ОСНОВИ ТЕОРІЇ ПРО ДОКУМЕНТ

Краще мати хоч не зовсім

досконалу термінологію,

але одну, ніж гарні, але багато

І. Огієнко

МОДУЛЬ 2

Перелік змістових модулів:

ЗМ 5. Методологічні основи знань про документ.

ЗМ 6. Визначення терміна «документ».

ЗМ 7. Властивості, функції й ознаки документа.

ЗМ 8. Матеріальна та інформаційна складова документа.

ЗМ 9. Комунікаційні можливості документа.

Ключові слова: об'єкт, предмет, метод, документ, дже­рело інформації, носій інформації, «документна інформація», «документована інформація», «інформація про документ», «інформація на документі», «документальна інформація», до­кументальна система, документні масиви, документні фон­ди, документні потоки, документні ресурси.

ЗМ 5. Методологічні основи знань про документ

Коло питань: Об'єкт, мета й предмет загального доку-ментознавства. Завдання та особливості загального доку-ментознавства. Методи й принципи проведення документо-знавчих досліджень.

Об'єкт, мета й предмет загального документознавства

Формування загального документознавства як наукової дисципліни передбачає визначення основних її складових:

102

об'єкта, мети, предмета, структури, методів, а також прин­ципів проведення досліджень.

Оскільки документ створюється в процесі здійснення інформаційно-комунікаційної діяльності в сусупільстві, об'єктом загального документознавства виступають усі йо­го види, починаючи від створення та розповсюдження й закінчуючи використанням, а також зберіганням докумен­тації. Це повинно бути комплексне вивчення документа як системної одиниці, спеціально створеної для збереження та передання інформації в просторі й часі.

Метою загального документознавства є розбудова нау­кового знання про документ у єдності його інформаційної, знакової та матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві. Це може бути як сам документ у цілому, так і його складові частини, а також специфічні риси документальної інфор­маційно-комунікаційної діяльності. При цьому вивчення документа мусить відбуватись як на теоретичному, істо­ричному, так і на практичному рівні.

Предмет загального документознавства включає вивчення властивостей та функцій документа, дослідження методів та роботи з документами в процесі комунікаційної діяльності, аналіз перешкод, що заважають ефективному організуванню систем документації, оцінювання переваг та недоліків ство­реного документа та проблем його сприйняття.

Предметом загального документознавства можуть вва­жатися еволюція та сучасний стан характеристик доку­ментів, у тому числі в процесах їх створення та функціону­вання, як динамічних об'єктів.

До предмета загального документознавства можна віднести також питання технологічного характеру: побудо­ва документальних утворень і визначення найбільш ефек­тивних засобів їх вдосконалення та підтримки в різних соціокультурних сферах та інституціях, розроблення пи-

103

тань їх класифікування, реферування, створення пошуко­вого образу.

Завдання та особливості загального документознавства

Основні завдання загального документознавства, як на­укової дисципліни й системи знань про документ та до-кументні системи, висвітлено в таблиці 2.1.

Таблиця 2.,

• Вивчення документа як предмета на методологічному, теоретичному, історичному та практичному рівнях

• Дослідження документа як системи

• Визначення основних механізмів і закономірностей створення й функціонування документальних систем

• Вивчення властивостей, параметрів, структури та функцій документа

а

Вивчення методів і способів документування, побудова класифікацій (типологізацій) документів

Аналіз й узагальнення результатів досліджень документа та документальних систем

Окреслення ефективних шляхів документування всіх сфер діяльності людини та вивчення документних потреб суспільства

Становлення загального документознавства, як уже за­значалося, відбувається під впливом низки документознав-чих наукових дисциплін. Зазначене дає можливість іден­тифікувати загальне документознавство як наукову дисципліну, одночасно показуючи її зв'язки з іншими на­уками та галузями знань, що вивчають документ або ок­ремі його характеристики.

Об'єднання зусиль суміжних наук створює інтегратив­ний напрям розвитку знань про документ. У кінцевому ре­зультаті це повинно призвести до формування комплексе знань про документ і документальну діяльність; станов­лення загального документознавства як синергетичної на-

укової дисципліни, системи знань на базі наук документ-но-комунікаційного (інформологічного) циклу.

Окремі властивості, якості та функції документа можуть бути складовою інших наукових дисциплін документо-знавчого циклу, що розглядають особливості тих груп до­кументів, з якими має справу відповідна наукова галузь практичної діяльності. А от розуміння документа в його історичній, теоретичній цілісності та практичному застосу­ванні, де він є об'єктом дослідження, узмозі дати саме за­гальне документознавство.

Вищезазначене відрізняє загальне документознавство від інших дисциплін, об'єктом яких виступає документ. Тобто в інших наукових дисциплінах питання, повязані з документом, розглядаються не наголошуючи на них, а ли­ше в тому обсязі, у якому вони мають місце в тій чи іншій галузі документно-комунікаційної діяльності.

Відмінність загального документознавства від теорії діловодства, управлінського документознавства, джерелоз­навства, картографознавства, бібліографознавства, бібліотекознавства й архівознавства полягає в тому, що са­ме тут документ є головним об'єктом дослідження. Інші об'єкти є, так би мовити, похідними й другорядними, і се­ред них, зокрема, сфери створення, функціонування,, ви­користання документів, тобто практичної роботи з ними.

Так, для бібліотекознавства, архівознавства і музеєзнав­ства одним із головних об'єктів виступають відповідно бібліотеки, архівні та музейні установи, а документи в їх сукупності — це другорядні об'єкти.

Бібліографознавство досліджує бібліографічну діяль­ність, в основі якої лежить процес бібліографування, тоб­то описування переважно творів друку. Саме цими об'єк­тами й обмежується сфера вивчення бібліографознавства, оскільки, скажімо, для описування рукописних книг роз-

104

105

Соціально-комунікаційно-інформаційний підхід або принцип означає, що документознавство потрібно розгля­дати як частину системи соціально-інформаційних ко­мунікацій, спрямованих на ефективне передавання, оброб­ку й зберігання інформації в суспільстві.

V. Конкретні методи

Найнижчий рівень, що вміщує застосування конкрет­них методів, не дає якихось принципово нових методів, яких немає на попередніх рівнях. Це — рівень, на якому всі перелічені методи й принципи застосовуються для пізнання конкретних явищ документознавства.

Дана ієрархія методів є умовною, оскільки між різними рівнями методології існує зв'язок, залежність, супідрядність та взаємопроникнення.

Пізнавальна сила методів залежить від дослідницького рівня: емпіричного (емпірично-теоретичного) чи теоретич­ного (таблиця 2.2).

Таблиця 2.2 Рівні наукового дослідження

№	Вид рівня дослідження	Методи
1.	Емпірично-теоретичний	Спостереження, описування, вимірювання, аналіз та синтез
2.	Теоретичний #	Генетичний, типологічний, системний, структурний, функціональний, гіпотетико-дедуктивний, сходження від абстрактного до конкретного, єдності логічного й історичного, моделювання, абстрагування тощо

Вищезазначені методи документознавчих досліджень для більшої наочності зведені в таблицю 2.3.

Таблиця 2.3 Методи документознавчих досліджень

Рівень	Найменування сукупності методів	Види методів
І рівень	Діалектико -матеріалістичні (загальнофілософські) методи	Категорії теорії пізнання: аналіз і синтез, індукція і дедукція, порівняння, узагальнення, ідеалізація, сходження від абстракттного до конкретного тощо
II рівень	Загальнонаукові методи	Емпіричні методи: опис, спостереження, експеримент, моделювання. Теоретичні методи: системний підхід, діяльнісний підхід, функціональний підхід, типологічний підхід
III рівень	Соціально-наукові методи	Логічні, соціологічні, математичні методи, історичний підхід
IV рівень	Методи, специфічні для низки споріднених наукових дисциплін	Аналітико-тематичний, структурно-типологічний, топографічний методи. Соціально-комунікаційно-інформаційний метод
V рівень	Конкретні методи документознавчих досліджень	Методи дослідження документів: розуміння, осмислення, джерело -знавчий аналіз, статистичний аналіз, психологічний аналіз тощо. Методи аналізу, що проводять документознавці або споживачів інформації: самоспостереження, експеримент, соціальне опитуван­ня, експертна оцінка. Методи обробки одержаних знань

Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, також мо­жуть мати різновиди. Так, моделювання містить дескрип­тивний, графічний, математичний, фізичний методи. Більшість із цих різновидів застосовуються й у докумен-тознавстві.

Використання тих чи інших методів студіювань, як за­значає проф. В.В.Бездрабко [14], має відбуватись при до-

ПО

111

триманні вихідних принципів методології дослідження. Серед них, наприклад, при дослідженні управлінських до­кументів — принцип історизму, об'єктивності, усебічності та цілісності. Характеристику вищезазначених принципів зведено в таблицю 2.4.

Таблиця 2.4 Основні принципи методології

№	Найменування принципу	Характеристика
1.	Принцип історизму	Передбачає розгляд усіх фактів, явищ, процесів, пов'язаних зі створенням, розповсюдженням та функціонуванням документів у їх внутрішньому постійному русі, урахування всіх причинно-наслід-кових зв'язків, що утворюють те історичне середовище, яке визначає їх форму, змісті статус. Основоположним твердженням цього принципу є визнання єдності й змінності в часі та просторі стану будь-якого об'єкта пізнання
2.	Принцип об'єктивності	Зумовлений природою й метою будь-якого пізнання - отримання відносно об'єктивних, істинних знань
3.	Принцип усебічності	Застерігає від однобічності ведення дослід­ження, закликає до синхронного розгляду форми та змісту об'єкта пізнання -документа й сфери його створення та функціонування
4.	Принцип цілісності

Зазначені принципи в повній мірі можуть бути віднесені й до загального документознавства.

