3. Сортування та пошук записів бази даних.

При роботі з великим масивами часто потрібно виконувати сортування даних по певних полях. При сортуванні порожні комірки розміщуються завжди в кінці списку. Для того щоб сортування проводилось правильно, необхідно вказати поля, які будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими.

Програма дозволяє сортувати список за трьома стовпцями одночасно. Якщо виникає потреба у сортуванні більше як по трьох стовпцях, можна виконати декілька послідовних сортувань по меншій кількості стовпців. При цьому потрібно сортувати спочатку на менш важливому стовпці, потім повторити сортування по стовпцю наступного ступеня важливості і т. д.

Сортувати можна як числові, так і текстові поля. При цьому текстові поля сортуються в алфавітному або у зворотному до нього порядку, а числові поля – або за зростанням, або за спаданням значень. Сортування за полями, які містять дату та час, будуть проводитись правильно лише тоді, коли вони представлені у відповідному форматі Дата/час. Якщо вам потрібно сортувати за одним полем, то можна використовувати кнопки та панелі інструментів, якщо ж сортуватимете по декількох полях (двох або трьох) скористайтесь послідовністю команд меню Дані – Сортіровка.

За замовчуванням виконується сортування рядків списку. Проте програма дозволяє сортувати і стовпці (поля) списку. Також передбачена можливість створення користувачем свого порядку сортування.

Пошук записів бази

В Excel процедура пошуку і селекції даних організо­вується за принципом збігу або селективним способом.

Принцип збігу передбачає повну ідентичність крите­рію значенню поля, що аналізується під час пошуку, аж до розмірів літер і кількості пропусків. Критерії при цьому подаються у вигляді текстової константи, дати або чисел, наприклад:

ПП «Маяк»; ТШ-45; 27.10.02; 22,95

Селективний спосіб пошуку реалізується за допомо­гою таких критеріїв, як відношення, логічні функції та шаблони, наприклад:

ПП*;ШТ-4?;ТШ*;ЗАТ*;

И (Ціна, грн. >=20; Ціна, грн. <=60);

ИЛИ (Дата замовлення<=20.10.02; Дата замовлення >=28.10.02),

^де * —ознака будь-якої групи символів; ? — ознака того, що в цій позиції може міститися будь-який символ. Аналогічні функції виконують інші критерії.

На етапі створення бази даних, щоб розпочати ручне введення критеріїв, пошук записів, їх послідовне перегля­дання і редагування, слід активізувати команду Критерии, яка трохи видозмінює початкове вікн й очищає всі його поля.

Як критерії пошуку використовують значення полів по­чаткової бази, що вводять до відповідних комірок нового вікна командою Добавить. Загалом керують критеріями так само, як і записами. Шукати дані можна за одним або кількома критеріями одночасно

Переходять до режиму пошуку клацанням мишею на кнопці «Далее». Як результат, у початковому вікні з'являється перший із записів бази даних, що задовольняє задані критерії. Запис переглядають і в разі потреби корегують. Після клацання мишею на кнопці «Закрыть» Excel записує відновлений запис у базу да­них. Усі подальші записи переглядають у вікні за допо­могою кнопок «Назад» і «Далее».

Примітка

Якщо критерію пошуку не задовольняє жоден із записів бази даних, то клацання мишею на будь-якій із кнопок вікна су­проводжується звуковим сигналом.

Повернення до поточного запису й ігнорування резуль­татів пошуку за критерієм забезпечується кнопкою «Прав­ка». Для введення чергового критерію потрібно заздале­гідь активізувати команду Очистить, після чого пошук від­новлюється. Повертаються до початкової бази даних через команду Данные—Фильтр—Отобразить все.