2.6. Аутсорсинг в системе управления инфраструктурой

Одним из основных факторов повышения эффективности деятель­ности организаций является сокращение издержек в основном и обслу­живающем производствах. Этому может способствовать привлечение сторонних организаций для выполнения тех или иных функций инфра­структурного обеспечения.

Управление инфраструктурой в плане выбора рациональной формы обеспечения производственных процессов собственными подразделе­ниями или сторонними организациями предполагает рассмотрение ряда вопросов организационного и экономического характера. В частности, при выборе вариантов обслуживания должен быть проведен тщатель­ный сравнительный анализ совокупных внутрифирменных издержек, связанных с инфраструктурным обслуживанием производственных процессов собственными инфраструктурными подразделениями, и сум­марных издержек, возникающих в случае привлечения для подобного обслуживания сторонних организаций.

Причем при выборе варианта обслуживания критерий минимизации издержек должен сочетаться с установленными требованиями к гарантированности получения инфраструктурных услуг, качеству обслужи­вания и другими характеристиками, определяющими уровень эффек­тивности инфраструктурного обеспечения производственных процес­сов. С учетом этих условий следует осуществлять выбор конкретной привлекаемой к обслуживанию сторонней организации из потенциально возможных.

Привлечение сторонних организаций к обслуживанию производст­венных процессов принято в зарубежной терминологии называть аут­сорсингом.

Термин «аутсорсинг» не имеет однозначного толкования. В общем смысле под аутсорсингом понимается вынесение любых вспомогатель­ных процессов за пределы организации, частичная или полная передача выполнения отдельных функций производства или управления внешним исполнителям.

Например, небольшая организация нанимает для обслуживания своих компьютеров внешнюю организацию, специалист из которой де­лает периодическую профилактику техники и при необходимости дос­таточно быстро приезжает по вызову. Опыт показывает, что это обхо­дится значительно дешевле, нежели содержание в штате собственного специалиста, квалификация которого должна позволять оперативно ре­шать сложные проблемы.

Использование сторонней организации часто целесообразно при проведении маркетинговых исследований, аудита, разработке и реали­зации рекламной кампании, различных видах консалтинга и т. д.

Следует отметить, что аутсорсинг первоначально охватывал пре­имущественно такие виды деятельности, как организация питания и отдыха персонала, мелкий ремонт оборудования и т. п. Однако в по­следнее время данный метод распространился на другие виды деятель­ности, «вторгся» и в управленческую сферу.

В настоящее время при аутсорсинге многие организации передают сторонним структурам выполнение существенно большего, чем прежде, спектра работ, в том числе обработку финансово-бухгалтерской инфор­мации, организацию расчетов по зарплате, финансовый менеджмент, а в Последнее время и некоторые функции управления персоналом. В от­дельных случаях те или иные организации считают возможным пере­дать значительную часть своей деятельности сторонним исполнителям.

За рубежом широкое распространение аутсорсинг получил в области инфраструктурного обеспечения организаций.

В случае перехода организации на полный аутсорсинг в ведении ее менеджмента обычно остаются основные производственные подразде­ления, финансовые, маркетинговые и сбытовые структуры, обеспечивающие производство и реализацию продукции или услуг, являющихся результатом основной деятельности.

Во многих зарубежных организациях содержание аутсорсинга, включающего целый ряд элементов фасилити менеджмента, составляет:

• обслуживание внутренних помещений;

• вывоз и утилизацию отходов;

• обслуживание зданий и сооружений;

• уборка прилегающих территорий;

• обслуживание автохозяйства и территорий под автостоянки;

• обслуживание системы водо-, тепло- и энергоснабжения;

• обслуживание системы вентиляции, кондиционирования и освещения;

• обслуживание пожарной сигнализации;

• обслуживание объектов общественного питания, медицинского профиля и т. п., относящихся к организации.

При этом при выделении из организации самостоятельной обслуживающей структуры могут преследоваться, в частности, следующие цели:

• концентрация внимания руководителей на основной деятельно­сти;

• сокращение обслуживающего персонала организации, при переводе его в самостоятельную обслуживающую структуру.

Аутсорсинг обычно позволяет добиваться повышения эффективности деятельности организации без крупных дополнительных инвестиций в новые дорогостоящие технологии, в том числе информационные, без которых немыслимо современное производство.