У міру становлення та розвитку загального документо­знавства все більш повнішим і різноманітнішим стає арсе­нал методів, що можуть бути використані. Тісний зв'язок загального документознавства зі спорідненими науковими дисциплінами визначає подальший розвиток та вдоскона­лення його наукового інструментарію.

ЗМ 6. Визначення терміна «документ»

Коло пишань: Походження терміна «документ». Сфера використання терміна. Офіційні визначення поняття «доку­мент».

Походження терміна «документ»

Однією із суттєвих особливостей розуміння поняття «документ» є те, що воно має досить твердо усталені по­значення. Китайці на документ кажуть веньцзянь, японці — бунсьо, євреї — місмах, араби — васіка. Більш-менш одна­ково говорять про документ слов'янськими, романськими та германськими групами мов, котрі сприйняли та адапту­вали латинське слово йоситепіит, хоча останнім часом зустрічається й гесога".

Серед безлічі наукових досліджень, направлених на ви­вчення поняття документа, заслуговує на увагу його ро­зуміння як головного базового терміна в терміносистемах таких наук і наукових дисциплін, як історія, джерелознав­ство, археографія, архівознавство, документознавство. За своїм місцем у термінологіях і за складністю розуміння суттєвих якостей означуваного ним феномена воно мало чим поступається мовознавчому терміну «слово».

У радянських енциклопедичних виданнях документ виз­начався як матеріальний об'єкт, що містить інформацію для її розповсюдження в просторі та часі. У словнику архівної термінології, підготовленому Міжнародною радою архівів і виданому в 1984р., наведено два загальноприйняті терміни:

— Документ (иоситеЩ) — комбінація носія та інфор­мації, що записана на ньому, яка може використовуватись для засвідчення або усвідомлення; обособлена одиниця архіву, документального фонду.

112

113

— Документ (гесогй) — записана інформація, незалежно від форми або застосованого носія, що отримується або створюється агенцією, інститутом, організацією чи окре­мою особою для виконання їх статутних обов'язків або здійснення діяльності [29].

Досить глибоке дослідження походження терміна «доку­мент» й подальшого розвитку його значень провів польсь­кий вчений Анджей Сускі (А.Зизкі). На його думку, корені цього слова слід шукати в індоєвропейській прамові, яка існувала приблизно за дві тисячі років до н.е. Слово «сіек» у цій мові означало жест протягнутих рук, пов'язаний із передаванням або прийманням, одержанням чогось [25].

Німецький дослідник Гельмут Арнтц пояснює, що від слова «сіек» (або «сіес») походить також число «десять», оскільки на двох руках людини — 10 пальців [16]. Звідси походить «деко...» як перша частина складного слова, що означає «десять» (наприклад: «декада — десять днів, «де-катлон» — десятиборство), або «деци...», що в складних словах відповідає поняттю «десята частина» (наприклад, «дециметр» — 1/10 метра, «децилітр» — 1/10 літра).

Унаслідок чергування голосних «є» — «о» корінь «сіек (йес)» змінився на «а'ос» у слові «йосео», що означало «вчу», «навчаю». Від нього й походить слово «йокитепіит» або «йоситепіит», яке в перекладі з латини означає: «те, що вчить, є доказом, повчальним прикладом».

Обмінюючись відомостями, наші предки передавали один одному, як підтвердження, речі із записами про події, факти, явища. Такі предмети почали називати до­кументами, що підтверджували та свідчили про те, що відбулось.

В історичному контексті побутування терміна «доку­мент» обумовлено виконуваними ним функціями, тери­торіальними й мовними особливостями, рівнем культури. Уже за античних часів у юридичній практиці як «доказ»

усвідомлювалась важливість оригінальності офіційних до­кументів, необхідність їх захисту від підробок.

Термін «документ» почали використовувати в правових відносинах як «офіційний (державний) писемний акт, який підтверджує встановлення певних відносин, що сто­сується виникнення, доказу чи виконання прав» [30].

Спільнокореневими до слова «документ» є слова «докт­рина» — вчення, «доктор» — учений, науковець. У такому широкому значенні застосовувалось слово «докшпепгит» у працях Цицерона та Гая Юлія Цезаря. Надалі, починаю­чи з середніх віків і до кінця XIX ст., слово «документ» використовувалося для позначення будь-якого «писемного свідчення».

Вага та статус офіційного документа, як юридичного свідчення, значно підвищилась за часів феодального права, що врегульовувало взаємини членів європейського суспільства всіх рівнів, особливо у сфері володіння землею, будівлями, населеними пунктами та людьми, підтверджува­ло певне правове становище людини, свідчило про певні зобов'язання, було засобом доказу в судових установах.

Відомо, що, скажімо, у російську мову слово «доку­мент» прийшло за часів Петра І як запозичене з німецької й польської мов — у значенні «письмове свідчення». А от як «повчальний приклад» документ почав виступати для підтвердження якогось факту в історичному творі, де його зміст міг стати ілюстрацією наведеного моралізуючого висновку.

Сфера використання терміна

З давніх часів існувала значна кількість близьких за значенням термінів, що використовувались для означення певного класу штучно створених об'єктів для передачі інформації. Обособлення цих термінів було викликане їх еволюційним розвитком, особливостями розмноження,

114

115

розповсюдження та призначення тих чи інших видів інформації та матеріальних носіїв.

Так, специфіка авторського характеру тексту, змісту, читацьке й цільове призначення та особистістний характер читання виокремили книгу від інших джерел інформації Терміном «книга» {«бібліо») підкреслювалась її зовнішня сторона, формат, обсяг.

Розвиток науково-технічного прогресу, спільні істо­ричні витоки виникнення службової документації й книги та наявність інших аналогій послужили поштовхом до відродження бельгійським науковцем, бібліографом П.От-ле (якого ще іменують «піонером інформатики») універ­сального поняття документ, його подальшого поглиблення й позначення ним широкого кола об'єктів наукового вивчення й практичної діяльності.

Окреслимо такі значення «документа», уведені в науку

П.Отле [24]:

— будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі (охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні постановки);

— матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною з метою створення колекцій (входять як штучні предмети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеях);

— матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її пе­ редачі в просторі й часі, незалежно від способу фіксації («на­ писані» документи, тобто зафіксовані знаками письма, об­ разотворчі, фрнозаписи, фільми тощо).

Найширша дефініція «документа», яку дав бельгійський вчений, така: «матеріалізована пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбу-

116

лися у свідомості людини» [20]. Пізніше навіть його послідо­вники відмовилися від такого широкого трактування по­няття «документ», але багато думок П.Отле було сприйня­то, у тому числі й розуміння документа як засобу передавання інформації в суспільстві.

У 1937 р. М.В. Русинов опублікував детальний переклад документологічної термінології, яка була розроблена в 1935 р. Міжнародним інститутом інтелектуального спів­робітництва. Серед них було таке тлумачення терміна: «до­кумент» — це будь-яке джерело інформації, яке доступне для довідкових робіт, вивчення, або як авторитетний доказ [25].

В 1951 р. послідовниця Поля Отле французька дослід­ниця Сюзанна Бріє стверджувала, що «документ — це свідоцтво на підтримку будь-якого факту... це будь-який фізичний або символьний знак, збережений або записаний, призначений для представлення, відтворення чи демонст­рації фізичного або концептуального об'єкту» [39].

Починаючи з середини минулого століття, в офіційній термінології слово «документ» трактується як у вузькому, широкому, так і в найширших значеннях.

Вузьке значення терміна «документ» зводиться до «діло­вого паперу», письмового свідчення, або ж історичного джерела. Так, у своєму посібнику «История и организация делопроизводства в СССР» проф. К.Г. Мітяєв зазначав, що під документами треба розуміти письмові свідчення, які відповідають фактам, правам, підтверджують певні обов'язки особи й слугують для доказу (наприклад, пере­пустки, диплом, договори, свідоцтва).

У статті «Документоведение, его задачи и перспективи», яка була опублікована у 1964 р., проф. К.Г. Мітяєв під­креслював, що документ — це результат усвідомленого фіксування (документування) інформації про явища об'єк­тивної дійсності й різними способами в цілях надійної пере-

їм

дачі цієї інформації в часі та просторі, за обов 'язкової іден­тифікації відображеного мовою слова.

У широкому значенні поняття «документ» відродилось в 1960—1970-ті роки завдяки роботам російського науков­ця, бібліографа О.П. Коршунова, який запропонував всьо­му накопиченому за період існування цивілізації текстово­му багатству повернути його генетично вихідне поняття «документ». У загальному вигляді термін «документ» було зафіксовано в «Большой советской знциклопедии» (БСЗ), «Українській радянській енциклопедії» та в інших енцик­лопедичних словниках.

На початок 1990-х років використовується значення, згідно з яким документом можна вважати будь-який ма­теріальний об'єкт, що містить інформацію: від письмово­го документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мис­тецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до технічних і промислових виробів (годинників, автомобілів, гвинтівок тощо). За образним виразом проф. А.В.Соколова, документом стали іменувати навіть «слона в зоопарку» [28].

