27.Ms Excel. Встроенные функции.

Табличный процессор Excel является одним из наиболее популярных пакетов программ, предназначенных для создания табличных документов. Он обладает мощными вычислительными возможностями, средствами деловой графики, обработки текстов, ведения баз данных.

Использование встроенных функций Excel.

MS Excel содержит 320 встроенных функций. Для удобства функции в Excel разбиты по категориям (математические, финансовые, статистические и т.д.).

Обращение к каждой функции состоит из двух частей: имени функции и аргументов в круглых скобках. Аргументы функции могут быть следующих типов:

1)числовые константы, например, функция ПРОИЗВЕД(2;3) вычисляет произведение чисел 2 и 3, т.е. 2·3.

2)ссылки на ячейки и блоки ячеек (функция ПРОИЗВЕД (А1;С1:СЗ) вычисляет произведение содержимого ячеек А1,С1,С2 и С3, т.е. А1·С1·С2·СЗ

3) текстовые константы (заключенные в кавычки).

4) логические значения.

5) массивы.

6) имена ссылок, например, если ячейке А10 присвоить имя СУММА (последовательность команд Вставка, Имя, Определить.. .),а блоку ячеек В10:Е10 -имя ИТОГИ , то допустима следующая запись: =СУММ(СУММА; ИТОГИ).

7) смешанные аргументы, например, =СРЗНАЧ (Группа;АЗ;5*3)

Встроенные функции призваны значительно облегчить работу пользователя, поскольку сокращает написание формул.

Любая функция может быть вручную введена в ячейку. Ввод любой функции начинается со знака (=), за которой следует название, а затем без интервалов должны идти круглые скобки, в которых через символ точка с запятой (;) перечисляются аргументы функции. Даже если аргумент отсутствует (как у функции =СЕГОДНЯ()), круглые скобки должны присутствовать. Для задания функции используются следующие правила.

Формулы, содержащие функции, можно вводить непосредственно в ячейку, в строку формул или создавать с помощью Мастера функций. Для вызова Мастера функций необходимо выбрать команду Функция в меню Вставка или нажать кнопку Мастер функций (значок f_x ). B открывшемся диалоговом окне выберите категорию и имя функции, затем в поля с соответствующими подсказками введите аргументы. После нажатия кнопки Закончить готовая функция появится в строке формул.

28. Ms Access. Терминология, импортирование и встраивание бд.

База данных — это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации.

В базе данных предприятия, например, может храниться:

• вся информация о штатном расписании, о рабочих и служащих предприятия;

• сведения о материальных ценностях;

• данные о поступлении сырья и комплектующих;

• сведения о запасах на складах;

• данные о выпуске готовой продукции;

• приказы и распоряжения дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения какой-либо информации могут приводить к значительным изменениям в разных других местах.

Существуют два различных способа переноса данных в Microsoft Access: импортирование и встраивание. Импортирование выполняется при переносе данных из одной программы в другую ( из Microsoft Excel в Access). При встраивании данные представляют для Access внешнюю таблицу, они остаются в исходном формате и в дальнейшем могут обрабатываться как в оригинальном формате так и в формате Access. Структуру встроенной таблицы изменять нельзя, т.е. нельзя добавлять или удалять поля, изменять их параметры.

MS Access — наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобра­зование структуры данных, вывод данных, являющихся результа­том решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанав­ливать ссылочную целостность данных*. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рам­ках среды Windows.В состав пакета MS Access входит также ряд специализирован­ных программ, решающих отдельные задачи (так называемых «мастеров»).База данных (БД) — это интегрированная совокупность взаи­мосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.Для облегчения работы с базами данных используются систе­мы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS — Database Management System) — специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на за­просы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают со­хранность и перемещение данных, а также возможность их ис­пользования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справоч­ных программных комплексов реализовано на основе примене­ния той или иной СУБД. После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка. Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено, минимизировано до пикто­граммы или закрыто.* Под целостностью данных понимается система правил Microsoft Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.Главное окно MS Access содержит строку меню, панель инст­рументов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна БД приводит к закрытию самой базы.Через меню Файл можно открыть имеющуюся базу данных или создать новую базу данных. База данных — это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации

29.MS Access. Схема связи, виды связей базы данных.Что такое связи между таблицами

В реляционной базе данных связи позволяют избежать избыточности данных. Например, в ходе создания базы данных, содержащей сведения о книгах, может появиться таблица под названием "Книги", в которой будут храниться параметры каждой книги, такие как ее название, дата публикации и издатель. Кроме того, есть и дополнительные сведения об издателе, которые может потребоваться сохранить, такие как его телефонный номер, адрес и почтовый индекс. Если хранить их в таблице с книгами, то телефонный номер издателя будет повторяться для каждой опубликованной им книги. Более правильным вариантом является вынесение сведений об издателях в отдельную таблицу "Издатели". При этом таблица "Книги" будет содержать ссылки на записи таблицы "Издатели". Чтобы сохранить синхронизацию, следует обеспечить целостность данных между таблицами "Книги" и "Издатели". Связи с обеспечением целостности данных позволяют следить за тем, чтобы данные в одной таблице соответствовали данным в другой. Например, каждая книга в таблице "Книги" связана с определенным издателем в таблице "Издатели". Добавить в таблицу книгу для издателя, отсутствующего в базе данных, невозможно.

/Виды связей между таблицами/Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца "ИД_издания" в таблице "Книги" (первичный ключ) и столбца "ИД_издания" в таблице "Продажи" (внешний ключ)./Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы.

/Связи "один ко многим"/Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами "Издатели" и "Книги" установлена связь "один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем./Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом./В Microsoft Access сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

/Связи "многие ко многим"/При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами "Авторы" и "Книги" установлена связь вида "многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида "один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей "АвторыКниг". Первичный ключ таблицы "АвторыКниг" - это сочетание столбцов "ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и "ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

/Связи "один к одному"/При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности./Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.

• Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.

• Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.

• Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.

• Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы./В Microsoft Access сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.