Функції секретаря-референта. Управління потоком відвідувачів Обов’язки секретаря

Секретар - одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа.

Умовно можна виділити два типи секретарської діяльності:

• здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функцій секретаря керівника;

• виконання функцій тільки секретаря керівника.

Завдання секретаря:

• всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від виконання нетворчих, рутинних операцій;

• поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній та ефективній праці керівника:

• підвищення професійно-ділової кваліфікації і авторитету керівника та очолюваної ним організації.

Основні функції секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об’єднати в такі групи:

• робота з документами;

• контроль за станом робочого місця керівника;

• організація зв'язку керівника;

• організація приймання відвідувачів:

• участь у підготовці й проведенні нарад:

• організація робочого часу керівника;

• підготовка й оформлення відряджень керівника;

• оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника:

• виконання особистих доручень керівника;

• підтримування робочих контактів з підлеглими;

• дії в екстрених випадках.

При призначенні на роботу секретар повинен бути проінструктований керівником. Інструктаж не дублює посадову інструкцію секретаря, а доповнює її рядом конкретних вимог.

Ці вимоги відображають стиль роботи керівника, його навички і звички. Секретар зобов'язаний якнайретельніше враховувати їх у роботі. Інструктуючи секретаря, слід звернути його увагу на встановлений порядок, традиції, що склалися, і особливості роботи й поведінки керівника.

При виборі працівника на посаду секретаря рекомендується враховувати такі вимоги.

1. Наявність професійних умінь і навичок. Секретар зобов'язаний уміти друкувати двома мовами, а бажано й трьома, стенографувати, виконувати всі діловодні операції (реєстрація, контроль, складання й оформлення документів, формування справ, розроблення номенклатури, підготовка справ до зберігання тощо), знати основи архівної справи, правила експлуатації технічних засобів які використовують у канцелярській роботі, техніку роботи на комп'ютері, основи психології і організації управлінської праці.

2. Досвід організаційної роботи. Секретар повинен уміти самостійно організовувати свою працю, враховуючи вимоги керівника, умови роботи, особливості діяльності апарату управління.

3. Бажання працювати і відповідні здібності, почуття відповідальності.

4. Самостійність, ініціатива.

5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність.

6. Комунікабельність.

7. Уміння поводити себе з людьми.

Робота секретаря з документами, які надходять керівникові. Частина документів надходить керівникові для розгляду, прийняття рішень, оформлення резолюції. При роботі з цими документами секретар може надати допомогу керівнику таким чином.

По-перше, вибором документів, з яких рішення може бути прийнято в апараті управління без участі керівника. Це звільнить його від потреби читати і розподіляти велику кількість другорядних документів.

По-друге, вибором матеріалів, які можуть допомогти керівникові при розгляді документів,

що надходять, правильно оцінити ситуацію і прийняти необхідне рішення.

По-третє, вибором і передаванням керівникові документів, які потребують невідкладного прийняття рішень (виконання).

Секретар має передавати керівникові документи, що грамотно надруковані та відповідають усім вимогам оформлення.