От чому спочатку книгознавці та «документалісти», а потім і фахівці в галузі науково-інформаційної діяльності, приступили до обґрунтування нового широкого значення терміна «документ», пов'язаного з поняттями «інформація»

та «комунікація».

Істотний внесок в уточнення й розвиток поняття «доку­мент», як одного з основних у документознавстві, інфор­матиці, документалістиці та бібліотекознавстві внесли Д.1. Блюменау, Г.Г. Воробйов, О.П. Коршунов, О.І. Ми-хайлов, А.В. Соколов, Ю. М.Столяров, Ш.Р. Ранганатан, Д.І. Рудельсон Д.Ю. Теплов, Г.Г. Фірсов, А.І. Чорний, В.І. Шюрмайер та інші провідні дослідники згаданих наукових галузей.

118

Документалісти перші відмовилися від найширшого значення терміна «документ», обмеживши його зміст обов'язковими атрибутивними елементами: інформа­тивність і матеріальний носій (Г.Г.Воробйов).

У 1960-ті роки радянські вчені О.І. Михайлов, А.І. Чор­ний та Р.С. Гіляревський, крім названих, уводять функціо­нальну ознаку документа. Згідно їхнього визначення, до­кумент — це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в про­сторі й часі [23]. Це визначення було поширене в і 70-ті роки минулого століття.

У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи значення поняття «документ», О.П. Коршу­нов, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров запропонували тракту­вати його як «матеріальний об'єкт — носій соціальної інформації» [33].

Завдяки роботам згаданих науковців, документ став роз­глядатися як одне з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації, одним з базових термінів у терміносистемах таких наук і наукових дисциплін як архео­графія, джерелознавство, історіографія, тому, природно, ви­никла проблема його трактування.

У юридичних (правових) відносинах поняття «доку­мент» почали застосовувати у значенні «офіційного (дер­жавного) правового акта, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосуються виникнення, доказу» чи ви­конання прав. У правових актах зазначалось, що «доку­мент має юридичне значення, може підтверджувати право­ве становище людини, бути засобом доказу в суді, свідчити про певні зобов'язання юридичних і фізичних осіб» [28].

Історичні науки (джерелознавство, археографія) пояс­нюють цей термін лише частково, залежно від тих об'єктів, які ці науки досліджують, надаючи документу відповідний статус.

119

ше значення, то звужуючи його розуміння до одного конкретного виду документа.

Наведемо в хронологічному порядку деякі з офіційних визначень поняття документ, що можна зустріти в словни­ках та навчально-довідковій літературі, в таблиці 2.5.

Таблиця 2.5

Визначення поняття «документ»

№	Визначення поняття	Джерело
1	2	3
1.	Матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді	Терминологический словарь по теории и практике научной информации. — М., 1964.
2.	Матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі, і такий, що використовується в суспільній практиці	Основи информатики / А.И.Михайлов, А.И.Черньій, Р.С. Гиляревский. —2-е изд., перераб. и доп. — М., 1968.-С.46.
3.	Матеріальний об'єкт, що містить інформацію в заданому вигляді й спеціально призначений для її розповсюдження в просторі й часі	Документ//БСЗ.-3-є изд. — М.: Сов. Знцикло-педия, 1972.-Т.98. -С.46.
4.	Матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію й спеціально призначений для її передачі та використання	Терминологический словарь по информатике / МЦНТИ.-М., 1975.- С.122.
5.	Інформація, що зафіксована на матеріальному носії	Документ // УРЕ. - 2-вид. -К., 1979.-Т.8.-С.428.
6.	Результат закріплення інформації про об'єктивну дійсність і розумову діяльність людини засобами письма, графіки, фотографії, звукозапису або іншим способом на будь-якому носії	Словник сучасної архівної термінології соціалістич­них країн. — Вип. 1. — М., 1982.
7.	Матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація	Документ//УРЕС. -2-вид.-К., 1986. —Т.1. — С.538.

Продовження таблиці

1	2	3
8.	Соціальна інформація, зафіксована на будь-якому матеріальному носії з метою її збереження, розповсюдження та використання	Толковьій словарь по основам информационной деятельности.—К., 1995.— с.п.
9.	Матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису чи зображення, призначений для передачі в часі та просторі з метою збереження та суспільного використання	Терминологический словарь по библиотечному делу и смежньїм отраслям знаний. — М., —1995.— С.58.
10.	Комбінація носія й записаної на ньому інформації, яка може мати доказову або довідкову цінність	Довідник архівної термінології Міжнародної Ради в справах архівів, 1996р.
11.	Все те, що може бути використане як свідоцтво. Будь-яке джерело інформації здатне для пересилання, вивчення та(або) те, що має юридичну силу	Міжнародний інститут інтеле ктуал ьного співробітництва, 1997р.
12	Запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого — збереження і передавання інформації в просторі та часі	Архівістика: термінологіч­ний словник: К.- 1998. -С.26.
13	Матеріальний носій із зафіксованою інформацією, призначений для її зберігання та передавання в часі та просторі, придатний для використання в документаційних процесах	Справочник библиографа — 2-е изд. Перераб. и доп. — СПб.: профессия, — 2003.-С.28.
14	Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь. Все те, що підтверджує що-небудь	Великий тлумачний словник української мови. К.: 2001. С.236.

Таке розмаїття визначень призвело до певних терміно­логічних дискусій з приводу самого поняття «документ» та сфери його застосування.

122

123

Погляди на визначення цього поняття у свій час ви­словлювали й продовжують висловлювати відомі російські та українські науковці-дослідники: В.М. Автократов, В.Д. Банасюкевич, К.Б. Гельман-Виноградов, О.М. Зусь-ман, О.В. Єлпатьєвский, М.П. Ілюшенко, Т.В. Кузнєцова, С.Г. Кулешов, Н.М.Кушнаренко, Н.С. Ларьков, Е.А. Пле-шкевич, А.М. Сокова, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров, М.С. Слободяник, Е.І. Хан-Піра, Г.М. Швецова-Водка.

Так, для розуміння обсягів зазначеного поняття проф. Т.В. Кузнєцова пропонувала розглядати його в трьох

площинах:

• як документ в цілому;

• як службовий документ;

• як документ відповідної галузі використання [17]. Російський науковець проф. Ю.М. Столяров вважає за

необхідне визначати поняття «документ» залежно від мети його використання, наприклад:

• для практичної діяльності,

• для правового регулювання,

• для загальної науки про документ [33].

Проф. Г.М. Швецова-Водка у своєму посібнику «Доку-ментознавство» пропонує розглядати відношення між різними значеннями терміна «документ» за «принципом матрьошки», коли кожне більш широке значення поглинає менш широке: тобто розташувати їх, починаючи від будь-якого матеріального (субстаціонального) об'єкта, що вико­ристовується для передачі інформації в суспільстві (Доку­мент І), до запису про юридичні факти, що засвідчують особу (Документ УЇІ) [37].

Засновники інформатики приходять до висновку, що «документом у широкому значенні можна вважати не тільки рукописи та друковані видання, а й будь-який ма­теріальний об'єкт, що фіксує чи підтверджує будь-які зна­чення й може бути включений у певне зібрання» [23]. Та­ку позицію підтримує Г.Г. Воробйов, підкреслюючи, що

124

«для науковця документом є всі піблікації, рукописи тощо, а для мистецтвознавця — всі твори живопису, прикладно­го мистецтва [15]. А.В. Соколов в загальній типології на­зиває і документи трьох вимірів, тобто речові об'єкти, що виконують функції знаків [28].

Слід наголосити, що терміном взагалі вважається «суво­ро визначене наукове поняття», що повинне складатися кваліфікованими спеціалістами й бути «стандартизова­ним», тобто внесеним до відповідного стандарту. Пробле­мою на сьогодні є те, що галузь використання дефініції «документ» повсякчас все більш розширюється, відобража­ючись при цьому лише в деяких стандартах, що містять в основному управлінський характер.

Знову ж таки проф. Ю.М. Столяров пропонує два варіанти виходу з проблемної ситуації, що склалась:

1) найзагальніше визначення поняття «документ» дати в міждисциплінарному стандарті, а в стандартах, що відно­ сяться до окремих дисциплін, лише конкретизувати за­ гальне визначення, не заперечуючи його;

2) стандартизувати кілька визначень документа для кожної зацікавленої дисципліни [33].

За першим варіантом працює Міжнародна організація зі стандартизації (180). Стандарти, які вона приймає, погод­жуються Міжнародною федерацією бібліотечних асоціацій та закладів, Міжнародною організацією з інтелектуальної власності, Міжнародною радою архівів, Міжнародною фе­дерацією з інформації та документації (МФІД). Стандар­там та термінології, зазначеній в них, може бути надано статус національних.

Так, Україна офіційно визнає стандарти, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації, тому маємо ситуацію, коли в державі офіційно прийнято й діє кілька визначень документа, починаючи з найширшого, прийнято­го 180, і завершуючи визначенням документа як основної одиниці в системі організаційно-розпорядчої документації.

125

Деякі з цих визначень розміщені в таблиці 2.6.

