64

Лекция 1

Тема 1. Понятие и классификация информационных технологий в менеджменте, их роль в управленческих процессах предприятия

1.1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В СИСТЕМАХ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Современное предприятие представляет собой сложную структуру, отдельные компоненты которой (трудовые, материальные и финансовые ресурсы, основные и оборотные фонды и т.д.) постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии.

Для динамичного развития предприятия (экономического объекта, фирмы), достижения поставленных целей необходим эффективный менеджмент, т.е. эффективное управление всеми процессами и объектами предприятия, в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и других параметров продукции, усложнением хозяйственных связей.

Сложность предприятий и организаций предполагает необходимость системного подхода к формированию и решению управленческих задач. Важной чертой системного подхода является то, что не задачи приспосабливаются к сложившейся организации предприятия, а организация строится исходя из характера задач и методов их реализации. При этом системный подход требует:

рассматривать каждое предприятие как систему, состоящую из множества подсистем — структурных подразделений;

четко определять цели предприятия и его структурных подразделений;

эффективно обеспечивать эти цели.

Система — множество элементов, которые находятся между собой в определенном взаимодействии и образуют единое целое.

Все системы подразделяются на элементы, имеющие определенное функциональное назначение. Сложные элементы систем в свою очередь, состоящие из более простых взаимосвязанных элементов, называются подсистемами. На предприятиях подсистемы образуют отделы, управления службы и т.д. Особенностью предприятия как системы является то, что в нее входят и нематериальные элементы (специалисты, инновационная деятельность и т.д.), взаимодействующие между собой.

Каждая из подсистем самоуправляющаяся, однако постоянно находящаяся под воздействием систем более высокого уровня. Подсистемы имеют определенные характеристики, к которым можно отнести:

структуру, под которой понимается соотношение подразделений системы, их взаимосвязь и соподчиненность;

• организацию, т.е. обеспечение подразделений необходимыми ресурсами для функционирования и развития;

• способность воспринимать воздействие от внешней среды и в свою очередь воздействовать на нее и т.д.

• Если отдельные элементы системы расположены на разных уровнях иерархии и внутренние устойчивые связи между элементами организованы только от вышестоящих к нижестоящим и наоборот, то структура системы является иерархической.

Различные предприятия и организации являются примерами многоуровневых систем, в которых иерархические связи имеют приоритетное значение. Структура предприятий включает множество бизнес-компонентов — других систем и подсистем, к которым относятся маркетинг, производство, сбыт, транспорт, учет, кадры, складское хозяйство, исследование и развитие и т.д.

Структурные элементы предприятия как системы характеризуются наличием определенных совместных действий за счет объединяющих их устойчивых связей.

В процессе функционирования предприятия, в результате действия на него различных внешних и внутренних факторов происходит изменение существующих связей, которое влечет за собой изменения состояния системы. Если изменения не приводят к требуемому результату, то возникает необходимость с помощью органов управления так изменить связи внутри системы и между подсистемами, чтобы достичь заданной цели. Таким образом, для того чтобы различные происходящие как внутри предприятия, так и за его пределами процессы протекали в соответствии с их целевым назначением, они должны управляться для достижения единой цели — получения прибыли или услуг, удовлетворяющих потребности служащих, акционеров или учредителей данной фирмы.

В сущности задача управления сводится к тому, чтобы согласовывать деятельность людей по управлению с требованиями рынка и определяемых им прогрессивных тенденций, позволяющих правильно оценить реальную обстановку и направление ее развития, условия функционирования предприятия в рыночных отношениях.

В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой «петли управления», включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз — планирование — контролируемая деятельность по реализации планов — учет и анализ результатов — корректировка прогнозов и планов (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Обобщенная схема управления

Без управления невозможна целенаправленная деятельность любого предприятия. Управление выступает как важное свойство любой организации, которая постоянно стремится сохранить свою структуру, развивать внутренние связи и на этой основе совершенствоваться.

