5. Организация проведения выставочной рекламы

Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается выставка. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Выставочный комитет определяет состав участников выставки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки.

Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников выставки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность.

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования выставки.

На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров.

Ход торговых операций на выставках контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров.

Предметом торговли на выставке могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на выставке не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Выставляются на выставках также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на выставке.

Выставке могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

По масштабу и характеру осуществляемых торговых операций выставки подразделяются:1. Международные выставки.

2. Всероссийские выставки соединяют интересы большого количества предприятий, объединений с различными направлениями хозяйственной деятельности, специализации производства. На выставках сосредотачиваются товары весьма широкого профиля и ассортимента.

3. Зональные выставки привлекают к участию весьма значительное количество организаций, предприятий ряда близлежащих регионов. Ассортиментный состав предлагаемых товаров несколько уже.

4. Региональные (областные, краевые, республиканские) выставки функционируют для оперативного удовлетворения потребителей необходимыми товарами. В организационном плане они более доступны для участников.

Место, время проведения, тематика выставки определяется соответствующими ведомствами с участием коммерческих структур предприятий и объединений. Выставки работают по графику с предварительной установкой времени и места. При координации графиков следует добиваться недопущения совпадения сроков проведения выставок, чтобы избежать параллельной их работы в близлежащих регионах.

Заключение

Во время проведения выставок конкретизация отдельных мероприятий зависит прежде всего от маркетинговой стратегии. На высокую эффективность выставок производитель может рассчитывать лишь в том случае, если: они, во-первых, подготовлены и проведены на основе предварительных исследований с учетом динамичной природы рынка; во-вторых, создана обоснованная, запоминающаяся и должным образом воздействующая на заранее выбранную потребительскую аудиторию рекламная продукция; в-третьих, направленность кампаний обеспечена достаточно широкой по объему публикацией в наиболее целесообразных для решения поставленных задач и учитывающих специфику рекламной аудитории средствах распространения рекламы; в-четвертых, мероприятия в разных местах и на разных уровнях сбытовой деятельности скоординированы. Этот комплекс условий возникает вне зависимости от того, рекламируется ли товар массового спроса или промышленного назначения.Независимо от сроков проведения, каждая выставка включает в себя три основных этапа: подготовительный, кульминационный и заключительный. Основным является подготовительный, так как от него зависят остальные два этапа, а также успех выставки в целом. Подготовительный этап включает в себя планирование выставки. Планирование учитывает ситуацию, складывающуюся вокруг товара на рынке, и предопределяет расходы на рекламу.

Немаловажный этап это определение эффективности выставки. Большинство специалистов считает, что затраты на рекламу должны рассматриваться как неизбежные расходы, подобно расходам на исследования, обучение, оборудование, т.е. для достижения запланированного объема реализации необходимо поддерживать определенный, выработанный рыночной практикой процент отчислений на рекламу, зависящий от этого объема.

Тем не менее относительную эффективность выставки установить можно: во-первых, соотношением объемов продаж или прибыли до и после проведения выставки и затраченной на нее суммы, а во-вторых, изменением процента информированности заданной рекламной аудитории о рекламодателе, его товарном знаке, продукции и услугах. В последнем случае эффективность оценивается тем, насколько она выполняет свою информационную функцию.

27)Особенности выставочной деятельности в регионах России.

1.3 Современная выставочная деятельность в России

В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:

1) растет количество специализированных выставок по сравнению с универсальными (соответственно, 76% и 24%), что весьма выгодно фирмам- экспонентам

2) наблюдается рост числа российских фирм, участвующих в международных выставках

3) стабильно растет интерес зарубежных фирм к России

Этот бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.

В 2008 году в Москве было проведено примерно 520 выставок. Если не учитывать постоянно действующие строительные выставки, универсальные выставки-продажи, православные и медовые ярмарки, некоторые выставки павильона "Культура" на ВВЦ (статистические данные таких мероприятий, как правило, организаторы не дают), то количество торгово-промышленных московских выставок снижается до 415, 27, которые были проведены впервые. Наибольшее количество (пять) первых выставок в 2008 году - по промышленной тематике.

Для сравнения: на 2007 год было запланировано примерно 540 выставок, причем впервые - 53 из них. Только 22 первые выставки 2007 года стали вторыми в 2008 году - не все проекты оказались удачными.

Разделение выставок по количеству экспонентов.

В справочных изданиях "Информ ЭКСПО" практически для всех московских выставок указывается количество экспонентов, свидетельствующее о масштабе мероприятия. Статистические сведения в полном объеме приведены только для выставок, прошедших независимый выставочный аудит.

В 2007 году таких выставок было 78.

Анализ выставок, прошедших в Москве в течение 2007 года, дает следующее деление общего их количества по числу экспонентов:

Более 1000 экспонентов участвовали в выставках: МITT, World Food Moscow, "Золотая осень", "Мебель", "Московская международная книжная ярмарка". "Текстильлегпром" (проходит 4 раза в год). Более 2000 участников - в выставках "Продэкспо" и Mosbuild.

Устроители выставок.

На начало 2008 года организацией выставок в Москве занимались 155 компаний. Из них 102 компании проводят по одной или по две выставки (всего 148 мероприятий, что составляет 28% от общего их числа).

Большинство этих компаний не являются специализированными выставочными в полном смысле этого слова. Они представляют отраслевые ассоциации и объединения, или являются специально созданной дирекцией одной выставки. Как правило, организация выставок не является основным видом их деятельности.

8 компаний, каждая из которых организует не менее 10 выставок, проводят в сумме 152 мероприятия, что составляет 29% от общего числа выставок.

Сворачивают свою российскую выставочную программу, продавая выставки, известные компании "Защита Экспо", "Старая крепость", "Майер Джей Экспо". В то же время уверенно заявляют о своем присутствии на российском выставочном рынке зарубежные компании - Reed Exhibition, Turkel Fair Org, Messe Frankfurt и другие. Всемирно признанные бренды московских выставок.

В целом по России Знак Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) имеют 89 выставок, в том числе 62 московские.

Членами UFI являются 22 московские выставочные компании, занимающиеся организацией и проведением торгово-промышленных выставок. Компании "Экспоконста" и "Русском Ай-Ти Системс" приняты в качестве партнеров выставочной индустрии и являются ассоциированными членами UFI.