Таблиця 2.6

Визначення поняття «документ» в стандартах та законодавчих

актах

№	Визначення поняття	Шифр стандарту, законодавства
1	2	3
1.	Засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини	ГОСТ 16487 - 70
2.	Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою винайденим людиною способом для її передання в часі й просторі	ГОСТ 16487 - 83
3.	Передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві	Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992
4.	Зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати	ГОСТ Р 51141 -98
5.	Матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у встановленому порядку й має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу	ДСТУ 2732-94
6.	Записана інформація, яку можна розглядати як одиницю в ході здійснення інформаційної діяльності	ДСТУ 3017-95
7.	Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності	ДСТУ 2392-94
8.	Інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі	ДСТУ 2732:2004
9.	Матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначений для передання в часі та просторі з метою збереження й суспільного використання	Закон України „Про бібліотечну справу" зі змінами від 22.08.2004

Продовження таблиці

1	2	3
10.	Інформація, яка нанесена на видимий носій, або та, що зберігається на електронному носії чи надана в доступній формі	Закон США „Про електронний під­пис і національну ' комерцію", 2004
11.	Записана інформація, яку можна вважати одиницею незалежно від фізичної форми й технічних даних	150 11620-99
12.	Записана інформація або матеріальний об'єкт, що можуть розцінюватися як одиниця в документному процесі	ГЗО-5127/РБІЗ- 2001
13.	Зафіксована інформація чи об'єкт, який може трактуватись як окрема одиниця	180 - 15489:2001 (ДСТУ 4423-1:2005)

Систематичний перегляд визначень поняття «документ» дозволяє запобігати неточностям їх уживання й довільно­го розуміння, що може призвести до небажаних юридич­них, економічних та інших наслідків.

Можна погодитись з думкою проф. Г.М.Швецової-Вод-ки, що обговорювати визначення поняття «документ» можна лише тоді, коли співрозмовники однаково його ро­зуміють.

Важко не погодитись у ситуацій', що склалася, з думкою проф. Є.О. Плешкевича, який відмічає, що «цілковито вивчити феномен документа не під силу жодній кон­кретній дисципліні, хай це буде документологія чи загаль­не документознавство. Це під силу, такій науковій галузі, за визначенням науковця, як інформаційно-документо-логічна наука.

126

127

ЗМ 7. Властивості, функції й ознаки документа

Коло питань: Системний підхід до вивчення документа. Значимі властивості документа. Основні ознаки документа. Загальні та спеціальні функції документа

Системний підхід до вивчення документа Пояснити сутність документа — це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу — методологічного напряму в науці, що ставить своїм за­вданням розробку засобів та методів дослідження складно-організованих об'єктів-систем.

Згідно означеного теоретичного підходу будь-яка сис­тема (проста чи складна) конструюється з обмеженої кількості елементів, пов'язаних між собою певною метою функціонування. Проста система — це сукупність од­норідних елементів, що виконують необхідну для існуван­ня системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукуп­ностей, то кожна з них набуває рангу підсистеми, а вся система стає складною [32].

Різновидом системного підходу є структурно-функціо­нальний підхід, згідно якого об'єкт одночасно може входи­ти до декількох систем, виконуючи в кожній із них свої специфічні функції. Зазначені функції обумовлюються не стільки його суттю, скільки факторами зовнішнього сере­довища, наявними зв'язками в системі, до якої цей об'єкт

відноситься.

Один і той самий об'єкт може мати властивості, які ви­користовуються в конкретній системі і які можуть бути зовсім не придатними для іншої. Маніпулюючи об'єктом, його можна застосовувати в різних аспектах, доки ті чи інші властивості не будуть виявлені максимально, що

128

дасть можливість об'єкту посісти відповідне місце в сис­темі й наділити його необхідними функціями.

Потреба системного вивчення документа диктується, насамперед, необхідністю як ідентифікації того чи іншого матеріального (речовинного) носія інформації, яким вис­тупає документ, так і визначенням його властивостей та функцій як об'єкта тієї чи іншої сфери соціально-ко­мунікативної діяльності (бібліотечної, бібліографічної, ар­хівної, а також інформатики, документознавства тощо). Тому, з одного боку, документ виступає сам як проста система (у єдності матеріального носія та інформації), а з іншого — документ стає елементом більш загальної систе­ми — наприклад, того чи іншого виду управлінської, технічної, картографічної документації тощо, документно-го потоку або масиву.

Системний підхід до вивчення документа полягає в аналізі всіх його характеристик:

• властивостей, ознак і функцій;

• інформаційної складової (як основного призначення документа);

• видів інформації, що фіксується в документі;

— матеріальної (фізичної) складової документа, його основи, способу запису й форми носія;

• реквізитів, що є обов'язковими позначками для доку­мента;

• у термінологічних трактуваннях дефініції «документ» у його історичному генезисі.

Вищезазначене уможливлює віднесення документів як до категорії складноструктурованих систем, так і бути елементом системи вищого порядку, змушуючи його призвичаюватись під неї.

Значимі властивості документа

З точки зору структурно-функціонального підходу доку­мент --це умовне означення певної групи об'єктів штуч-

129

ного походження, які мають певні властивості й викону­ють відповідні функції. У залежності від виду документ може мати певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів, і залежно від ситуації обумовлю­ють його функціональне призначення.

Найбільш значимі властивості текстового документа можна звести в таблицю 2.7.

Таблиця 2.7 Властивості текстового документа

№

Назва властивості

Тлумачення терміна

Атрибутивність

Наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати

Функціональність

Призначення для передачі інформації в

просторі й часі

3.

Структурованість

Тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність І документа

Для іконографічного документа наявність таких власти­востей як атрибутивність та структурованість не

обов'якові.

Сукупність властивостей документа — це особлива цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями досить тісний, тому виокремити їх можна лише умовно.

Одночасне функціонування документа в різних доку-ментних системах збагачує його властивості й може слугу­вати зовнішнім стимулом його розвитку.

Основні ознаки документа

Дог, основних ознак документа, як зазначає у своїй ро­боті проф. Н.М.Кушнаренко [19], відносяться:

наявність семантики змісту

стабільна матеріальна (речова) форма

призначеність для використання в соціальній комунікації

завершеність повідомлення

Характеристика вищезгаданих ознак для текстового до­кумента наведена в таблиці 2.8.

Таблиця 2.8 Основні ознаки текстового документа

№	Назва ознаки	Характеристика ознак
1.	Наявність семантики змісту	Документ - носій думки, що передається знаками. Сукупність послідовно розмі­щених знаків, які передають зміст доку­мента (повідомлення), є його обов'яз­ковою ознакою
2.	Стабільна матеріальна (речова) форма	Форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можли­вість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі
3.	Призначеність ДЛЯ використання в соціальній комунікації	Статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі. Документи - це носії інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей
4.	Завершеність повідомлення	Не може бути повноцінним документом фрагментарне незавершене повідомлення. Але ця вимога досить відносна для незавершених повідомлень, що мають виключне значення в наукових дослідженнях (чернетки, ескізи)

130

131

Семантичне (від грецького зетапіікоз — той, що означає) поле — це просторова, тимчасова або інша струк­тура, у якій знак (набір знаків) може отримувати різні зна­чення, залежно від місця свого знаходження.

Структура текстового документа, як вважає проф. Ю.М. Столяров, повинна створюватися відповідно до певних принципів, а саме: адекватності документа по­ставленій меті, раціональність, атрактивність [31].

Принципи побудови семантичного поля текстового до­кумента зведені в таблиці 2.9.

Таблиця 2Л

Принципи побудови семантичного поля текстового документа

Назва принципу

Характеристика

№

Адекватність документа його меті

Кожен елемент структури документа (гарнітура, кегель, береги, міжрядковий інтервал, кольорове зображення, місце розташування окремих компонентів) повинен відповідати його меті

Раціональність

2.

Максимально наглядне виконання замислу композиційними уніфікованими для даного документа засобами, створення ергономічної форми (поділ на ділянки різного значення, виділення перших слів у заголовок тощо)

Атрактивність

3.

Знакова побудова тексту має підпорядковуватися правилам гармонії й художньої образності. Документ мусить приваблювати, викликати бажання сприймати його як твір мистецтва, надавати задоволення

Загальні та спеціальні функції документа

Першочергова функція документа полягає в переданні ним визначеної соціальної інформації. Приміром, тексто­вий, ізографічний чи музичний документ може нести істи­ну, добро, красу, але й разом з тим і негативну інфор­мацію: відмову, розчарування, смуток тощо.

Уперше питання про соціальну інформацію, яку містить документ, було поставлене науковцями ще в 20—30-ті ро­ки минулого століття. Пізніше, найбільш глибоко сутність цього поняття розкрили у своїх працях А.В. Соколов та Ю.М. Столяров [28,33].

Соціальна роль документа виявляється, перш за все, у його призначенні. Документ може призначатись для всіх членів суспільства, тобто мати масове призначення, або ж стосуватися окремих соціальних груп, спеціалістів, тобто бути спеціалізованим. Соціальне призначення документа виявляється через його безпосередні функції.

Документ, як і будь-яка інша система, створюється суспільством лише за тієї умови, якщо він виконує не­обхідні суспільству функції. Отже, функція документа — це його суспільна роль, мета й завдання.

Оскільки документ виступає як поліфункціональний об'єкт, він виконує низку взаємопов'язаних соціальних функцій. Умовно їх поділяють на три групи: головні, за­гальні, спеціальні.

Головні функції — це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ із метою забезпе­чення потреб суспільства за допомогою документної інформації.

До загальних функцій документів відносяться:

кумулятивна

інформативно- комунікативна

регулятивно- комунікативна

культурна

132

133

Зазначені функції характерні для більшості документів, незалежно від їх типу та виду. Характеристика загальних функцій документа наведена в таблиці 2.10.

