ: для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

3. Что такое целостность базы данных и как обеспечить выполнение условия целостности?

Ответ: Для пользователей информационной системы важно, чтобы база данных отражала предметную область однозначно и непротиворечиво. Если она обладает такими свойствами, то говорят, что БД удовлетворяет условию целостности.

Чтобы добиться выполнения условия целостности, на базу данных накладываются некоторые ограничения, которые называют ограничениями целостности. Выделяют два основных типа ограничений целостности:

• целостность сущностей

• целостность ссылок.

Ограничение первого типа состоит в том, что любой кортеж отношения должен отличаться от любого другого его кортежа, другими словами, любое отношение должно обладать первичным ключом. Это требование удовлетворяется автоматически, если в системе не нарушаются базовые свойства отношений.

Ограничение целостности по ссылкам заключается в том, что внешний ключ не может быть указателем на несуществующую строку в таблице.

4. В каких случаях целесообразно выделение поля в отдельную таблицу?

Ответ: в тех случаях, когда информация в этом поле по другой теме.

5. Как добавить (удалить, скорректировать) поля в таблицу, созданную ранее?

Ответ: с помощью Конструктора.

6. Можно ли в таблице создавать дополнительные поля, вычисляемые на основании значений других полей, заданных при определении таблицы?

Ответ: Чтобы создать дополнительное поле, вычисляемое на основании значений других полей, заданных при определении таблицы нужно:

• вставить новое поле;

• установить курсор в новом поле и нажать клавиши Shift+F2;

• в окне «Область ввода» ввести наименование вычисляемого поля, двоеточие, наименование полей, данные из которых следует использовать для вычисления данного поля, в квадратных скобках, расставить знаки операций, совершаемых с содержимым этих полей;

• нажать кнопку ОК.

7. Какие способы создания полей со списком для таблицы вы знаете?

Ответ: Мастер подстановок: создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля.

Лабораторная работа № 4

Работа с браузером Microsoft Internet Explorer и почтовым клиентом Microsoft Outblook Express

Цель работы: 1) освоить технологию работы с браузером Microsoft Internet Explorer 6.0, позволяющим использовать возможности WWW; 2) приобрести навыки работы с программой Microsoft Outblook Express, реализующей создание, отправку и прием писем по электронной почте.

Контрольные вопросы и ответы:

1. Что понимается под выражением «Всемирная паутина»?

Ответ: наиболее динамичной и быстро развивающейся службой сети Интернет является (WWW) - «Всемирная паутина».

2. Что представляет собой WWW?

Ответ: WWW представляет собой распределённую информационную гипертекстовую систему – совокупность гипертекстовых документов, распределённых по компьютерам, входящим в сеть Интернет, и связанных между собой системой ссылок.

3. Что такое URL и каков его формат?

Ответ: для того, чтобы получить информацию из Интернета, необходимо знать адрес, по которому данный информационный ресурс расположен. Универсальный адрес ресурса (URL) – это адрес в системе WWW, с помощью которого однозначно определяется любой документ. В общем случае универсальный адрес ресурса имеет следующий формат:

протокол://адрес сервера/путь/ имя файла.

4. Какие средства поиска информации в Интернете вам известны?

Ответ: По способу организации поиска и предоставляемым воз­можностям все средства поиска в сети Интернет можно разделить на каталоги и поисковые системы.

Каталоги (справочники) ресурсов в WWW представляют со­бой размещаемые в сети базы данных с адресами ресурсов. Они отличаются разным масштабом накопленной информации и охва­том тематики. Каталоги ресурсов в WWW аналогичны системати­зированным библиотечным каталогам. Хранящиеся в каталогах списки ссылок на Web-узлы упорядочены по тематическим разде­лам и образуют иерархическую древовидную структуру. Спускаясь по дереву каталогов, можно последовательно ограничить область поиска и, в конечном итоге, получить список ссылок на Web-узлы, связанные с той темой, которая интересна пользователю. При ис­пользовании для поиска информации каталогов нужно достаточно четко представлять, к какой категории эта информация относится. Примеры каталогов: Yahoo! (http://www.yahoo.com), @Rus ((http:// www.atrus.ru), List.ru (http://www.list.ru).

Наибольшей популярностью среди средств поиска пользу­ются поисковые системы, ориентированные на нахождение ин­формации в среде html-документов WWW. Каждая из подобных систем представляет собой базу данных, информация в которой индексирована по набору ключевых слов. Специальные програм­мы (роботы или пауки) в автоматическом режиме непрерывно сканируют информацию сети Интернет на основе заданных алго­ритмов, проводя индексацию документов. На основе созданных индексных баз данных поисковые системы предоставляют пользо­вателю доступ к распределенной на узлах сети информации. Поль­зователь, установив связь с подобной системой, может сформиро­вать согласно определенным правилам запрос, содержащий не­обходимые ключевые слова, и получить информацию о ссылках, присутствующих в базе данных системы.

