Змістовий модуль 2

Процес управління змінами

Тема 5 Підготовка до змін та їх планування

5.1 Місце підготовчих процедур у процесі управління змінами

5.1.1 Організаційна діагностика

5.1.2 Робочі групи в управлінні змінами

5.1.3 Розробка проекту змін

5.2 Планування змін: зміст і особливості

5.1 Місце підготовчих процедур у процесі управління змінами

Сучасна теорія і практика менеджменту пропонує ряд правил, дотримання яких сприяє підвищенню ефективності процесу змін:

• ключова роль вищого керівництва в управлінні процесом змін;

• чітке усвідомлення вищим керівництвом напрямку руху і орієнтовного розташування “нового” стану підприємства та доведення їх до суб’єктів змін;

• ознайомлення суб’єктів змін з “новим” станом і причинами необхідності його досягнення;

• створення системи мотивації суб’єктів змін, оптимального ступеня їхнього залучення до процесу змін, інформування цих суб’єктів про зміни позицій, що плануються;

• створення зворотного зв’язку і організація безперервного контролю за процесом змін зі сторони вищого керівництва;

• окремий менеджер зі складу вищого керівництва повинен бути призначеним керівником процесу змін і бути формальним і неформальним лідером змін; при цьому він повинен мати необхідний досвід і повноваження;

• під час планування змін необхідно пам’ятати, що вони потребують ресурсів і часу, ці потреби повинні бути заздалегідь спрогнозованими;

• зміни повинні бути сплановані (наскільки це можливе); план повинен включати контрольні цифри, критерії зміни ефективності процесу та відповідальності окремих фахівців; у той же час повинен бути достатньо гнучким і мати можливості до внесення корективів у зв’язку з непередбаченими обставинами;

• необхідно домагатися, щоб план мав підтримку в більшості груп впливу в підприємстві;

• лідер змін повинен розробити і активно використовувати схему персональної мотивації змін у підприємстві;

• у зв’язку з тим, що оптимальну модель зміни розробити відразу практично не можна, необхідно починати з розробки моделі в окремій частині підприємства і саме тут провести випробування моделі зміни; придбання необхідного досвіду і внесення корективів у модель призводить до зменшення ризику під час застосування її у всьому підприємстві з урахуванням масштабу змін;

• підприємство повинно створити систему зростання гідних лідерів змін, бо їх особисті та професійні якості визначають ефективність цих змін.

Як можна побачити, переважне місце при цьому належить підготовці до змін та їх плануванню.

Підготовка до проведення змін (створення „стартового майданчика”) є чи не найважливішою стадією процесу управління змінами, оскільки вдала підготовка до проведення змін майже на 50% визначає успіх їх здійснення.

Підготовка до проведення змін включає в себе наступні елементи:

• здійснення організаційної діагностики: визнання та пояснення проблем і оцінка потреби у змінах; аналіз готовності та здатності до змін; визначення необхідних ресурсів для змін; виявлення можливих причин опору змінам;

• визначення цілей змін;

• створення робочих груп з управління змінами;

• проектування змін: розробка і оцінка варіантів змін, прийняття рішення щодо оптимального варіанту, повний опис змін, розробка проекту змін;

• проведення підготовчої роботи з персоналом: залучення до планування змін всіх ланок, де вони мають відбутися; ознайомлення зацікавлених осіб з планами і проектами змін; спростування чуток і побоювань через надання достовірної інформації; створення системи мотивації для забезпечення підтримки змін.