2.8 Создание и редактирование отчета
Основное назначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.
Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.
Выбираем поля для отчета
(рис. 13)
Добавляем уровни группировки
(рис. 14)
Выбираем порядок сортировки и вычисления
(рис. 15)
Выбираем вид макета для отчета
(рис. 16)
По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Min (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка Итоги становится недоступной.
Отчет БД в режиме Конструктор
(рис. 17)
Предоставление отчета
3 EXCEL
3.1 Общие положения
Электронная таблица EXCEL – это вычислительная среда, предназначенная для выполнения различного вида расчетов, построения графиков и диаграмм.
К основным понятиям по теме EXCEL относятся следующие термины:
Ячейка – Область, расположенная на пересечении строки и столбца и обладающая уникальным именем (адресом).
Лист – состоит из 1048576 строк и 1638 столбцов. По умолчанию присваивается имя Лист 1
Книга – элемент, объединяющий несколько листов.
Окно рабочего листа содержит большинство стандартных элементов Windows такие как:
Поле имени
Строка формул
Ячейки листов
Кнопки прокрутки ярлыков
Расчеты в EXCEL можно проводить в следующих режимах:
а) Вычисление – заполнение и обработка данных производимых с помощью команд меню панели инструментов и строк форм
б) Полуавтомат – с помощь макросов
в) Автомат – с помощью программы VBA
Ввод данных
В ячейках могут храниться:
Числа
Текст
Дата
Формулы
Графические объекты
Логические функции
Примечания
Ввод чисел
Числа при вводе автоматически выравниваются по правому краю. Дробная часть от целой отделяется запятой
Ввод текста
Текст выравнивается по левому краю. Для подбора ширины столбца на ленте Главная в меню Формат выбираем Автоподбор кривизны столбца.
Дата
День / месяц / год (отделяются точкой)
Формулы
Начинается со знака «=», после записывается выражение. Оно содержит в себе числа или ссылки.
Ввод примечаний
Любая ячейка может иметь вспомогательные примечания. На ленте Рецензир – примечания.
Левой кнопкой мыши протягиваем черный маркер в правый нижний угол выделенной ячейки (или двух ячеек) на нужное количество строк или столбцов.
При помощи прогрессии
Заполняют начальную ячейку
На ленте Главная в колонку Редактирование из меню поля Заполнение выбираем прогрессия.
По умолчанию ссылки в формулах рассматриваются как относительные, т.е. при копировании формулы адреса ячеек автоматически изменяются в соответствии с относительно расположенной исходной ячейки и создании копии.
При абсолютной адресации ссылки при копировании не изменяются.
Для преобразования относительного адреса в абсолютный после его нажатия вводим клавишу F4.