В условиях жесткой международной конкуренции передача вспомога­тельных функций может рассматриваться менеджерами как оптимальное решение, которое обещает экономию затрат, повышение качества обслуживания и, самое главное, возможность высвободить ресурсы и сосредото­читься на основной сфере деятельности организации.

Многие специалисты в области аутсорсинга считают, что уровень сложности передаваемых функций многократно возрос, однако для обеспе­чения успеха необходимо с самого начала придерживаться правильных по­сылок, связанных с определением условий целесообразности использования аутсорсинга.

Аутсорсинг позволяет более полно реализовать один из важных прин­ципов экономики – принцип сравнительных преимуществ.

Ограниченность ресурсов (материальных, трудовых, финансовых, ин­формационных) обуславливает необходимость поиска путей к достижению более эффективных комбинаций их использования. Для обеспечения конку­рентоспособности организаций требуется сосредоточение их усилий, преж­де всего на основных видах деятельности.

Для небольших организаций, многие из которых принадлежат к сфере услуг, аутсорсинг предоставляет как минимум два основных преимущества: они могут занять нишу на рынке производимой продукции или услуг и ока­зывать непосредственно для крупных организаций какие-либо услуги или, напротив, пользоваться современными видами производственных услуг, которые в противном случае были бы им просто недоступны.

Аутсорсинг облегчает решение задачи снижения производственного риска. Быстрые изменения рыночной конъюнктуры, технологии, условий конкуренции, нормативно-правовой базы, способствуют повышению степе­ни риска. Организации, специализирующиеся на оказании аутсорсинговых услуг, принимают на себя часть риска и снижают его уровень тем, что мо­гут отслеживать оперативно эти изменения.

Аутсорсинг производства позволяет высвободить капитал для разра­ботки новой продукции и услуг, значительно сократить сроки и издержки начала их массового производства.

Аутсорсинг может использоваться для выполнения отдельного проекта, а может стать органической частью деятельности организации.

Таким образом, среди основных причин использования аутсорсинга можно назвать следующие:

• стремление повысить прибыльность бизнеса за счет снижения при утсорсинге издержек обслуживания производственных процессов;

• возможность концентрации внимания руководителей на основной деятельности;

• возможность использования чужого опыта;

• внедрение передовых технологий, используемых специализиро­ванной организацией;

• повышение качества и надежности обслуживания, так как аут-сорсинговая организация обычно дает гарантии и несет ответ­ственность за качество выполняемых работ;

• получение доступа к услугам мирового класса;

• ускорение получения положительных результатов от проведе­ния реинжиниринга;

• переложение части риска на другую организацию, высвобож­дение ресурсов для других целей;

• получение доступа к ресурсам, которые не доступны внутри самой организации;

• улучшение управляемости, так как аутсорсинговая организация обычно использует современные принципы и формы управле­ния и предоставляет эту возможность менеджерам заказчика;

• освобождение заказчика от необходимости работы с персона­лом, занятым в комплексе, переводимом на аутсорсинг;

• структурирование по программам аутсорсера работы с субпод­рядными организациями;

• укрепление потенциала роста, так как для аутсорсинговой орга­низации инфраструктурного обеспечения, связанного с увели­чением объема бизнеса часто не является проблемой, как для собственного обслуживания производства.

Вместе с тем необходимо подчеркнуть, что использование аутсорсинга требует проведения предварительного всестороннего анализа его эффективности.

В качестве наиболее типичных причин отказа от аутсорсинга обычно называют:

• опасность передачи слишком многих важных функций аутсорсеру (несмотря на то, что заказ аутсорсинга разных аспектов бизнеса у разных подрядчиков увеличивает издержки, он более предпочтителен, так как снижает риск «вырастить себе конку­рента»);

• угроза отрыва руководящего звена от бизнес практики (если все вопросы за менеджеров решают другие, то зачем они нужны?);

• обучение чужих специалистов вместо своих (если организация все же решит увеличить штат вспомогательной службы, кото­рая может работать как «центр прибыли», то имеет смысл обу­чать своих работников этой службы);

• угроза утечки важной информации.

Таким образом, при принятии решения об использовании аутсорсинга в деятельности организации следует учитывать его преимущества и недостатки (табл. 6.1)

Таблица 6.1