Потребность в управлении возникает при необходимости координации деятельности членов трудового коллектива, объединенных для достижения поставленных перед ними локальных и глобальных целей. Первоначально любая цель носит обобщенный характер и лишь в процессе уточнения она формализуется управленческим аппаратом в виде целевых функций, которые характеризуются однородностью целей, действий или объектов их приложения. Эти функции можно классифицировать по различным признакам, представленным в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Классификация управленческих функций, реализуемых в менеджменте предприятий и организаций

№ п/п	Классификационный признак	Состав функций управления в менеджменте предприятий и организаций
1	Содержание управленческой деятельности	Исследование
		Прогнозирование и планирование
		Организация
		Мотивация и стимулирование
		Контроль
		Координация
		Регулирование
2	Организационная роль	Интеграция (объединение)
		Дифференциация [разделение, специализация]
3	Направление деятельности	Направленность на внутреннюю среду предприятия
		Направленность на внешнюю среду
4	Развитие объекта управ­ления	Управление экономическими процессами [финансы, инвестиции и т.д.)
		Управление социально-психологическими процессами [удовлетворенность трудом, атмосфера и т.д.)
		Управление организационными процессами (перераспределение обязанностей персонала и т.д.)
		Управление технологическими процессами (внедрение новых техноло­гий и т.д.)
5	Производственный процесс	Управление подготовкой производства
		Управление процессом производства
		Управление обеспечением производства
		Управление процессами реализации продукции
6	Тип производства	Управление различными элементами диверсифицированного производства
7	Уровень управления	Стратегическое управление
		Тактическое управление
		Оперативное управление
В	Этапность управления	Целеполагание
		Определение ситуации
		Определение проблемы
		Решение проблемы
9	Факторы производства	Управление производством
		Управление персоналом
		Управление информацией

Иерархичность, многоступенчатость структуры управления предприятием подразумевает, что первичные звенья предприятия управляются органами, находящимися под контролем органов следующего уровня. Те в свою очередь подчиняются и контролируются органами следующего уровня и т.д. То есть цели перед низовыми звеньями ставятся органами более высокого по иерархии органа управления. При этом управленческое воздействие должно охватывать все подсистемы нижестоящего органа управления, а также внутренние связи и зависимости. Таким образом, управление — это комплексный процесс, реализовать который на предприятиях и в организациях можно посредством определенной системы, называемой системой управления (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Схема системы управления предприятием

Систему управления предприятием можно рассматривать как совокупность двух взаимосвязанных элементов (двух составных частей): субъекта управления (СУ), выполняющего функции управления, и объекта управления (ОУ), реализующего управленческое воздействие. Для осуществления функции управления субъект управления должен располагать необходимыми ресурсами (материальными, трудовыми, финансовыми), обеспечивающими реализацию управленческих воздействий.

Субъект управления включает в себя менеджмент предприятия, т.е. управленческий аппарат, объединяющий в себе сотрудников, раз­рабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, контролирующих их выполнение, а также технические средства, обеспечивающие процесс управления предприятием в целом и его структурными подразделениями.

В каждом структурном подразделении предприятия управление решается по-разному, т.е. число ступеней и управляющих органов подразделения определяется целями, задачами и функциями управления.

Объект управления представляет собой элемент системы управления, который осуществляет выполнение поставленных задач (это станки, устройства, производственные процессы, работники, трудовые коллективы и т.д.). Для нормального функционирования объект управления нуждается в постоянном контроле и регулировании. В задачу объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Субъект управления и объект управления объединяются посредством каналов прямой и обратной связи.

Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от субъекта управления к объекту управления. Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, окружающей среде и т.д. Информация, передаваемая по каналам прямой связи, оказывает воздействие на объект управления, задает цель и необходимые параметры его функционирования.

