Зміст основних положень державного, галузевого і мовного стандартів щодо управлінських рішень

У будь-якій системі управління, в тому числі й у системі органів прокуратури, розробляється і приймається величезна кількість рішень, що стосуються як роботи у сфері управління в цілому, так і питань, що виникають при здійсненні прокурорського нагляду. Тобто весь процес управління кладається з безупинного ланцюга рішень.

Проте ці управлінські рішення повинні віповідати встановленим стандартам.

Стандарт - документ, розроблений на основі консенсусу та затверджений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов'язковим. (Закон України “Про стандартизацію” від 17 травня 2001 року, N 2408-III).

Відповідно до Національного стандарту України “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації”, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.03 р. №55, встановлюється склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів, а саме:

• Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Розмір зображення: висота -17 мм, ширина - 12 мм.

• Назва прокуратури (Генеральна прокуратура України, прокуратура Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя (на правах обласних), міська,районна, міжрайонна, інші прирівняні до них прокуратури, а також військова прокуратура) розташовується під зображенням Державного герба.

•Довідкові дані про прокуратуру містять: поштову адресу та інші відомості (номери теле­фонів, факсів, тощо), їх розміщують нижче назви прокуратури.•Назва виду документа має відповідати документу, які використовують в прокуратурах. •Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один ря­док у послідовності: число, місяць, рік.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеці­ально відведеному місці на бланку.

• Реєстраційний номер документа складають з його порядкового номера.

•Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) простав­ляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його допов­нюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок веден­ня діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

•Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без заз­начення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи вхо­дить до складу назви посади адресата. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата—у давальному.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я. по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, об­ласть, поштовий індекс.

•Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

•Резолюція, яку ставить на документі прокурор, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису ке­рівника, дати. Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі доку­мента, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окре­мих аркушах або спеціальних бланках,

•Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?); протокол (чого?).

•Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документ містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеру­ють арабськими цифрами і друкують з абзацу.

•Відмітку, про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

•Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Щодо галузевого стандарту, а саме до Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, затвердженої Наказом Генеральної прокуратури України № 90 від 28.12.2002 року, визначаєно порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК).

Документування управлінської діяльності в органах прокуратури полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових, магнітних або електронних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в органах прокуратури є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання. Управлінська діяльність прокуратур здійснюється шляхом видання розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки керівника).

Видання розпорядчих документів прокуратур визначається актами законодавства, положеннями про них.

Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

- Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, інші нормативно-правові акти;

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання прокуратурою покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

Прокуратура, до якої надходять розпорядчі документи від органів вищого рівня, доводить їх до підпорядкованих прокуратур. Прокуратура має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня у підпорядковані прокуратури разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

У разі, коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці, інших носіях інформації шляхом запису на магнітофоні, диктофоні чи ПК, після засідання записані тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і підпорядкованих прокуратур шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій прокуратур за необхідності провадяться в життя наказами керівника прокуратури.

Прокуратура під час здійснення оперативних зв’язків з підпорядкованими прокуратурами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися за телефоном, телефаксом, іншими засобами зв’язку.

Для складання службових документів в органах прокуратури України повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Службові документи повинні мати такі поля:

• ліве – 30 мм;

• праве – 10 мм;

• верхнє та нижнє – 20 мм.

Складання службових документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, усі службові документи повинні оформлятися на бланках прокуратури. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: загальний бланк (для оформлення положень, інструкцій, завдань, інформаційних листів, подань, інших документів) і бланк для листів;

- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового (додаток 22) або поздовжнього (додаток 23) розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері фарбами яскравого кольору;

- кольорові бланки з відображенням Державного герба України та інших реквізитів підлягають обов’язковому обліку. На них типографським способом або нумератором проставляються номери, а в разі необхідності і серії цих номерів за видами бланків.

Застосування бланків довільної форми забороняється.

Склад реквізитів у різних видах документів може бути неоднаковий. Дозволяється відсутність деяких реквізитів, але на кожному бланку органів прокуратури обов’язково розміщується Державний герб України, під ним назва “Прокуратура України”, нижче – найменування відповідної прокуратури, наприклад:

Прокуратура України

Прокуратура Дніпровського району

м. Херсону

Херсонської області

На бланку відтворюється перша сторінка документа, подальший текст друкується на чистих аркушах паперу, однакового з бланком формату та якості.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання інструкцій, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів, як правило, складаються з двох частин: у першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатаційної, лист – прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації, про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових та документах з питань матеріально-технічного забезпечення.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Якщо у тексті є розділи, то вступна частина розміщується перед першим розділом без заголовка та нумерації. У разі відсутності розділів весь текст розбивають на пункти, що мають порядкову нумерацію.

