Национальный исследовательский технологический университет

"Московский институт стали и сплавов"

Институт экономики и управления промышленными предприятиями

Костыгова Л.А.

Методические указания по выполнению домашнего задания по учебной дисциплине

“Документирование управленческой деятельности“

Введение

    Профессиональная деятельность экономиста-менеджера связана с необходимостью сбора и обработки большого количества информации, установлением деловых контактов и их документальным оформлением.

    В связи с этим данное целью данного пособия, написанного в соответствии с программой курса “Документирование управленческой деятельности”, является закрепление теоретических знаний и привитие навыков в области подготовки и оформления коммерческих сделок. В домашнем задании на примере сделки купли-продажи рассмотрены основные элементы процесса подготовки и оформления коммерческих сделок: сбор и обработка информации о потенциальном партнере; оформление деловых писем; оформление договора. Домашнее задание содержит информацию, необходимую для организации самостоятельной работы студентов.

    Пособие может быть использовано при выполнении курсовых и дипломных работ студентами специальности 060800 “Экономика и управление на предприятии”

1 Общие требования к домашнему заданию

    Цель домашнего задания

    Приобретение навыков самостоятельной работы в области составления пакета документов для оформления конкретной коммерческой ситуации.

    Выдача задания

    Домашнее задание выдается преподавателем на практическом занятии. Преподаватель проводит общую консультацию о порядке выполнения домашнего задания.

    Студент знакомится с методическими указаниями к выполнению домашнего задания, рекомендованной литературой, соответствующими разделами лекционного материала и определяет конкретную коммерческую ситуацию, которую согласовывает с преподавателем. Предполагается, что работа по оформлению выбранной коммерческой ситуации будет осуществляться бригадой из двух человек. При этом каждый студент должен иметь отдельно оформленное домашнее задание, содержание которого приведено ниже.

    Содержание домашнего задания

    Домашнее задание включает в себя составление пакета документов для оформления конкретной коммерческой ситуации. Например: купля-продажа, аренда; передача научно-технической информации или ноу-хау; лизинг, страхование. Предпочтение отдается сделке купли-продажи как наиболее распространенной и относительно простой в оформлении.

    Пакет документов должен содержать:

1. Информационную карту на потенциального партнера.

2. Три деловых письма для каждого из партнеров, посвященных установлению и поддержанию деловых контактов.

3. Договор купли-продажи, оформляющий предлагаемую сделку.

    Оформление и сдача домашнего задания

    Домашнее задание оформляется каждым студентом - членом бригады в виде записки на стандартных листах формата А4 с титульным листом.

2 Методические указания по составлению пакета документов, оформляющих коммерческую сделку

2.1 Сведения о потенциальном партнере

    Правильный выбор партнера - это одно из основных условий успешного проведения коммерческой сделки. Ошибочно прибегать к сбору информации о фирмах-партнерах только в период подготовки или проведения переговоров. Такая работа должна вестись постоянно. Полученная в результате нее информация собирается и систематизируется в досье фирмы.

    Фирменное досье - это собранные из различных источников и систематизированные материалы, которые дают общую характеристику фирмы и отражают специальные аспекты её деятельности.

    Обычно источниками такого рода информации служат сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, её руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров, данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм, данные периодической печати, отдельные монографии, каталоги, проспекты, рекламные издания фирм.

    Досье фирмы обязательно содержит:

1. Информационную карту фирмы.

2. Сведения о переговорах с фирмой.

3. Сведения о деловых отношениях.

    Информационная карта фирмы является базовым документом досье фирмы. В ней собирается и анализируется всесторонняя информация о фирме.

    Первый блок домашнего задания предполагает составление информационной карты на потенциального партнера (покупателя или продавца товара). Эта работа заключается в:

    - определении структуры документа (выделение отдельных информационных блоков);

    - разработке содержания блоков (определение вопросов и показателей, характеризующих данное направление деятельности фирмы);

    - заполнении разработанного документа ориентировочны ми данными.

    В связи с тем, что целью домашнего задания является создание информационного пакета документов, приведенные в разработанной информационной карте сведения могут приближенно характеризовать рассматриваемый объект.

    Обычно карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы. Ниже приведена примерная структура информационной карты, которая должна быть изменена студентом (дополнена, конкретизирована, введены новые блоки и показатели, исключены отдельные блоки и показатели и т.д.) применительно к конкретной ситуации, рассматриваемой в домашнем задании.

    В результате каждый студент разработает персональную структуру информационной карты для деловой характеристики конкретной фирмы или предприятия. Изменения и нововведения должны коснуться всех блоков информационной карты, а раздел “Финансово-экономические показатели” самостоятельно детально разработан студентом.

    В блоке “Общая характеристика фирмы” представлен стандартный подход, отражающий характеристику крупной фирмы (предприятия), функционирующей как на внутреннем, так и на внешнем рынке. При рассмотрении в домашнем задании деятельности небольшой фирмы (предприятия) необходимо видоизменить ряд показателей, например: сведения о номенклатуре экспорта или импорта; о дочерних фирмах; о доле в мировом или национальном производстве.

    Раздел “Финансово-экономические показатели” может быть дополнен такими данными, как объём продаж, рентабельность (продаж, продукции, производства, капитала), характеризуемыми коэффициентами:

• капиталоотдачи (отношение объёма продаж фирмы к её активам). Дает представление о деятельности фирмы как товаропроизводителя, отражает её экономическую эффективность;

• финансовой независимости (отношение собственного капитала фирмы ко всему её капиталу). Характеризует подверженность фирмы влиянию со стороны;

• покрытия (отношение оборотного капитала фирмы к её краткосрочным обязательствам). Характеризует платежеспособность фирмы;

    и. д.

    Руководящий состав фирмы представляется 2-4 деловыми партнерами. Это руководитель фирмы, его заместители, должностное лицо, непосредственно отвечающее за связь с Вами как партнером. Характеристике представителя фирмы посвящен завершающий блок сведений. Он обычно включает общую характеристику, деловую характеристику и характеристику личных качеств представителя (см. табл. 2.1 -  табл. 2.5).

    Примерная структура информационной карты на фирму

    Фирма

    Адрес

    Страна

    Почтовый адрес Телеграфный адрес Год основания

    Телекс

    Телефон

    E-mail

    Другие организации, торгующие с фирмой

Таблица 2.1

Общая характеристика фирмы

Наименование показателей	Значение показателей
Характер деятельности
Кем является по отношению к нам
Юридическая форма
Форма собственности
Национальная принадлежность капитала
Номенклатура производства
Номенклатура экспорта
Номенклатура импорта
Удельный вес в национальном (мировом) производстве (торговле) основных товаров
В каких банках пользуется кредитом
Владельцы фирмы или материнская компания (распределение акционерного капитала, %)
В какую монополию (финансовую группу) входит
Дочерние фирмы
Важнейшие конкуренты
Связи фирмы с другими компаниями (персональные, коммерческие, финансовые, производственные, патентные, картельные)
Материально-техническая база (сколько, где расположены заводы, склады, магазины, станции техобслуживания, число занятых и другие данные)
Имеет собственный исследовательский центр
Имеет собственные патенты
Финансовое положение фирмы	Хорошее, удовлетворительное, плохое
С какими другими странами торгует

Таблица 2.2

Финансово-экономические показатели

Акционерный капитал (оплаченный, уставный)	Годы
Собственный капитал
Оборот
Активы
Прибыль (чистая, валовая)
Число занятых
Расходы на научные исследования и другие показатели далее разработать самостоятельно

Таблица 2.3

Руководящий состав фирмы

Фамилия, имя, отчество	Должность
1.
2.

Таблица 2.4

Деловая характеристика фирмы

Наименование показателей	Значение показателей
Принимает типовые условия партнера
Выполняет обязательства по контракту
Соблюдает сроки поставок
Производит платежи
Форма платежа
Отстаивает названные цены
Размер предоставляемой скидки
Качество поставляемого фирмой товар
Предъявляет претензии по качеству технической документации
Спорные вопросы решает
Имелись арбитражные дела
Заинтересована в работе с нами
Предоставляет возможность посетить свои заводы
Целесообразно поддерживать деловые отношения с фирмой

Таблица 2.5

Характеристика представителя фирмы

1 . Фамилия, имя, отчество
2. Должность
3, Возраст
4. Женат, холост
5. Количество детей
6. Образование
7. Какими языками владеет
8. С какого года работает на фирме
9. Приезд на переговоры	неоднократно, не приезжал, приезжал редко
Деловая характеристика
Разбирается в коммерческих вопросах	Хорошо, удовлетворительно, плохо
Знает рынок товара	Хорошо, удовлетворительно, плохо
Разбирается в технических вопросах	Хорошо, удовлетворительно, плохо
Вопросы решает	Самостоятельно, не всегда самостоятельно, не решает
Склонность к завышению цен	Имеется, отсутствует
Отстаивает цены	Твердо, не очень твердо
Личные качества
Пунктуальность	Да, нет
Принципиальность	Да, нет
Инициативность	Да, не очень, нет
Настойчивость	Да, не очень, нет
Решительность	Да, не очень, нет
Ответственность	Да, нет
Логичность	Да, нет, не очень
Тактичность	Всегда, не всегда
Общительность	Да, нет
Честность	Да, нет