Модуль 1. Офисные компьютерные технологии

Оглавление

Вопрос 15: Окно программы Excel. Структура электронной таблицы. Адреса ячеек. 2

Окно программы Excel 2

Вопрос 16: Типы данных в ячейках. Форматы числовых данных. Точность числовых значений. 8

Вопрос 17: Форматирование ячеек, строк и столбцов. 17

Вопрос 18: Средства автоматизации ввода и редактирования данных. 19

Разбиение листа Excel на страницы 21

Вопрос 20: Создание формул, использование арифметических рабочих скобок. 23

Создание формул 23

3.2. Ввод формул путем указания ячеек 27

Вопрос 21: Циклические ссылки. Ошибочные значения. 27

Вопрос 15: Окно программы Excel. Структура электронной таблицы. Адреса ячеек.

Окно программы Excel

При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга1.

При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга Excel - это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Рассмотрим подробнее специфические элементы окна Excel (рис. 1).

Рис. 1. Окно программы Excel

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка формул Excel показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ссылка на ячейку - адрес точки пересечения ее столбца и строки.

Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel - А1 .

Ссылка на активную ячейку будет появляться в поле имени.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге Excel, по умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.

Структура электронных таблиц Exel Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место. Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке. На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты. В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий): 1. финансовые функции; 2. функции даты и времени; 3. арифметические и тригонометрические (математические) функции; 4. статистические функции; 5. функции ссылок и подстановок; 6. функции баз данных (анализа списков); 7. текстовые функции; 8. логические функции; 9. информационные функции (проверки свойств и значений); 10. инженерные функции; 11. внешние функции. Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

Адреса ячеек

Ячейки идентифицируются по их положению в таблице, или адресу. Этот адрес представляет собой название столбца, за которым следует номер строки. Поэтому первая ячейка рабочего листа, расположенная в его верхнем левом углу, имеет адрес А1, самая левая ячейка второй строки — А2, а верхняя ячейка второго столбца — В1. Обычно адрес ячейки состоит из буквенного названия столбца и номера строки. Можно использовать также систему ссылок на ячейки R1C1, которая имеет такое название, поскольку первая ячейка таблицы, А1, в этой системе характеризуется адресом R1C1. Обратите внимание на два отличия в способах адресации ячеек. * Система адресации R1C1 не использует буквенный заголовок столбцов.

При выборе данной системы на вкладке Общие (General) диалогового окна Сервиса Параметры (Tools=>Options) буквенные заголовки столбцов меняются на числа (рис. 1.2). ? В системе адресации R1C1 сначала указывают номер строки, а затем— номер столбца, на пересечении которых расположена ячейка. При обычной системе адресации заголовок столбца указывается первым. Основное преимущество обычной системы адресации заключается в том, что она короче. Поэтому многие пользователи считают, что ее применение, особенно в формулах, удобнее, так как не приходится каждый раз обращаться к сокращению R (строка) и С (столбец). Недостатком данной системы является то, что столбцы после 26-го именуются двумя буквами (всего в рабочем листе 256 столбцов).

При работе с широкими листами система адресации R1C1 оказывается достаточно удобной. Предположим, необходимые данные находятся в ячейке R1C52. Из адреса ясно, насколько далеко они расположены по отношению к первой ячейке таблицы. А если знать, что данные содержатся в той же ячейке с адресом AZ1, будет ли вам столь же очевидно их расположение? Определение активной ячейки Независимо от используемой системы ссылок на ячейки, Excel выделяет ячейку, с которой работают в настоящее время (эта ячейка называется активной, или текущей), несколькими способами. ? Адрес ячейки находится в поле слева непосредственно над строкой заголовков столбцов (в поле Имя (Name)). ? Выделяются заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится ячейка.

Абсолютные и относительные адреса ячеек в excel 2010.

Одной из функций программы excel 2010 является работа с формулами, а поскольку в формулах указываются не значения, а адреса ячеек, в которых находятся значения, значит, этот вопрос достоин внимания. Почему нужны абсолютные и относительные адреса ячеек в excel 2010 и как вообще назначаются адреса?

Если вы откроете программу excel 2010, то вы увидите, что вверху каждой ячейки верхней строки есть буквы английского алфавита – это первая часть адреса ячейки. Первая ошибка каждого чайника – новичка, писать адреса ячеек русскими буквами, если вы обратили внимание, что ваша формула не работает, то скорее всего в адресе ячейки вы допустили ошибку и нужно набрать адрес ячейки английскими буквами.

Вторая часть адреса это цифры – номера записей (строк). Совмещаем английские буквы

– адреса полей (столбцов) и цифры (адреса записей (строк)) и получаем адрес ячейки. На рисунке есть выделенная ячейка с адресом B1.

(рисунок 1)

Теперь про абсолютные и относительные ссылки – чем они отличаются.

1. Абсолютная ссылка содержит знак $ , причем если этот знак стоит перед буквой, то это абсолютная ссылка на поле (стобец), а не на поле и запись. Т.е. если ссылка на ячейку абсолютная полностью, то знак $ стоит перед двумя частями адреса – буквой и цифрой, например $B$1.

2. Относительная ссылка это адрес без знака $. Пример B1.

3. Конечно же ссылка вполне может быть и смешанной – например B$1.

В чем разница между ссылками.

Разница в том, что копируя формулу, в которой будет относительная ссылка на ячеку мы получим изменившуюся формулу. Например скопировав формулу =A1*2 из ячейки B1, в C1 мы получим =C1*2. Скопировав подобную формулу несколько раз вы можете получить разные результаты и тогда поймете зависимость – копируя в другой столбец мы получаем изменение буквы, а если копируем формулу в другую строку мы видим, что изменяется цифра. Соответственно, если вы копируете в соседнюю строку и столбец (поле), то меняются обе части адреса – и буква и цифра.

Если в вашей формуле перед какой то частью адреса стоит знак $ , то эта часть является абсолютной ссылкой на строку или столбец. Например копируя ту же формулу =$A1*2 из ячейки B1, в C1 мы получим то же самое, т.к. должны была поменяться буква, но не поменялась т.к. ссылка на нее абсолютная.

Если скопируем формулу =A$1*2 из ячейки B1, в C2, то она превратится в =B$1*2. Ссылка копировалась и в соседний столбец и в соседнюю строку, соответственно, при копировании, должны были поменяться и буква и цифра , но поменялась только буква, потому, что ссылка на нее относительная .

Для обычных задач использовать знак $ и делать ссылки абсолютными не обязательно, если вы конечно не будете добавлять какие-то строки или столбцы - получится смещение расположения ячеек и соответственно изменятся адреса в некоторых формулах .