Подготовительные мероприятия по проведению инвентаризации

До начала инвентаризации бухгалтерия проводит подготовитель­ные мероприятия. Главный бухгалтер организует проверку наличия и состояния документов, которые потребуются инвентаризационной комиссии. Перечень этих документов готовит председатель инвентаризационной комиссии. Ими могут быть:

• инвентарные карточки, инвентарные книги и другие регистры аналитического учета;

• технические паспорта (формуляры) или другая техническая до­кументация. Если в регистрах аналитического учета или технической документации обнаруживаются неточности или расхождения, долж­ностные лица бухгалтерии должны внести в них необходимые ис­правления и уточнения;

• документы на объекты основных средств, учитываемые от­дельно на забалансовых счетах (принятые в аренду или на ответст­венное хранение);

• документы, подтверждающие права учреждения на пользова­ние нематериальными активами;

• документы, удостоверяющие право бюджетного учреждения на пользование земельными участками и другими непроизведенными активами.

В бухгалтерии бюджетного учреждения к началу инвентаризации обязаны закончить обработку всех первичных учетных документов, учет по движению имущества и обязательств, отразить их в реги­страх учета и определить остатки на день инвентаризации, для того чтобы результаты инвентаризации были сравнимы с данными бюд­жетного учета.

В бухгалтерии составляют инвентаризационные описи на объекты инвентаризации:

• Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);

• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объ­ектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

• Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);

• Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);

• Инвентаризационная опись расчетов по доходам (ф. 0504091).

Инвентаризационные описи, передаваемые комиссии, бухгалте­рия заполняет частично. А именно заносит полное наименование объекта, признаки, позволяющие определить, о каком именно объ­екте идет речь, единицу его измерения. Например, признаками для основных средств являются их инвентарные номера, назначение, основные технические и эксплуатационные характеристики. Объек­ты и единицы, в которых их измеряют, указывают в соответствии с правилами, принятыми в учете учреждения. Количество объектов не указывается. Однако если в учреждении ведется автоматизирован­ный учет, то в инвентаризационных описях допускается указывать данные бюджетного учета о количестве имущества.

Подготовленные для инвентаризации документы бухгалтерия пе­редает председателю комиссии.

Кроме того, до начала проверки фактического наличия имуще­ства инвентаризационная комиссия получает от бухгалтерии или материально ответственного лица последние приходные и расход­ные первичные учетные документы по движению имущества до мо­мента инвентаризации.