Таблиця 2.16 Загальні функції документів

історичного джерела

Спеціальні функції притаманні не всім, а окремим видам і типам документів, де вони проявляються у відповідності до соціальних потреб суспільства. До спеціальних функцій, у свою чергу, можуть відноситись:

управлінська (регулятивна)

№

Назва функції

1.

Інформативно-комунікативна

2. | Регулятивно-комунікативна (соціальна)

3.

Кумулятивна

Культурна

Характерні ознаки

Здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації. З нею пов'язані процеси, які охоплюють сутність таких складових спілкування, як передача-прийом інформації та відповідна реакція на неї. Основним критерієм інформаційності документа є ємність та якість | інформації, що міститься в ньому

"Т~І ' - і

Здатність документа бути інфор мативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, за якої фізична особа має можливість упливати на згадані засоби шляхом визначення мотивів, мети, програми дій, прийняття рішень. Документ також сам може впли­вати на соціальні відносини залежно від призначення й ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати розвиток соціальних процесів, але й гальмувати їх

¹Т"^ ?

Здатність документа накопичувати, зосереджувати, зберігати й упорядко­вувати інформацію з метою її зберігання для сучасного й наступного поколінь

Здатність документа зберігати й передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, фотографія, науково- технічний документ і ін.)

пізнавальна (когнітивна)

обліку

правова

гедонічна

До спеціальних функцій можна також віднести: політичну, ідеологічну, художньо-естетичну, захисту інфор­мації, грошового виразу, статистичну, джерельну, підтвер­дження авторського права тощо.

Кількість спеціальних функцій документа, як і можли­вих потреб суспільства, може бути досить значна, оскільки ці функції визначені суспільно-практичними цілями й за­вданнями, число яких не обмежене.

Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією, об'єктивно ж цей документ несе й інші функції. З часом питома вага тієї або іншої функції може змінюватися. Перераховані функції можна розділити на:

а) функції оперативного характеру, час дії яких обмеже­ но (управлінська, правова, обліку);

б) функції постійнодіючі (інформаційна, соціальна, істо­ ричного джерела).

Так, наприклад, свідоцтво про середню освіту, або дип­лом про вищу освіту чи свідоцтво про підвищення кваліфікації виконують як постійно діючі функції, так і функції оперативного характеру: інформаційну, культурну, соціальну, правову та функцію історичного джерела тощо.

134

135

Характеристика спеціальних функцій документа наведе­на в таблиці 2.11.

Таблиця 2.11

Спеціальні функції документів

Назва функції

№

Характерні ознаки

Управлінська (регулятивна)

Виконується документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, накази, протоколи, рішення, зведення, звіти і ін.). Ці документи відіграють визначену роль в інформаційному забезпеченні управління, відображаючи різні рівні прийняття й реалізації рішень керівництва

Т

Пізнавальна (когнітивна)

Здатність документа бути засобом отримання та передання знань із метою вивчення процесів і явищ довкілля та суспільства; виявляється в забезпеченні загального й професійного процесу навчання (підручник, посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації, тобто навчальні документи), а також наукова діяльність (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, наукові документи)

Псі у ічуди дц^ічуі . . ..,

Правова

Здатність документа бути засобом доведення, підтвердження якихось фактів. Цією функцією володіють, у першу чергу, офіційні видання, історичні джерела;

• документи, що встановлюють, закріплюють чи змінюють правові норми й правовідно сини або припиняють їх дію, а також інші документи, що спричиняють за собою юридичні наслідки;

• правові акти органів державної влади (закони, укази, ухвали й ін.), судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договори, документи, що посвідчують особу (паспорти, перепустки, посвідчення йт.д.), виправдувально-фінансові документи (прибуткові ордери, рахунково -платіжні відбмостіт.п.);

- документи, що на якийсь час набувають цієї функції, перебуваючи доказом якихось фактів у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі.

Загалом, будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово наділеним правовою функцією

Продовження таблиці

1	2	3
4.	Історичного джерела	Здатність документа бути "зовнішньою пам'яттю" людини й суспільства в цілому, зберігати інформацію й передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція притаманна документам-пам'яткам (артефактам), які мають особливу со ціально-культурну та історичну цінність (рукописна книга, цінні та унікальні за змістом, формою та умовами існування в зовнішньому середовищі документи)
5.	Облікова	Дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язану з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами з метою їх аналізу й контролю. Основні види обліку - статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово -економічних документах, плановій та звітній документації
6.	Гедонічна	Здатність документа бути засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, мистецькі видання, листівки, діафільми, магнітні фонограми тощо)

У цілому аналіз функцій текстових документів дозволяє виділити сукупні, кількісні та якісні їх характеристики.

Деякі функції становлять суть документа незалежно від волі й бажання автора, іншими документ наділяється свідомо, залежно від конкретних потреб. Зі зміною місця й ролі документа в інформаційному середовищі співвідно­шення між функціями змінюється, оперативна інформація перетворюється в ретроспективну.

Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове (для чого та з якою метою створений конкретний доку­мент) та читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, спеціалістів, студентів тощо) призначен­ня, що допомагає якомога ефективніше використати його потенційні можливості.

136

137

ЗМ 8, Матеріальна та інформаційна складові

Документа

Коло питань: Матеріальна складова документа. Інфор­маційна складова документа. Носії інформації. Інфор­маційний рівень документа.

Для розуміння сутності документа розглянемо його ма­теріальну та інформаційну складові.

Матеріальна складова документа

Матеріальна складова — одна із необхідних і обов'язко­вих складових документа, без якого він існувати не може .

Матеріальна складова документа — це його речова (фізична) сутність. Це може бути речовина або електронне поле (середовище), як один із способів існування матерії, котре забезпечує здатність зберігати й передавати інфор­мацію в просторі й часі. Матеріальна складова документа визначає носій інформації — матеріальний об'єкт, створений природою або ж штучно людиною, за допомогою якого можна зберігати й передавати інформацію.

Призначеність документа для зберігання й передавання інформації в просторі й часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, яка може мати форму бланка, книги, газети, буклета, картки пам'яті, оптичного диска тощо. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими при зберіганні інформації в часі, пристосованими до фізіологічних можливостей людини читання повідомлень.

Інформація завжди фіксується якимось способом запи­су, що передбачає наявність засобів (фарби, барвники, клей тощо). Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти (папір, картон, магнітні та оп-

тичні диски, фото- та кіноплівка тощо), які служать для закріплення й зберігання на них мовної, звукрвої чи обра­зотворчої інформації.

Ряд учених уважає, що документи, матеріальною осно­вою яких є речовина, відносяться до діахронних (здатних існувати тривалий період часу), а документи, матеріальною основою яких є електронне поле, — до розряду синхронних. Очевидно, що при такому підході носієм може бути мова, телевізійний ефір, радіотрансляційні канали, мережа Інтернет [25].

Разом із тим, людством не знайдено спосіб зберегти пе­редане повідомлення іншим способом, крім процесу доку­ментування, тобто закріплення змісту на речовинному носії, матриці, призначення якої й полягає у стабілізації переданого повідомлення та його адекватному відтворенні.

Пам'ять електронно-обчислювальної машини — це не щось нематеріальне, вона має реальну основу у вигляді жорсткого чи з'ємного диску, СЕ)-К.ОМ або флеш-пам'яті.

Одна з можливих класифікацій носіїв інформації може бути подана таким чином:

• паперові носії (несвітлочутливі та носії для репро-графічних процесів — термопапір, фотоплівка, калька тощо);

• носії візуальної інформації (фотодокумент);

• звуконосії (для звукозапису та його відтворення);

• відеоносії (для відеозапису та його відтворення);

• магнітні носії (для магнітного та цифрового запису);

• перфоносії (для запису кодованої інформації);

• електронні носії (для запису, та збереження оцифро-ваної інфомації).

Складові категорії матеріального носія документа показано на схемі 2.1.

138

139

форма носія інформації

і

Паперові носії складають основу більшості сучасних текстових документів, які традиційно функціонують у суспільстві. їх називають паперовими, тобто такими, носієм яких є папір.

Стандарти паперу та форми поштових конвертів були запропоновані П.Отле ще на початку минулого століття. Перші стандарти на адміністративні документи були вве­дені «виходячи з ділових та фізіологічних зручностей і вироб­ничих можливостей» [24].

Полімерні — це документи, виконані на штучних носіях (полімерній основі). Розрізняють такі види полімерних до­кументів:

- кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм);

спосіб документування чи запису інформації

матеріальна основа документа

Схема 3.1 Матеріальна складова документа

Матеріальна основа документа — це сукупність ма­теріалів, що використані для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення), що складають носій інформації.

Залежно від матеріальної основи документи поділяють на:

природні та штучні

Штучні документи, тобто ті, що створені людиною, у

свою чергу поділяються на:

паперові

¹ полімерні

• фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта тощо);

• фотодокументи (магнітні фонограми для запису звуку);

• електронні документи (дискети, диски, мікросхеми, картки флеш-пам'яті тощо).

Носій інформації — матеріальний об'єкт, призначений для зберігання й передачі інформації.

Форма носія інформації — це спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання докумен­том його першочергової функції, роблячи його при цьому зручним для зберігання й використання.

На сьогодні використовуються практично як синоніми поняття «електронний документ», «машиночитаний доку­мент» та «технотронний документ».

Машиночитаний документ — це «документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що знаходиться в ньому» [19].