Обратная связь обеспечивает субъект управления информацией о состоянии объекта управления и представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый к субъекту управления. Отчетная информация отражает внутреннюю экономическую ситуацию предприятия, а также степень воздействия на нее внешней среды (отношения с клиентами, качество сырья и т.д.).

Каналы прямой и обратной связи, циркулирующие внутри системы управления, представляют собой внутренние информационные потоки.

Информационный поток — направленное движение информации при условии, что у этой информации есть общий источник и общий потребитель.

Система управления взаимодействует с внешней средой посредством внешних информационных потоков, позволяющих субъекту управления ориентироваться в ситуациях за пределами предприятия, а также передавать необходимые сведения системам управления более высокого и более низкого уровня, клиентам, поставщикам, финансовым органам и т.д. Необходимость взаимодействия с внешней средой обусловлена прежде всего тем, что выработка и реализация управленческих решений менеджерами предприятия во многом зависит от внешних факторов, к которым можно отнести состояние рынка, действия конкурентов, уровень инфляции, налоговую и та­моженную политику и т.д.

Использование в управлении внутренней и внешней, по отношению к предприятию, информации является одной из необходимых составных частей, определяющих конечный успех деятельности организации. Это определяется прежде всего основными процедурами управленческого процесса, к которым относятся:

сбор, обработка, накопление, хранение и выдача информации о состоянии предприятия или организации и внешней среды;

анализ информации и оценка обстановки, в которой функционирует предприятие или организация;

составление и корректировка планов функционирования предприятия;

разработка альтернативных вариантов управленческих решений и оценка возможных изменений функционирования предприятия или организации;

определение или корректировка целей функционирования предприятия и выработанных на их основе управленческих решений и т.д.

Постоянные изменения, происходящие как внутри, так и вне предприятия, требуют систематического наблюдения и фиксации с тем, чтобы приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке путем принятия максимально целесообразных управленческих решений для выполнения предприятием возложенных на него функций. Только информация, реально отображающая реально происходящие процессы и явления, может создать условия для принятия решений, необходимых руководству предприятия.

Таким образом, для совершенствования менеджмента на предприятиях и в организациях, ускорения динамики развития бизнес-процессов, выполнения основных управленческих функций, таких как прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование, необходимо: своевременно получать актуальную технико-экономическую информацию;

интенсифицировать передачу данных, связанных с решением управленческих задач на предприятиях и в организациях;

повысить качество и расширить объем получаемой информации;

обеспечить минимальный уровень затрат, связанных с операциями обработки информации и т.д.

В современных условиях функционирования предприятий и организаций информация для менеджмента становится стратегической категорией и выступает как один из важнейших ресурсов (информационный ресурс) наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и др.

Информационный ресурс — совокупность накопленной информации, зафиксированной на материальном носителе в любой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

В процессе производственной деятельности информационные ресурсы рассматриваются как отдельная экономическая категория, которая является важнейшим элементом современного менеджмента.

Между информационными и другими видами ресурсов (материальными, финансовыми, энергетическими и др.) можно выделить общность, которая заключается в том, что все перечисленные выше ресурсы являются необходимыми условиями и элементами любой производственной деятельности, а их использование требует соответствующих затрат (включая обеспечивающую материально-техническую базу), связанных с основными преобразующими операциями.

Вместе с тем между информационными и другими видами ресурсов существуют принципиальные различия, главными из которых является то, что информация не убывает со временем, может использоваться много раз, а ее расширение фактически не имеет ограничений.

Информационные ресурсы характеризуются также возможностью концентрации, накопления на материальных носителях, передачей с большой скоростью и высокой степенью обобщения. Отсюда следует, что для теории и практики интенсификации процессов менеджмента на предприятиях необходимо учитывать возрастающее значение информационных ресурсов для повышения эффективности качественных факторов экономического роста предприятия, ускорения его динамики и инновационных процессов.