Поисковая система в ответ на запрос, где найти нужную ин­формацию, выдает количество упоминаний этого слова в сети, количество найденных документов и список гиперссылок, веду­щих к Web-страницам, на которых нужная информация имеется или упоминается.

При использовании разных поисковых систем количество и состав отобранных Web-страниц по сформулированному запросу могут различаться. Как правило, информация, которую возвращает система, ранжирована по степени соответствия запросу клиента.

Некоторые поисковые машины могут взаимодействовать друг с другом и с отдельными каталогами. Кроме того, существуют метапоисковые системы, которые рассылают запрос (так называе­мый «мультизапрос») на несколько поисковых машин одновремен­но. Результаты собираются в общий список по мере поступления.

Так как зачастую счет предлагаемых документов может идти на тысячи, следует максимально точно определить круг поиска набором ключевых слов или словосочетаний. В крупных поиско­вых системах информация о ресурсах сети Интернет систематизи­рована и предлагается пользователю в виде тематического указате­ля двух и более уровней.

5. Охарактеризуйте язык запросов известной вам поисковой системы.

Ответ: существует несколько видов поиска в поисковых системах: простой (естественно-языковой), строгий — с языком запросов, расширенный, специальный. Начинать знакомство с поисковой сис­темой следует с изучения форм расширенного поиска и языком запросов.

6. Что представляет собой браузер и каковы его функции?

Ответ: основная задача программы-браузера* — открыть по указан­ному адресу Web-страницу, быстро и корректно отобразить ее. Однако современные Web-браузеры — многофункциональные программные продукты, располагающие широкими возможностя­ми и позволяющие работать не только с распределенной информа­ционной гипертекстовой системой WWW, но и с электронной почтой (E-mail), передачей файлов (FTP), телеконференциями (UseNet) и другими службами сети Интернет.

7. Как можно сохранить информацию, полученную из Интернета?

Ответ: для сохранения Web-страниц выполнить команду Файл/Сохранить как…, затем в соответствующем поле ввести имя сохраняемого файла выбрать папку, в кото­рой будет сохранен этот файл, и тип файла, в котором будет сохра­нена информация, а затем щелкнуть по кнопке Сохранить. Сохра­нять файл можно в форматах: HTML или в текстовом. Для выбора типа файла нажать на кнопку раскрытия списка в правой части поля Тип файла и выбрать нужный формат. Web-страница, сохра­ненная в формате HTML, может быть просмотрена в Internet Explorer, а также отредактирована и просмотрена в текстовым про­цессоре MS Word. Страницу, сохраненную в текстовом формате, можно просмотреть в любом текстовом редакторе.

Для сохранения рисунков с Web-страниц навести указатель мыши на рисунок, щелкнуть правой кнопкой и выполнить коман­ду Сохранить рисунок как..., а далее выполнить действия, анало­гичные указанным в предыдущем абзаце, т.е. задать имя, задать тип файла и указать, в какой папке следует сохранить рисунок. Рисунки можно сохранять в двух форматах: в BMP (стандартном формате Windows для рисунков) и GIF (стандартном формате для файлов изображений в WWW).

Лабораторная работа № 5

Создание презентаций в среде Microsoft Power Point 2000

Цель работы: приобретение навыков подготовки и демонстрации презентаций в среде MS Power Point 2000

Контрольные вопросы и ответы:

1. Для чего предназначена программа MS Power Point?

Ответ: MS Power Point — программа подготовки презентаций и слайд-фильмов, которая предоставляет пользователю функции работы с текстом, построения диаграмм, широкий набор стандар­тных рисунков, возможность использовать фотографии, звук и мультипликационные спецэффекты, шаблоны презентаций и шаблоны дизайна, позволяющие выбирать стандартные темы и готовые стили для оформления презентации.

2. Какие объекты может содержать слайд?

Ответ: Слайды — отдельные страницы презентации, которые могут включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы, таблицы, рисунки, рисованные объекты, фотографии и т.д.

3. Из каких этапов состоит технология создания презентации?

Ответ:

• Планирование презентации.

• Выбор способа просмотра будущей презентации.

• Формирование текстовой части презентации.

• Выбор стиля и цветовой гаммы презентации.

