28. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сто­рінки документа. Містить:

• запис ,, Інформація перенесена на машинний носій ”;

• підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;

• дату перенесення.

28. Відмітка про надходження документа.

Містить:

• скорочену назву організації, що отримала документ;

• дату його надходження.

Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штем­пеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

• назву організації;

• дату надходження;

• індекс документа.

Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.

28. Запис про державну реєстрацію.

Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно- правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідним Указом Президента України. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

13. Постійні реквізити документа (які несуть постійну інформацію).

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні - під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов'язкових елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до вимог Держстандарту.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1-3, 6- 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів - наказів, розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38- 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит "Назва посади", який розташовують нижче від реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.