В этих условиях одной из важнейших задач современного менеджмента является определение реальной экономической оценки информационных ресурсов, которая включает:

затраты, связанные с подготовкой информационных ресурсов для решения задач менеджмента предприятия;

эффективность использования информационных ресурсов в процессе управления предприятием.

При этом следует иметь в виду определенную специфику информационного процесса, которая заключается в том, что:

1. Затраты на сбор и подготовку информации отличаются от затрат на производство материальных ценностей существенно большей неопределенностью. И несмотря на то, что информационный ресурс приобрел характер товара, тем не менее остается проблематичной правомерность поиска общественно необходимых затрат на подготовку информации, количественное выражение которой было бы сравнимо с общественно необходимыми затратами труда на производство материальных ценностей.

2. То обстоятельство, что однажды полученная информация по своей природе может использоваться произвольно и при этом не расходуется, еще не означает, что она действительно может быть использована любым заинтересованным лицом. Решающее значение всегда имеет реальная доступность информационного ресурса, которая на практике зачастую в большей или меньшей степени ограничена. Возможность располагать необходимой информацией для решения задач менеджмента становится одним из важнейших требований в процессе функционирования предприятия.

3. Экономическая полезность информационных ресурсов менеджмента в большей мере, чем в отношении материальных ценностей, определяется фактором времени и качеством. Устаревшая или неполная информация может не только сама оказаться полностью обесцененной, но и привести к значительным потерям стоимости производимых на ее основе товаров, работ и услуг.

Управление информационными ресурсами, включающее формализацию данных, их сбор, накопление, обработку и другие операции, в настоящее время выделяется в отдельную функцию менеджмента, реализованную за счет организации информационной технологии, которая охватывает как внешнюю, так и внутреннюю среду предприятия (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Формирование информационных ресурсов предприятия

Внутренние информационные ресурсы включают информацию, которая создается специалистами предприятия в процессе экономической и производственной деятельности. Это производственная, экономическая, финансовая информация, сведения о протекающих на предприятии процессах и т.д. Важное место среди внутренних информационных ресурсов занимает отчетность, включающая в себя управленческую, бухгалтерскую, статистическую и другую информацию о функционировании предприятия за определенный период времени. Показатели, содержащиеся в отчетности, являются основой для решения задач менеджмента: анализа состояния предприятия, оперативного планирования и прогнозирования развития пред­приятия, контроля состояния организации и т.д.

Внешние информационные ресурсы позволяют дать комплексную оценку состояния предприятия и определить перспективы его развития. К внешним информационным ресурсам относится:

макроэкономическая информация об общем состоянии экономики страны;

финансовая информация, характеризующая сложившуюся конъюнктуру на рынке капиталов, инвестиции и т.д.;

коммерческая информация о различных предприятиях, выпускаемой ими продукции, ценах, технологиях и т.д.;

биржевая информация о котировках ценных бумаг, фондовых индексах, валютных курсах, учетных и процентных ставках и т.д.;

деловая информация из различных сфер бизнеса и т.д.

С расширением использования информационных ресурсов связывается переход общества в принципиально новую фазу своего развития — так называемое «информационное общество», что было обусловлено растущей зависимостью промышленно развитых стран от источников информации (технической, экономической, политической, военной). В современном обществе информационные ресурсы относятся к материальным и наиболее важным видам ресурсов, определяющих экономическую, политическую и военную мощь их владельца. Как и другие виды ресурсов, информационные являются объектами импорта-экспорта, а также конкуренции, политической и экономической экспансии. О стратегическом значении информационных ресурсов в развитии общества свидетельствует как рост объема информационных услуг в индустриально развитых странах, так и количество занятых в этой сфере. Так, в США количество специалистов, занятых обработкой информации, в 1980-е гг. составляло 45% от всех наемных работников, а сейчас — более 70%. В Японии развитие информационного сектора идет более быстрыми темпами. Среднегодовой рост объемов ин­формационного обслуживания там составляет 17%. Если в 1980-е гг. часть информационной индустрии в ВНП равнялась 6-7%, то к настоящему вре­мени она достигает более 20%.