Якщо текст великий за обсягом, у кінці розміщують зміст, що складається з назв розділів і підрозділів з позначенням номерів сторінок.

На документи, що готуються за допомогою ПК, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення службових документів

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів і виконавців, які готували їх. Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Службовий документ, що складається в прокуратурі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування прокуратури, номер, дата, назва виду документа (не зазначається на листах), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

На кожному документі, за винятком відповіді або листа, вказують його назву – наказ, вказівка, розпорядження, доповідна записка, інформаційний лист тощо.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад його змісту. Він має бути лаконічним, точним і змістовним.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на запитання “про що?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про звільнення; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Проекти наказів, вказівок, розпоряджень розробляються за дорученням керівництва прокуратури або з ініціативи структурних підрозділів і посадових осіб.

Наказ – це правовий акт (розпорядчий документ), що видається керівником прокуратури на підставі та для виконання законів. У наказах повинні викладатись питання основної діяльності органів прокуратури, окремих галузей прокурорського нагляду, а також кадрові питання (накази з особового складу).

Текст наказу складається, як правило, з констатаційної та розпорядчої частин і друкується на бланках встановленого зразка.

Констатаційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень. У наказах із різнопланових питань констатаційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів (пунктів).

Якщо наказ видається на підставі закону, іншого правового акта або документа вищестоящої прокуратури, у констатаційній частині необхідно навести повну назву, номер і дату цього документа.

Розпорядча частина відокремлюється від констатаційної словом “наказую” з двокрапкою, яке пишеться з нового рядка великими літерами.

Кожен пункт розпорядчої частини повинен починатися із зазначенням конкретного виконавця (у давальному відмінку), потім у неозначеній формі визначають дію, яку необхідно виконати, а за необхідності - строк виконання.

У наказах, що підлягають контролю, в останньому пункті повинна бути вказана посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

Закінчується текст наказу вказівкою, кому слід надіслати документ або кого ознайомити з ним.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше виданий, це слід зазначити у тексті. Також у тексті зазначаються дані щодо наявності додатка.

Під час підготовки проекту наказу виконавець визначає необхідність його розсилання, надання грифу обмеження доступу “Для службового користування”, встановлює тираж. Список розсилання треба додавати до наказу.

Наказ видається за номером відповідної книги обліку Датує наказ керівник прокуратури, який його підписує. Реєстрація наказів проводиться у день їх підписання.

Примірник наказу, який подається на підпис керівнику прокуратури, повинен бути завізований заступником керівника прокуратури, керівниками зацікавлених структурних підрозділів та виконавцем на зворотному боці останнього аркуша.

У разі незгоди того, хто візує, зі змістом проекту наказу, він повинен викласти свою думку у письмовій формі у вигляді чітко сформульованого пункту або мотивованої відмови та додати до проекту наказу.

Вказівка – це правовий акт (розпорядчий документ) керівників прокуратури з питань організації виконання наказів, інструкцій, інших актів вищих органів, а також з питань інформаційно-методичного характеру.

Вказівку оформляють, як і наказ. Констатаційна частина, як правило, починається усталеними виразами, наприклад, прийменниками “Для ...”, “Відповідно до ...”, “Згідно з ...”, а закінчується словом: “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ВИМАГАЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ПРОПОНУЮ”, після якого ставлять двокрапку.

Вказівки реєструють у відповідній книзі обліку, яка складається за формою книги обліку наказів.

Розпорядження– це акт управління керівників прокуратури, виданий у межах їхньої компетенції, з питань організації роботи, відряджень, розподілу обов’язків та ін.

Розпорядження оформляють так само, як і наказ або вказівку, лише в констатаційній частині можуть вживатися слова: “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ДОРУЧАЮ”, “ПРОПОНУЮ”, “ДОЗВОЛЯЮ”.

Розпорядження реєструють у відповідній книзі обліку, яка складається за формою книги обліку наказів.

Оригінали наказів, вказівок та розпоряджень зберігаються у справах організаційно-контрольних підрозділів, накази з кадрових питань – у справах кадрових підрозділів.

Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання або затвердження; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для протоколу – дата засідання (ухвалення рішення); для спільних документів – остання дата їх підписання.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах органу прокуратури (із структурними підрозділами, посадовими особами) - внутрішнє, так і за межами (із зацікавленими органами, установами) – зовнішнє.

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою: