7

Реквизиты делового письма международного образца

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестная и из названия е ясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.

Под наименование фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компании и её филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии.

Все последующие реквизиты печатаются от границы левого поля.

1. Ссылка (номер) документа – reference. Your ref. – ссылка на индекс входящего документа (присутствует в том случае, когда составляется ответное письмо). В своей простейшей форме состоит из инициалов автора письма, подписавшего его, и инициалов секретаря или машинистку (технического исполнителя), например AMD/ACM.

2. Дата. Указывается буквенно-цифровым способом, например 17 октября 1999.

3. Специальные почтовые отметки. Например, urgent – срочно, for the attention of – вниманию..., private – частное, personal – персонально, confidential – конфиденциально). печатается большими буквами, с подчёркиванием или без, может быть выделен жирным шрифтом. Печатается двумя интервалами выше адресата и обязательно указывается на конверте.

4. Адресат. Выполняется через один интервал и разбивается на составные части. Состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии получателя; - наименования компании; - номера дома, улицы; - города; - штата, графства, почтового округа (указанного цифрами); - страны.

При этом необходимо учесть, что город, почтовый индекс которого указан в адресате печатается прописными буквами. Почтовый индекс состоит из двух частей, разделённых пробелом.

5. Обращение. Отделяется от текста двумя интервалами, является обязательным реквизитом. В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir	- если имя получателя неизвестно;
Dear Madam	- если имя получателя неизвестно;
Dear Mr Neit	- господину, имя которого известно;
Dear Mrs Fella	- замужней женщине;
Dear Miss Jones	- незамужней женщине;
Dear Ms Morrison	- замужней или незамужней женщине (когда нам неизвестен статус).

6. Заголовок к тексту. Может быть выполнен заглавными буквами или строчными с прописной, выделен жирным шрифтом; без подчёркивания, если выделен прописными. не является обязательным реквизитов, выполняется по желанию, является скорее правилом хорошего тона, указывается после обращения. Например:

RE: - сокращение слова «regarding» (относительно);

In re: - сокращение сочетания «in regard to» (касательно);

Subject: - (предмет, тема вопрос).

Возможен вариант оформления заголовка без специального обозначения этого реквизита.

7. Текст письма. Печатается через один междустрочным интервал, абзацы отделяются друг от друга двумя интервалами. Короткие письма могут быть напечатаны через два интервала. Текст может печататься как от левого поля (современны вариант), так и с отступлением начала каждого абзаца (с красной строки – классический вариант).

8. Заключительная фраза вежливости. Является обязательным реквизитов независимо от вида письма. Она должна соответствовать по форме приветствию и положению получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

9. Название организации, отправившей письмо. Название организации может быть включено в реквизит «заключительная фраза вежливости» по желанию руководителя. Оформляется строчными или прописными буквами, предпочтительнее прописными, никогда не подчёркивается, через один интервал после заключительной фразы вежливости. Чаще выполняется при официальном характере письма.

10. Расшифровка подписи. Отделяется от заключительной фразы вежливости 4-5 интервалами, предназначенными для личной подписи. если письма подписывает женщина, то в скобках указывают её гражданский статус (Mrs/Miss).

11. Наименование должности. Отделяется от расшифровки подписи одним интервалом, может быть выполнено, по желанию, прописными или строчными буквами.

12. Приложение. Если в тексте письма упоминается, то обязательно должно присутствовать в документе как отдельный реквизит. может быть выполнено в сокращенно виде Enc (Encs, если несколько).

13. При направлении копии письма («cc») нескольким адресатам указывает фамилии лиц и компании, которым отправлены копии.

Блочный стиль оформления делового письма предполагает расположение всех реквизитов от левого поля.

Полублочный стиль – реквизиты дата, заключительная фраза вежливости, расшифровка подписи, наименование должности – выполняется от середины рабочей строки.

Оформление открытой пунктуации касается только следующих реквизитов: дата, адресат, обращение, заключительная фраза вежливости.

Все знаки по тексту письма обязательно сохраняются.

Варианты оформления реквизита адресат:

Открытая пунктуация	С выполнением пунктуации
Messrs W H Ramsay & Co Mortimer Street LONDON W1N 8BA	Messrs.W.H.Ramsay & Co., Mortimer Street, LONDON. W1N 8BA