1.3 Роль информации в управлении
Любое управление невозможно без информации. Процесс управления (технология его осуществления) заключается в сборе информации об объекте управления и внешней среде (рынок, поставщики, потребители, конкуренты и т. д.), анализе и обработке этих данных и принятии управленческого решения. Поэтому важнейшим средством управления является информация.
Оперативная информация отражает различные стороны деятельности объекта управления (организации, предприятия), содержит объемные характеристики функционирования объекта, выполняет роль обратной связи, поступающей от объекта управления и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта.
Нормативно-справочная информация с точки зрения содержания представляет собой экономические, технологические и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты и т. д., значение которых в основных расчетах не изменяются.
В результате обработки оперативной и нормативно- справочной информации получается вспомогательная, производная информация, которая содержит интегрированные экономические и производственные характеристики: себестоимость продукции (услуг), производительность (оборудования, труда), рентабельность и т. д.
В дальнейшем производная информация в сочетании с оперативной информацией образует учетную информацию, характеризующую фактический процесс производства. Это данные о фактическом объеме производства товаров и услуг по стоимости, номенклатуре, качеству, сведения о затратах, потерях, запасах, использовании оборудования, заработной платы, налоговых и премиальных выплатах и т. д.
Учетная информация используется для составления отчетности по работе организации и направляется вышестоящим организациям.
Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Так, оценка деятельности организации получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных. Вместе с нормативно-справочной, учетная и плановая информация является внутренней для органов управления и при создании информационных систем должна храниться в ее информационной базе. Над ней проводятся наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач.
Окончательным итогом обработки информации является получение управленческих решений и отчетных данных. При этом первые из них поступают к объекту управления, а вторые к вышестоящим органам.
Информация, поступающая к объекту управления, оказывая необходимые воздействия, влияет на его дальнейшую работу. Эта информация обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют управляющей.
Информация, поступающая к вышестоящим органам, имеет характер отчетности и может выдаваться в установленных статистическими и налоговыми органами формах. Она значительна по объему. Деление выходной информации на управляющую и отчетную является условным, так как она может пересекаться, содержать одни и те же данные. К выходным относят так же данные, поступающие к другим подразделениям и являющиеся для них, осведомительными.
Под обработкой данных понимается получение расчетным или аналитическим путем новых показателей, составление новых данных из имеющихся показателей.
Некоторую часть информации нельзя выразить через показатели. Например, такие, как структура объекта, модель его функционирования, технология производства, методы решения задач, информационные потоки, информационные модели и т. д. Такая информация не выражена в конкретно-числовой форме, но она может быть представлена в графическом виде, с помощью блок-схемы или описана текстом. Она используется в экономическом управлении в неявном виде, задает условия принятия решений, служит основой для содержательного и качественного анализа.
Руководитель любого уровня, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции и развитие и т. п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставление нужной информации в определенное время и место), создание информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.
Предметом дальнейшего рассмотрения будет управленческая и экономическая информация, важнейшими, свойствами которой являются:
- достоверность и полнота;
- ценность и актуальность;
- ясность и понятность.
Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел, недостоверная информация может привести к неправильному пониманию ситуации и, как следствие, принятию неправильных решений.
Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки. Здесь также уместно отметить такое понятие, как избыточность информации. К избыточной информации относятся такие характеристики объекта управления, которые не участвуют в расчетах.
Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.
Совокупность больших сложных человеко-машинных информационных систем является важнейшей составляющей инфраструктуры общества, где информация выступает одним из главных ресурсов жизнедеятельности. Являясь связующим звеном между разными видами интеллектуальной и материальной деятельности коллективов людей, между управлением и производством, информация в отличие от других видов ресурсов, в частности природных ресурсов, не убывает со временем, а наоборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.
Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. В технологии обработки первичные сведения о производственных и хозяйственных операциях, людях, выпуске продукции, фактах приобретения и продажи товаров выполняют роль предметов труда, а получаемая результатная информация – продуктом труда; она используется для анализа и принятия управленческих решений.
Важнейшей составляющей управленческой информации является информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях отраслевого и регионального управления народным хозяйством.
Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Экономическая информация отражает деятельность предприятия и организации посредством натуральных, стоимостных и других показателей. Для экономической информации характерны:
- большие объемы;
- многократные повторения циклов ее получения, преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т. д.);
- многообразие источников и потребителей;
- значительный удельный вес логических операций при ее обработке.
Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и, прежде всего, компьютеров при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что в свою очередь требует умения определить структуру и объемы перерабатываемой информации.
Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию. По структурному составу информационные совокупности можно разделить на реквизиты, показатели, документы.
Элементарными неделимыми единицами экономической информации являются реквизиты, выражающие определенные свойства объекта. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименования работы и т. д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т. д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.
Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей.
При проектировании автоматизированной обработки информации важное значение имеет исследование ее элементов в трех основных аспектах: прагматическом, семантическом и синтаксическом.
Прагматический аспект рассматривает информацию с точки зрения ее практической полезности, ценности для потребителя и принятия им решений. Прагматическое изучение информации позволяет установить состав показателей, необходимых для принятия решений на различных уровнях управления, исключить избыточную информацию, разработать унифицированную систему показателей и документов.
Семантический аспект при изучении информации дает возможность раскрыть ее содержание и показать отношение между смысловыми значениями ее элементов.
Синтаксический аспект рассматривает отношения между единицами информации. На этом уровне исследуются закономерности образования информационных совокупностей: показателей и реквизитов, документов и показателей. Количественная оценка информации на этом уровне позволяет получить данные для описания процессов преобразования информации, выбора рациональных маршрутов движения документов и технологических вариантов их обработки.
Изучение экономической информации в различных аспектах дает возможность выявить состав информационных совокупностей и их структуру, закономерности преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки, защиты и последующего использования.
Своевременная и точная информация является наиважнейшим фактором, определяющим успех практически любого бизнеса. По некоторым оценкам специалистов, в случае раскрытия служебной информации средней фирмы она просуществовала бы всего несколько дней. В то же время своевременная информация может принести миллионную прибыль.
В условиях становления рыночных отношений скорость обновления информации на государственном, территориальном, отраслевом уровне и уровне предприятия очень высока. Спрос на достоверную, актуальную и полную информацию возрастает. Это обусловливает появление фирм, предоставляющих информационные услуги, например Консультант-Плюс, Гаранат и другие фирмы предлагают правовые общезначимые документы, постоянно необходимые юристам, аудиторам, бухгалтерам, работникам банковских и финансовых структур, государственным чиновникам и руководителям предприятий. Общий объем комплексов составляет десятки тысяч документов законодательного и нормативного характера. Обновление и пополнение информации осуществляется фирмами еженедельно на основании прямых договоров об информационном обмене с органами власти и управления Российской Федерации. Региональные банки правовой информации дают своим клиентам возможность использования в работе труднодоступные документы органов власти и управления регионального уровня.
Экономическая информация в финансово-кредитных органах имеет специфическое содержание, так как связана с экономической работой финансовых и банковских учреждений, которая ими ведется по обслуживанию клиентуры, воздействуя на их показатели экономической деятельности. Достигается это средствами анализа, контроля и ревизии, разработкой мероприятий по улучшению финансово-экономического положения хозяйствующих субъектов.
Вместе с экономической информацией по обслуживанию клиентуры для контроля и анализа их хозяйственной деятельности используется также техническая, нормативно-справочная, директивная информация.
Таким образом, накопленная и систематизированная информация с соответствующими средствами ее хранения, накопления и просмотра становится объектом купли-продажи, получает оценку своей потребительной полезности в виде стоимости. Экономическая информация в сфере материального производства служит инструментом управления производством.