За логікою самого слова «машиночитанний» означає, що для його використання необхідні спеціальні технічні засоби (пристрої), але необов'язково електронні. Певні ви­ди перфокарт — теж машиночитані документи, оскільки їхній зміст неможливо дізнатися без допомоги спеціально створеного апарата.

На це звернув увагу Г.Г. Воробйов [15], а Н.М. Кушна-ренко, у свою чергу, узагальнивши наявні підходи, показа­ла, що всі документи, зміст яких повністю або частково виражений перфораціями, матричним магнітним записом тощо, пристосовані для автоматичного зчитування (вклю­чаючи електронні), відносяться до машиночитанних доку­ментів [17].

Термін «технотронний документ» одержав поширення в архівознавстві та джерелознавстві. Прихильником його ви­користання в рамках документознавства стала

140

141

проф. Г.М.Швецова-Водка, яка виділила два основні підходи до трактування цього поняття:

• об'єднання документів, що характеризуються техніч­ним походженням;

• всі види джерел, призначених для вивчення історії науки й техніки, включаючи письмову науково-технічну документацію [35].

Усі види машиночитаних документів, до яких відно­сяться перфострічки, перфокарти, мікрофільми, мікрокар-ти, документи з магнітною матрицею й електронні, можна розділити на два класи:

А. Матриця документа існує в тій же знаковій системі (системі кодування), що і його відтворення. Прикладом служать кінофільми, микрофіші, фотографії й т.д.

Б. Матриця документа існує в системах кодувань, недо­ступних для безпосереднього людського сприйняття. До цих документів відносяться деякі види перфокарт, електронні документи, магнітні записи тощо.

Саме до другої групи слід застосувати поняття «техно­тронний документ», виділивши тим самим його головну відмінність від інших видів документів - матрицю, яка не сприймається людиною безпосередньо, внаслідок чого при «прочитанні» виникає необхідність перекодування реально існуючого документа (з погляду знакової форми) в його

модифікацію.

Цей підхід дає можливість ще раз конкретизувати два класи машиночитаних документів. У репродукованих (ана­логових) текст сприймається людиною в такому ж виді (у тій же знаковій системі), у якому воно було записано на носії, хоча й із використанням технічних засобів. Прикла­дом аналогових документів є фотографії й кінофільми. При цьому технічні засоби на другому етапі (першим є створення самого документа) необхідні тільки для зруч­ності відтворення, оскільки принципово зміст аналогових

документів може бути «зчитаний» прямо — через кадри плівки, негативи й т.д.

Під технотронними будемо розуміти документи, у яких знакова система матриці може бути переведена в знакову систему, яка безпосередньо сприймається людиною тільки за допомогою технічних засобів.

Види технотронних (технікокодованих) документів зве­дені в таблицю 2.11.

Таблиця 2.11 Види технікокодованих документів

№	Назва виду	Приклади
1.	Документи на перфорованих носіях	Спеціальні види перфострічок, перфокарт і ін.
2.	Документи на магнітних носіях	Магнітні карти, магнітні стрічки, дискети і жорсткі диски, відеодиски
3.	Документи на оптичних носіях	Мікрографічні документи (мікро­фільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски, інформація, з яких прочитується за допомогою лазерного променя (СО-КОМ, аудіокомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски); голограми
4.	Документи на напівпровідникових носіях	Мікросхеми, картки флеш-пам'яті

Досить цікаву класифікацію технотронних документів пропонує Є.О. Плешкевич. Усі технотронні документи науковець поділяє на два види: дискретні (текстові) та аналогові (звукові і зображувальні) [25].

142

143

магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві [12].

Із поняттями «джерело інформації» та «документ» пов'язане поняття «носій інформації (даних)», яке у науковій літературі визначається як матеріальний об'єкт, призначе­ний для зберігання даних. Наведені визначення джерел інформації та документів мають ключове значення у ви­падках, пов'язаних із вирішенням правових аспектів інформаційних відносин.

Як свідчить історія розвитку цивілізації, інформати­зація — це удосконалення спілкування, комунікацій між людьми за допомогою новітніх досягнень науки та техніки. [15].

Характерним виявом визнання важливості процесів інформатизації, створенням умов для всезростаючого задо­волення інформаційних потреб населення стало прийнят­тя у 1998 р. Закону «Про Національну програму інформа­тизації», який визначив загальні принципи державної політики у сфері інформатизації суспільства, а також пріоритетні напрями розвитку провідних галузей еко­номіки, соціальної сфери, науки, освіти, культури. Зако­ном покладається на державу регулювання процесів інформатизації суспільства, забезпечення системності, комплексності й узгодженості їх розвитку [2].

Зазначене вимагає чіткої диференціації керуючих і керо­ваних соціальних об'єктів, керування соціальними проце­сами в яких реалізується за допомогою управлінської інфор­мації — інформації, що відображає зміст дій управління.

Інформаційні потоки

Розглянемо формування та рух інформаційних потоків, на прикладі управлінської документації.

Спрямування потоків управлінської інформації від об'єктів вищого рівня до об'єктів нижчого рівня й навпа-

ки — знизу вгору, відбиваючи зміст діяльності цих об'єктів відповідно до їх завдань та встановлених повноважень.

Низхідні потоки інформації за ступенем поширення мо­жуть бути загальнодержавними чи територіальними. На­приклад, Універсал національної єдності, закони України, укази Президента України, постанови, рішення Верхов­ної Ради та Кабінету Міністрів України мають загально­державне поширення, а розпорядження голови міської ра­ди — тільки в межах міста).

У низхідних потоках управлінської інформації можна виділити частину інформації, призначену для всіх суб'єктів господарювання (наприклад, Державного комітету статис­тики України чи Міністерства фінансів України), або орієнтовану на тих, що функціонують у певній галузі чи сфері діяльності, наприклад, рішення колегії Міністерст­ва освіти й науки України для навчальних закладів.

Існує чітка регламентація створення та розповсюджен­ня управлінської інформації в державі, що зафіксована в нормативних документах (наприклад, Порядок розроблен­ня та прийняття законів України й правозастосовної діяль­ності чи Порядок підготовки, подання та розгляду проектів постанов і розпоряджень та інших документів загальнодер­жавного значення Кабінетом Міністрів України).

Висхідні потоки інформації містять показники уп­равління в межах самого соціального об'єкта. Вони свідчить про його ефективність, відображаючи таким чи­ном зміст дій управління. Як база для оцінювання діяль­ності соціальних об'єктів, ця інформація водночас показує, наскільки ефективним є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи оновлення. У свою чергу, рівень керування вищих органів влади всіма низови­ми інфраструктурними ланками в державі також залежить від якості організації управління в цих низових установах.

148

149

Таким чином, більшу частину документаційного фонду будь-якої установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління.

Отже, в цілому зв'язок документа з інформацією можна подати таким чином:

а) документ є носієм соціальної (а не природної) інфор­ мації, оскільки він створюється людиною для використан­ ня в суспільстві;

б) документ передбачає наявність семантичної (смисло­ вої) інформації, що є наслідком інтелектуальної діяльності людини;

в) інформація розповсюджується дискретно, тобто у ви­ гляді повідомлення, яке може являти собою окремий до­ кумент чи сукупність документів;

Сукупність підготовлених для ефективного викорис­тання членами суспільства документів з метою отримання оперативної інформації й створює його документний ре­сурс.

Інформаційні ресурси як сукупність інформації в комунікаційних системах

Офіційне визначення інформаційних ресурсів, відповід­но до наукового та загальноприйнятого уявлення про них, пов'язує це поняття з поняттям «документ», який, як виз­начальна одиниця інформаційного ресурсу, стає інфор­маційним квантом інформаційного потоку.

Процес інформатизації суспільства, який набув сьогодні глобального характеру, є новим етапом розвитку людства, що виводить його на рівень інформаційної цивілізації, у якій інформаційний ресурс стає визначальним. Інфор­маційний ресурс найбільш повно характеризувати «як інформацію, створену чи виявлену, зареєстровану й оцінену» [35]. Інформаційний ресурс набуває особливих властивос-

тей, сутність яких і робить його інформаційним продуктом для споживання.

Для того, щоб стати інформаційним ресурсом, потоки інформації повинні мати деякі специфічні характеристики, завдяки яким вони стають соціально значущими, техно­логічно придатними, тобто такими, що мають цінність для практичного застосування. Основною такою характерис­тикою є системна організованість (організація) інфор­маційних потоків та їх окремих елементів.

Сучасними формами організації інформаційного ресур­су є: файл, база даних, банк даних, база знань, бібліотека, центр паперово-технічної інформації та ін. Сьогодні, за умов підвищеного динамізму суспільних процесів (швидка зміна ситуації, невизначеність, непередбачуваність і супе­речливість як самих соціальних дій, так і їхніх наслідків) конче необхідна розробка повноцінної теоретичної кон­цепції, методології й конструктивної теорії інформаційних ресурсів.

Документно-комунікаційна система

Комунікація — це процес обміну інформацією.

Термін «комунікація» походить від латинського слова соттипісаііо, яке означає «спільне» або «розділене між усіма». Якщо не досягається взаєморозуміння, то ко­мунікація не відбувається.

Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивіду­альності кожного її суб'єкта, тобто комунікаційний процес можливий лише за умови існування соціуму, отже, носить соціальний характер.

Відповідно до закону документаційного супроводу соціальних комунікацій, запропонованого Ю.М.Столяро-вим, «кожна соціальна комунікація обов'язково опосеред­ковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий

150

151

або виробництвом, або транспортуванням, або одержан­ням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо» [32].