Повышение эффективности функционирования предприятия выдвигает определенные требования к информационным ресурсам:

репрезентативность связана с правильностью отбора и формирования информационных ресурсов в целях адекватного отражения свойств рассматриваемого объекта, явления или процесса;

своевременность означает поступление информационных ресурсов не позже заранее назначенного момента времени, согласованного с временем решения поставленной задачи;

достаточность (полнота) информационных ресурсов означает, что они должны содержать минимальный, но достаточный для принятия правильного управленческого решения состав показателей. Как неполная, т.е. недостаточная для принятия правильного решения, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых управленческих решений;

доступность восприятию пользователя обеспечивается выполнением соответствующих процедур получения и преобразования информационных ресурсов;

точность определяется степенью близости получаемых информационных ресурсов к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т.п.;

достоверность означает отражение существующих объектов, явления или процессов с необходимой точностью;

устойчивость определяется способностью информационных ресурсов отражать изменения исходных данных без нарушения необходимой точности;

актуальность определяется степенью сохранения ценности ин­формационных ресурсов для управления в момент их использования и зависит от динамики изменения их характеристик и от интервала времени, прошедшего с момента их возникновения;

адресность, т.е. конкретную целевую направленность информационных ресурсов на специалиста по интересующим его вопросам для эффективной организации бизнес-процессов предприятия;

правовую корректность, т.е. соответствие информационных ресурсов нормативно-правовым и регламентирующим документам;

многократность использования;

высокую скорость сбора, обработки, передачи;

оперативность, т.е. актуальность информации для необходимой обработки и принятия решений в изменившихся условиях.

Таким образом, требования, которые выдвигаются к информационным ресурсам, в настоящее время приобретают качественно новое значение для функционирования предприятия и являются основой для повышения эффективности менеджмента в условиях возрастания объема и усложнения задач, решаемых в области организации производства, планирования, анализа, бюджетирования, связей с поставщиками и потребителями продукции, а также реализации других бизнес-процессов предприятия.

В связи с этим возникает проблема точности и своевременности процедур обработки информации, т.е. необходимость создания единой информационной системы, обслуживающей все функции менеджмента, все организационные уровни и элементы системы управления. При этом под информационной системой (ИС) понимается совокупность связанных между собой компонентов, которые собирают, обрабатывают и распространяют информацию для поддержки деятельности организации.

Информационная система обеспечивает получение информации путем организации логической и математической обработки, экономических оценок ситуаций внутренней и внешней среды предприятия, возникающих в каждый заданный момент времени, а также сопоставлений, интерпретации данных и т.д. Реализация этих операций повышает эффективность использования экономической информации на всех уровнях управления и поддерживает основные процессы менеджмента предприятия:

прогнозирование развития предприятия и реагирование на изменение экономической ситуации;

эффективное планирование и выполнение операций по всем этапам деятельности предприятия;

мониторинг и контроллинг управленческих процессов и функционирования предприятия в целом;

оптимизацию всех этапов управленческой деятельности;

реализацию планов с учетом предварительно определенных ограничений;

определение ключевых показателей результатов деятельности и сравнение их с соответствующими эталонами и т.д.

Таким образом можно сказать, что эффективность менеджмента предприятия или организации напрямую связана с эффективностью функционирования информационных систем, повышением производительности выполнения всех операций по сбору, накоплению, передаче и обработке информации, что можно реализовать только на основе внедрения средств вычислительной техники и телекоммуникационного оборудования, т.е. построения автоматизированной информационной системы (АИС) предприятия.

Автоматизированная информационная система — совокупность программных, аппаратных, информационных, технологических и человеческих ресурсов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений.

Организация АИС на предприятиях позволяет:

повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

обеспечивать рост производительности труда, сокращение не­производственных потерь за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии каждого структурного подразделения и предприятия в целом и т.д.