СУБД Microsoft Access. Достоинства. Основные объекты Таблицы, формы, запросы, отчеты.
Средства создания основных объектов MS Access. Режим таблицы ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);
автоматизированные (разработка с помощью программы-мастера)
автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов
Получаем доступ к заготовке таблицы. Совершенствуя ее, пользователь определяет необходимые свойства и заполняет ее информацией.
Поле Код – ключевое. Его можно удалить только в режиме Конструктора.
Поля добавляются после выделения столбца Добавить поле и определения типа данных, которые будут храниться в ячейках этого столбца.
MS Access. Режим Конструктора таблиц Работа с любыми объектами начинается с окна базы данных в режиме таблицы.
Следует перейти в режим Конструктора таблиц, задав имя таблице. В этом режиме представляется графический бланк для создания и редактирования структуры таблицы. В верхней части окна конструктора расположена таблица-бланк, которая должна содержать перечень всех полей, их типов и заголовков.
Для создания таблицы надо заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных».
Графа «Описание» предназначена для текста-подсказки. В первом столбце вводят имена полей
Тип данных выбирается из списка справа в выбранной ячейке (кнопка – скрытый элемент управления., отображается только после щелчка на поле бланка). При создании таблицы целесообразно (хотя не обязательно) задать ключевое поле.
«Щелкают» по имени поля правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбирают пункт Ключевое поле. Появляется изображение ключика. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля выделенного в верхней части.
Некоторые свойства заданы по умолчанию.
Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать.
MS Access. Свойства текстового поля Размер – может находиться в пределах от 1 то 255 символов
Формат. Специальные символы, которые задают вид и размер выводимых строк
Маска ввода - последовательность кодовых символов (шаблон)
Подпись – это второй идентификатор поля, который используется программой вместо имени поля при работе с данными
Значение по умолчанию – автоматическая подстановка заданного значения во все вновь создаваемые поля.
Условие на значение – позволяет создать фильтр, который разрешает вводить в данное поле только то, что удовлетворяет определенному условию
Свойство «Обязательное поле» является логическим и «Да» означает, что в поле обязательно должны быть введены данные
Свойство «Пустые строки» – логическое и определяет, разрешены или нет в данном поле пустые строки.
Свойство «Индексированное поле» может иметь одно из 3-х значений и позволяет ускорить доступ к данным
MS Access. Форматы данных Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, OLE Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding)
Поле данного типа не хранит информацию как таковую, а содержит ссылку на Объекты, которые могут быть включены в базу данных с использование OLE-протоколов обмена данными.
Для внедрения объекта надо установить курсор на ячейку поля OLE, открыть контекстное меню, выбрать команду Вставить объект. Программа откроет окно диалога для выбора типа объекта, который отождествляется с приложением, в котором он может быть создан или отредактирован.
MS Access. Мастер подстановок Столбец (или поле) подстановок — это поле в таблице, значение которого загружается из другой таблицы или из списка значений.
Столбец подстановок можно создать
вручную, задав полю свойства
поля подстановок, или
автоматически путем заполнения
полей мастера подстановок. Можно добавить столбец подстановок путем выбора пункта «Столбец подстановок» в группе «Поля и столбцы» на вкладке «Режим таблицы».
MS Access. Мастер таблиц (шаблоны). Импорт таблиц Таблицу можно создать
- в режиме таблица, в режиме конструктора таблиц
- в режиме мастера таблиц (шаблонов), режиме использования заготовок таблиц На вкладке Создание в группе Таблицы, щелкнув Шаблоны таблицы, следует выбрать из списка один из доступных шаблонов - «Контакты», «Задачи», «Вопросы», «События» и «Основные фонды». Для создания таблицы можно использовать
- импорт данных, сохраненных в другом месте (Excel , другая база данных Access, папки Microsoft Office Outlook 2007)
- связь с ними. В базе данных, в которой надо создать новую таблицу, выбирают один из доступных источников данных.
Далее следуют инструкциям в диалоговых окнах и производят импорт.
MS Access. Форма. Ее структура. Инструмент «Форма». Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных. В режиме Констуктора формы могут содержать следующие разделы:
заголовок, область данных,
примечания. Если нужна форма, в которой отображается сразу несколько записей, то можно воспользоваться инструментом «Несколько элементов» (форма ленточная или табличная). Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы.
MS Access. Инструмент «Разделенная форма». Создание формы для отображения нескольких записей. Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы. Если нужна форма, в которой отображается сразу несколько записей, то можно воспользоваться инструментом «Несколько элементов» (форма ленточная или табличная).
MS Access. Создание формы при помощи Мастера формы. Инструмент «Пустая форма» Можно воспользоваться мастером форм и в диалоге с этим инструментом создать форму.
Для этого на закладке «Создание» следует в группе Формы щелкнуть инструмент «Другие формы», а затем в списке щелкнуть пункт Мастер форм. На вкладке Создание в группе Формы следует щелкнуть по кнопке Пустая форма.
Открывается пустая форма в режиме макета и отображается область Список полей.
MS Access. Режим Макета формы. Режим Конструктора формы - наглядный режим для изменения форм.
В режиме макета форма фактически выполняется, но в этом же режиме можно изменять и структуру формы.
- можно изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры.
можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства формы и входящих в нее элементов управления.
Изменить свойства формы можно с помощью окна свойств - клавиша F4.
Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы.
В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные.
Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета. - добавлять в форму различные элементы управления, (надписи, рисунки, линии)
- изменять источник элемента управления «Поле» непосредственно в поле без использования окна свойств
- изменять размеры разделов формы
- изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета
Ms Access. Режим Конструктора таблиц
MS Access. Элементы управления и их виды Элементы управления – элементы, улучшающие интерфейс пользователя. Элементы управления могут быть: Присоединенный элемент управления — элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Свободные элементы управления — элементы управления, не имеющие источника данных. Вычисляемые элементы управления — элементы управления, источником данных которых является выражение (сочетание операторов, имен полей, других эл-тов управления ...)
MS Access. Создание списка или поля со списком Отображает список значений или вариантов. Содержит строки данных. Поле со списком.
Список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка, позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Алгоритм
1 Выбрать команду Конструктор.
2 Установить флажок
Использовать мастера
3 Нажать кнопку Список
или Поле со списком
4 Щелкнуть в форме место, в которое нужно поместить список или поле со списком. Откроется мастер списков или мастер полей со списком
5 Необходимо следовать инструкциям мастера
Ms Access. Элемент «Кнопка» и его характеристика
Ms Access. Элемент «Рисунок» и его характеристика
MS Access. Запросы. Запросы на выборку в режиме Конструктора запросов Запрос — это набор инструкций, который можно использовать для обработки данных.
Запрос возвращает результаты обработки в виде результирующей таблицы, которая может не соответствовать ни одной базовой таблице.
С помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. В верхней части размещается структура таблиц, к которым адресован запрос.
В нижней – столбцы результирующей таблицы, которая будет сформирована в результате выполнения запроса.
MS Access. Запросы. Запросы на выборку в режиме Мастера запросов 1) На вкладке Создание следует щелкнуть Мастер запросов 2) В диалоговом окне Новый запрос выбирают вариант Простой запрос. 3) Выбирают нужные таблицы и поля, которые добавляются в список Выбранные поля.
Следуют инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах Мастера.
MS Access. Упорядочение записей, управление отображением, использование условий отбора в результирующей таблице Сортировка – способ упорядочения записей по какому-либо полю. В нижней части экрана в режиме Конструктора запросов имеется строка Вывод на экран. По умолчанию все поля, введенные в результирующую таблицу, выводятся на экран. Условия отбора - это конструкции, посредством которых устанавливается, какие записи должны отбираться по запросу и представляться в результирующей таблице.
MS Access.Запросы с параметрами и их использование - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные.
MS Access Вычисления в запросе. Суммирование данных с помощью строки итогов Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе, например, найти сумму, среднее значение одного поля, перемножить значения двух полей,
вычислить дату, отстоящую от текущей на три месяца и др.
Результаты вычислений не запоминают в базовой таблице. Вычисления производят всякий раз, когда выполняется запрос.
Поэтому результаты представляют текущее содержимое БД.
Для вычислений можно использовать встроенные (итоговые) функции или выражения создаваемые пользователем.
Встроенная функция позволяет найти итоговое значение для групп записей или всех записей. Ее называют итоговой функцией.
Эта функция использует в качестве аргументов несколько значений одного поля и возвращают единственное значение.
Например, Sum, Count, Avg (для вычисления среднего значения), Min и Max и др. Строка итогов добавляется в запрос путем открытия запроса в режиме таблицы, добавления новой строки, а затем выбора нужной статистической функции, например Sum, Min, Max, или Avg.
Алгоритм
- выберите Конструктор
запросов,
- выберите таблицу или таблицы, которые необходимо использовать в запросе - выберите поля таблицы, которые нужно использовать в запросе.
- выполнить запрос, нажмите кнопку Выполнить . Результаты запроса будут отображены в режиме таблицы. - сохранить запрос,
- откройте запрос в режиме таблицы
- на вкладке Главная в группе Записи выберите команду Итоги в строке Итог щелкните ячейку в поле, по которому необходимо провести суммирование, и выберите в списке функцию Sum, скрытие строки итогов - на вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.
MS Access Вычисления в запросе. Вычисление итогов с помощью запросов Общие итоги — это сумма по всем значениям столбца.
1) Простой общий итог – суммируются значения одного столбца. Например, можно вычислить полную стоимость доставки.
2) Общий итог, исключающий несколько записей. Например, можно вычислить суммы продаж только по последней пятнице
3) Вычисляемый общий итог – суммируются значения более чем одного столбца. Вычисление простого общего итога: - режим Конструктора запросов,
- выбрать таблицу, которую необходимо использовать в запросе (например, Заказы),
- выбрать поля (столбец Стоимость доставки),
- на вкладке Конструктор выбрать команду Итоги.,
- изменить значение в строке Групповые операции столбца Стоимость доставки на Sum.
- нажмите кнопку Выполнить, чтобы выполнить запрос.
К началу имени поля, в котором производится суммирование присоединяется Sum. Исключать часть записей можно с помощью инициализации параметров.
MS Access Вычисления в запросе. Выражения, создаваемые пользователем В таблицах базы данных хранятся простые вычисляемые значения. Например, в таблицах можно хранить даты рождения сотрудников, но не их возраст.
Хранить такие данные, как возраст, в таблицах нет необходимости, т. к. если известна дата рождения и текущая дата, возраст нетрудно вычислить. Возраст: DateDiff ("yyyy"; [Рожд]; Date())
Возраст - это имя вычисляемого поля. Если имя не указано пользователем, то Access использует общее имя, например Выражение1.
Строка после двоеточия (:) – это выражение, которое для получения значений для каждой записи.
DateDiff – функция для расчета разницы между двумя датами.
“yyyy” – формат, который указывает на значение в годах
[Рожд] и Date() служат для получения двух значений дат. Date() возвращает текущую дату, а [Рожд] - это ссылка на поле «Рожд» в базовой таблице