В окремих актах комунікацій може реалізуватись уп­равлінська, інформативна, емотивна (така, що викликає емоції) та інші функції документа.

Документна комунікація — це комунікація, опосередко­вана між документами в соціумі та побудована на їх обміні між двома або більше споживачами інформації. У своїй ос­нові процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюзі «відправник — канал — одержувач».

Документна комунікація має свою модель, яка показа­на на схемі 2.3.

к
о		к		н
м		о		н
У н	кодування	м У	декодування^	ц и
т		н		11
к		1		1
А		к		а
н		А		н
т	< ггг^	т		1

зворотній зв'язок

Зазначена модель має місце у випадку безпосередньої взаємодії між учасниками комунікаційного .процесу. У ре­альній дійсності документно-інформаційна комунікація має більш складні форми й включає цілий ряд посеред­ницьких структур.

Функціонування процесу документної комунікації за­безпечується документно-комунікаційною системою, що являє собою підсистему соціальної комунікації і є потуж­ною системою передачі соціальної інформації.

Основні цілі документно-комунікаційної системи (ДКС) зведені в таблицю 2.13.

Таблиця 2.13 Основні цілі документно-комунікаційної системи

Забезпечувати членам суспільства можливість уключення своїх творів у документовану соціальну пам'ять

о

_з

Я"

Зберігати документовану соціальну пам'ять як опредметнену частину культурної спадщини суспільства

Забезпечувати суспільне використовування опредметненої й документованої частини культурної спадщини на користь суспільства

Схема 2.3 Модель документної комунікації.

Комунікант — відправник документної інформації.

Комунікат — канал передачі інформації (архів, бібліотека, усна розмова, традиційна пошта, електронні засоби зв'язку тощо).

Реципієнт — одержувач документної інформації.

Кодування — певні мови, якими представлено зміст до­кумента.

Декодування — розшифрування коду, що може вимірю­ватись у процентному співвідношенні від 0 до 100%.

Для досягнення вищезазначених цілей потрібно вирі­шити цілий ряд завдань щодо вдосконалення документно-комунікаційної системи, починаючи від усуспільнення інформації й закінчуючи розповсюдженням уже створених документів у режимах постійного сповіщення чи довідко­вого обслуговування.

•Перелік завдань, що можуть стояти перед документно-комунікаційною системою зведено в таблицю 2.14.

152

153

Компоненти документного національного ресурсу

Документний національний ресурс

виробничі

видавнича, поліграфічна,

документоторговельна

справи

засоби зв'язку

засоби передання інформації

невиробничі

система підготовки кадрів

система адміністративного керівництва

система наукового й

технологічного

забезпечення

/-

>»

^ комунікант

* реципієнт

"

задум

створення повідомлення

комунікат

41

"

''

не стає набутком суспільства

стає набутком суспільства

і

і

і

зібрання

документ

архівних документів

користування

Схема 2.6 Процес створення документно-комунікаційної системи

сукупність систем збору,

зберігання, обробки,

пошуку та надання

користувачам

документованої інформації

Схема 2.5 Компоненти організаційної інфраструктури документної

комунікації

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складо­вої інфраструктури документної комунікації, як зазначає А.А.Соляник, знижує ефективність та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери [31].

Елементарний процес створення документно-ко-мунікаційної системи показано на схемі 2.6.

Так, для того, щоб отримати суспільне визнання своїх досягнень шляхом їх публікації, комунікант може підготу­вати рукопис, який по каналу неопублікованих документів надходить до розгляду в службу усуспільнення, наприклад, в редакційну колегію. Якщо зміст рукопису визнається ре­дакційною колегією можливим для усуспільнення, ко­мунікант набуває статусу елементу соціальної ко­мунікаційної системи (автор, відправник інформації, генератор ідеї). Якщо рукопис відхиляється, то його по­вертають автору або ж відправляють до фонду архівних до­кументів.

Можна також певну інформацію про свої досягнення розмістити, за згодою керівника, на сайті своєї організації для користувачів мережі Інтернет. В обох випадках суспільно визнані документи будуть циркулювати у свідо­мості суспільства, доводячи інформацію комуніканта до відома реципієнтів.

156

157

■

Документні потоки та масиви

Функціонування документних комунікацій як су­провідної частини структури соціальних комунікацій, як зазначалось, передбачає постійний рух документів по ко­мунікаційним каналам від комунікантів до реципієнтів. Документний потік — це рух документів у процесі їх ви­робництва, розповсюдження та використання в суспіль­стві, тобто сукупність розподілених у часі й просторі доку­ментів, які рухаються комунікаційними каналами від створювачів до користувачів.

Основні характеристики документних потоків за Ю.М.Столяровим [32] зведені в таблицю 2.16.

Таблиця 2.16 Характеристика документних потоків

№	Найменування характеристики	Особливості застосування
1.	Зміст або функціональна приналежність	Визначається складом документованої інформації й видами документів
2.	Структура	Залежить від інформаційних або інших потреб, які обумовлюють видову різноманітність та процентне співвідношення окремих видів документів
3.	Потужність (обсяг)	Підраховується кількість документів, що переміщуються за одиницю часу
4.	Напрям	Залежить від технології обробки документів, способів їх оцінки та засвідчення. Він може бути поступальним, поступально -поворотним або маятниковим
5.	Довжина (протяжність)	Залежить від територіальної віддаленості комуніканта від реципієнта
6.	Ритм (режим)	Ступінь насиченості потоку за одиницю насу. Може бути пов'язаний з циклічністю планування й звітності, сезонними змінами виробничої, навчальної чи політичної активності
7.	Шум	Зайва, непотрібна документована інформація (наприклад, спам -масове розсилання реклами через е-таіі)

У структурі потоку можуть бути виділені мікропотоки, що складаються, наприклад, з документів відкритого й об­меженого доступу, з опублікованих і неопублікованих, первинних і вторинних документів тощо.

Виступаючи продуктом матеріального та духовного суспільства, документна комунікація відображає ступінь розвитку суспільства. Вона нерозривно пов'язана з рівнем інформаційної технології, що містить збір, накопичення, трансляцію, обробку інформації, способи її зберігання, по­шуку та використання.

Документ як історичне джерело

Документ може бути носієм ретроспективної інформації, а отже володіти особливою цінністю — бути артефактом.

Артефакт (від лат. агіе/асіит — «штучно створене») — поняття, що по-різному втілює внутрішню форму латинсь­кого слова: «документ», який має особливу соціально-культурну цінність. Артефактами є виготовлені людиною речі, народжені нею думки, винайдені та використані нею засоби та способи дії [19].

Різні тлумачення відносно даного поняття зведено в таблицю 2.17.

Таблиця 2.17

Основні тлумачення поняття «артефакт»

№	Поняття	Визначення
1.	Артефакт (археологія)	Предмет із іншої епохи; інколи невизначеного призначення
2.	Артефакт (шум)	Дефект, шум в зображенні, звукозаписі. Може утворюватися при переході від одного кольору до іншого або при неякісній компресії структур
3.	Артефакт (документалістика)	Шумові елементи на документі, не навмисно створені плями, випадкові риси, які, не будучи частиною документа, роблять його унікальним
4.	Артефакт (в експерименті)	Експериментальний результат, що виникає через відхилення в проведенні експерименту або через дефекти самої методики.

158

159

А ртефакти — предмети культури, на відміну від явищ природи, мають подвійне значення. З одно­го боку, у них, як і в при­родних явищ, також є об'єктивна визначеність, тобто їх можна розглядати як реальність, яка існує са­ма по собі, окремо від лю­дини. Але, з іншого боку, артефакти мають ще й інше, суб'єктивне значення. У них утілено те, що назива­ють «змістом». Узяті відокремлено, поза їх відношення до людини, предмети ніякого змісту не мають.

Наприклад, смисл собору існує не в ньому, тобто не у фізичних параметрах каменю, а в культурі, творінням якої вона є. Не камені визначають собор, а, навпаки, собор збагачує камені своїм особливим змістом: його камені об­лагороджені тим, що вони є складовою собору. Зміст ре­чей існує не в них, а в культурі, яка породила їх, і тих, хто цю культуру дослідив і сприйняв.

Особливо цінними документами є документи-пам'ятки, у тому числі писемності, що складають частину культурно­го набутку країни, народу, людства, яке охороняється спеціальним законом. Причиною віднесення документа до артефакта (пам'ятки) може бути особлива цінність та унікальність змісту, передмови, супровідних матеріалів, коментарів тощо.

Пам'ятки виступають об'єктом науки «пам'ятникознав-ство», яка ділить їх на рухомі та нерухомі. До рухомих відносять такі документні пам'ятки: рукописи та стародру­ки, раритети, рідкісні писемні та графічні видання, кіно-фонофотовідеодокументи тощо [19].

Документи цього виду відрізняються внутрішньою структурою, вони мають особливо складний апарат. Крім основного тексту вони можуть місити науково-дослідні статті, що пояснюють зміст, історіографічні коментарі та різноманітні покажчики (тематичні, предметні, поіменні). Вони також мають особливу матеріальну основу, конст­рукцію, особливі умови знаходження в зовнішньому сере­довищі.

Артефактні документи створюються в гарному оздоб­ленні, з численними ілюстраціями, нестандартній, у більшості випадків, палітурці. Для видання пам'яток час­то використовують факсимільне відтворення.