• Добавление графических объектов, рисунков, звука и видео­клипов.

• Задание способа закрытия текущего и открытия очередного

слайда.

• Задание темпа проведения презентации.

• Просмотр эффектов анимации в слайдах презентации.

• Формирование скрытых слайдов и ответвлений.

• Указание примечаний к слайдам.

4. Какие существуют режимы просмотра презентации?

Ответ: В Microsoft Power Point существует несколько режимов про­смотра презентации:

• Обычный режим (режим слайдов) устанавливается по умол­чанию, служит для разработки и редактирования отдельного слайда (рис. 1).

Выбор режима слайдов осуществляется выполнением ко­манды меню Вид — Обычный.

В данном режиме можно просмотреть структуру слайда или имеющиеся в презентации слайды. Вкладка Структура позволяет отобразить структуру презентации: заголовки и текст слайдов в виде иерархической структуры, рисунки, графика, дизайн слайда при этом не показываются. Вкладка Слайды отображает имеющи­еся в презентации слайды.

• Режим сортировщика слайдов располагает на экране подго­товленные слайды. Он дает возможность просмотреть сразу все слайды и при необходимости сделать их ручную пере­становку, копирование или удаление (рис. 2). Выбор режима сортировщика слайдов осуществляется вы­полнением команды меню Вид — Сортировщик слайдов.

• Режим страниц заметок позволяет сделать к слайду заметки докладчика. В верхней части страницы располагается сам слайд, нижняя часть остается для текста заметок.

Выбор режима страниц разметок осуществляется выполне­нием команды меню Вид — Страницы заметок.

• Режим показ слайдов позволяет просмотреть работу готовой презентации.

Выбор режима показ слайдов осуществляется выполнением команды меню Вид — Показ слайдов.

5. Как настроить гиперссылку на объект в слайде?

Ответ:

• В режиме слайдов отобразите тот слайд, в котором требует­ся настроить гиперссылки. Для перехода в данный режим выберите команду меню Вид — Обычный.

• Выделите на этом слайде текст (слово или предложение), с которым будет связана гиперссылка.

• Выберите команду меню Вставка — Гиперссылка, после чего в диалоговом окне Добавление гиперссылки выберите Связать с: местом в документе и укажите название слайда, на который будет осуществляться переход, нажмите кнопку ОК.

6. Как настроить эффект перехода между слайдами в презентации?

Ответ:

• Для настройки эффекта перехода выполнить команду меню Показ слайдов — Смена слайдов.

• В появившемся диалоговом окне Смена слайдов выбрать эффект перехода. Для просмотра выбранного эффекта пере­хода нажать кнопку Просмотр. Настроить скорость смены слайда одного другим, звук, который будет сопровождать смену слайдов. Смена слайдов в презентации может выпол­няться по щелчку мыши или автоматически, через заданный период времени. Таким образом будет задан эффект перехо­да только для одного слайда. Чтобы настроить эффект пе­рехода для следующего слайда, перейдите на этот слайд и выполните перечисленные действия.

• Для установления одинакового эффекта перехода на все слайды нажать кнопку Применить ко всем слайдам.

7. Какие виды показа презентации можно настроить в MS Power Point?

Ответ: Демонстрация слайдов презентации может выполняться:

• в полноэкранном режиме под управлением докладчика;

• под управлением пользователя;

• автоматически.

Для настройки вида демонстрации выполните команду меню Показ слайдов — Настройка презентации.

В появившемся диалоговом окне Настройка презентации в области Показ слайдов выберите вид показа слайдов:

• Первый вид показа Управляемый докладчиком позволяет управлять показом слайдов, пропускать некоторые слайды, останавливать презентацию.

• Второй вид показа Управляемый пользователем подходит для сетевого показа презентации. Демонстрация проходит в уменьшенном окне, содержащем меню для перемещения между слайдами, печати слайдов и др.

• Третий вид показа Автоматический создает автономную презен­тацию, которую можно демонстрировать на выставке.

В области Слайды укажите, какие слайды должны войти в презентацию — все или некоторые с и по.

В области Смена слайдов укажите, вручную или по времени. Команда по времени используется, если время показа слайдов было настроено предварительно (команда меню Показ слайдов — Смена слайдов).

1. Для настройки вида демонстрации созданной презента­ции выполните команду меню Показ слайдов — Настройка презен­тации.

2. В появившемся диалоговом окне Настройка презентации в области Показ слайдов выберите вид показа Управляемый доклад­чиком.

3. В области Смена слайдов укажите — по времени.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. Для просмотра получившейся презентации выполните команду меню Показ слайдов — Начать показ.