Книжкові пам'ятки є різновидами пам'ятників культури. Це письмове свідоцтво існування інших видів пам'ятників, які могли бути давно втраченими. Під пам'ятками культу­ри розуміють об'єкти, які мають історико-культурну цінність і складають частину культурної спадщини країни, народу, людства [19].

стародруки

Книжкові пам'ятки — комплекси рукописів та старо­друків, а також значущі в історико-культурному відно­шенні видання, визначені для особливого збереження й раціонального використання [12]. Складові поняття «книжкові пам'ятки» наведено на схемі 2.7.

цінні видання

рукописні документи

рідкісні видання

особливі екземпляри

книжкові колекції

Схема 2.7 Складові поняття «книжкові нам 'ятки»

Детальна характеристика видів книжкових пам'яток зве­дена в таблиці 2.18.

160

161

Таблиця 2.18

Продовження таблиці

№ | Вид книжкових пам'яток

Рукописи (манускрипти)

1,

Палімпсести

Інкунабули

3.

Палеотипи

Стародруки

(інкунабули,

палеотипи)

5.

Цінні видання

Особливі

екземпляри

пам'яток

Памятки-колекції

Види книжкових пам'яток

Загальна характеристика

Документи, написані від руки (володіють відповідними критеріями цінностей)

Пергаментні чи папірусні рукописи, первісний текст яких був зіскоблений або змитий і замість нього написаний новий текст

Перші книжки, друковані набірними літерами в найранішу добу друкарства Стародавні книги XVI ст., що їх друкували з набірних форм

Книги, надруковані до другої половини XVII ст. в Європі

Документи, що мають наукове, історико культурне та інше суспільне значення, визнане відповідною експертизою

Документи, що отримали ціннісні характеристики в процесі створення (наприклад, частина тиражу поліп­шеного поліграфічного виконання) або існування (іменні, бібліофільські, нумеровані, з автографами чи помітками відомих осіб, високохудожнім ручним розфарбовуванням, коректурні, без цензурних вилучень тощо)

Частини фондів, організовані зібрання книжкових пам'ятників чи/ або книг, які можуть і не представляти цінності в їх роз'єднаності, але в сукупності володіти всіма властивостями історико - культурного об'єкту

1	2	3
9.	Цінні тематичні, видові зібрання	Документи, сформовані сучасними організаціями-фондовласниками, у тому числі колекції архівів друку, що зберігають національний реєстр у повному обсязі
10.	Книжкові зібрання відомих у історії установ і організацій (світських і духовних)	Документи, які відповідним чином характеризують епохи, події, народи, території, предмети (теми), форми та стилі, інші важливі прояви історичного й духовного розвитку суспільства
11.	Особисті зібрання	Зібрання, сформовані видатними державними або громадськими діячами, діячами науки й культури, що відображають світогляд їх загальнокультурних або професійних інтересів, зв'язків і ділових контактів, розкриваючи творчу думку, а також видатні бібліофільські колекції незалежно від соціального статусу їх збирачів

Історична цінність документа

Цінність документа, його особливе історичне, художнє та культурологічне значення є основною ознакою, яка доз-ноляє віднести документ до розряду артефактних. Це не просто джерело інформації, а документ, який має особли-иу соціально-культурну цінність. Дану категорію цінності буде доречним розглянути на прикладі «книжкових пам'яток» як основного різновиду рухомих артефактів.

Як відомо, книга — це складний компонент культури, це пам'ятка в пам'ятці: відділяти зміст книги від його ма­теріального втілення неможливо й неправомірно. Своїм імістом книга могла вплинути на хід історії, але якщо її

162

163

Таблиця 2.18 Види книжкових пам'яток

№	Вид книжкових пам'яток	Загальна характеристика
1	2	3
1.	Рукописи (манускрипти)	Документи, написані від руки (володіють відповідними критеріями цінностей)
2.	Палімпсести	Пергаментні чи папірусні рукописи, первісний текст яких був зіскоблений або змитий і замість нього написаний новий текст
3.	Інкунабули	Перші книжки, друковані набірними літерами в найранішу добу друкарства
4.	Палеотипи	Стародавні книги XVI ст., що їх друкували з набірних форм
5.	Стародруки (інкунабули, палеотипи)	Книги, надруковані до другої половини XVII ст. в Європі
6.	Цінні видання	Документи, що мають наукове, історико-культурне та інше суспільне значення, визнане відповідною експертизою
7.	Особливі екземпляри пам'яток	Документи, що отримали ціннісні характеристики в процесі створення (наприклад, частина тиражу поліп­шеного поліграфічного виконання) або існування (іменні, бібліофільські, нумеровані, з автографами чи помітками відомих осіб, високохудожнім ручним розфарбовуванням, коректурні, без цензурних вилучень тощо)
8.	Пам'ятки-колекції	Частини фондів, організовані зібрання книжкових пам'ятників чи/ або книг, які можуть і не представляти цінності в їх роз'єднаності, але в сукупності володіти всіма властивостями історико-культурного об'єкту

Продовження таблиці

1	2	3
9.	Цінні тематичні, видові зібрання	Документи, сформовані сучасними організаціями-фондовласниками, у тому числі колекції архівів друку, що зберігають національний реєстр у повному обсязі
10.	Книжкові зібрання відомих у історії установ і організацій (світських і духовних)	Документи, які відповідним чином характеризують епохи, події, народи, території, предмети (теми), форми та стилі, інші важливі прояви історичного й духовного розвитку суспільства
11.	Особисті зібрання	Зібрання, сформовані видатними державними або громадськими діячами, діячами науки й культури, що відображають світогляд їх загальнокультурних або професійних інтересів, зв'язків і ділових контактів, розкриваючи творчу думку, а також видатні бібліофільські колекції незалежно від соціального статусу їх збирачів

Історична цінність документа

Цінність документа, його особливе історичне, художнє та культурологічне значення є основною ознакою, яка доз-поляє віднести документ до розряду артефактних. Це не просто джерело інформації, а документ, який має особли-иу соціально-культурну цінність. Дану категорію цінності буде доречним розглянути на прикладі «книжкових пам'яток» як основного різновиду рухомих артефактів.

Як відомо, книга — це складний компонент культури, цс пам'ятка в пам'ятці: відділяти зміст книги від його ма­теріального втілення неможливо й неправомірно. Своїм імістом книга могла вплинути на хід історії, але якщо її

162

163

зовнішній вигляд буде скромним, непрезентабельним, дослідники часто не в змозі правильно визначити, яка цінність знаходиться у них в руках. З іншого боку, яскра­во ілюстроване видання, яке далеко не завжди є шедевром книжкового мистецтва, може здаватися чимось надзвичай­но рідкісним і видатним.

Таким чином, книжковою пам'яткою поза сумнівом є зразок мистецтва книги певної епохи, якщо це шедевр поліграфії або книжкового оформлення, але не менш важ­ливим є і те, як дана книга або масив книг представляє книжкову культуру відповідної епохи в цілому. Це різні речі, при всій схожості формулювань [19].

Із історичної точки зору, характерні типові особливості видавничого оформлення книг у певний період не менш важливі, ніж окремі шедеври живопису. Наприклад, ши­рокі поля першодрукованих книг або скромні, без титуль­них даних, палітурки книг XVIII ст. характерні саме для того чи іншого періоду й представляють собою рівень культури книговидання певної епохи. Такі книги повинні зберегти первинний вигляд як артефакти свого часу [19].

Разом з тим цінність пам'ятки далеко не вичерпується його зовнішнім виглядом. Традиційно, щоб визначити ар-тефактну цінність документа, фахівці користуються об'єктивно визначеними критеріями (схема 2.8) [19].

важливість змісту

мистецтво виконання

якість матеріальної основи

кількість екземплярів

Схема 2.8 Критерії визначення артефактної цінності документа

Термін «рідкісна книга» є історично першим для визна­чення категорії цінності. Тут має значення й тираж видан­ня, і інформація про знищення всього тиражу або значної його частини в силу різних обставин. Відомо, що інфор­мація про знищення того або іншого видання часто при­зводила до порятунку або більш дбайливого зберігання частини тиражу, що залишилася.

Іншими словами, цінність пам'ятки залежить від важли­вості його змісту, якості матеріалів, мистецтва виконання і кількості екземплярів. Цінність книжкових пам'яток виз­начається характеристиками двох складових книги — са­мого твору й способу його матеріального втілення (ви­дання). У цьому полягає своєрідність книжкових пам'яток і складність виділення їх критеріїв [19].

Наприклад, книга може бути видатною пам'яткою літе­ратури завдяки цінності змісту тексту при посередньому поліграфічному виконанні, або ж, навпаки, може бути ще девром художнього оздоблення та поліграфічного вико нання рядового, нічим не примітного тексту.

В ідеалі, книжковими пам'ятками є видання, у яких ор ганічно з'єднуються цінні в науковому, літературному, історичному або іншому значенні тексти з відповідним оформленням, тобто є цінні зразки книжкової культури не тільки духовні, але й матеріальні пам'ятки культури. І Ц також перші (прижиттєві) твори, визнані пізніше класич ними; книги, що якнайповніше представляють свою епо ху — пам'ятки історії; книги — пам'ятки мистецтва, оформлені видатними художниками, незалежно від стилю або техніки виконання; перші зразки різної техніки друку, книги незвичних форматів, виконані на різних матеріалі, них носіях [19].

Книжковою пам'яткою може бути окремий екземпляр видання з автографом видатного діяча, з цікавими маргінальними записами, цінним екслібрисом, в уніклпі. ній палітурці, з додатковими вклейками тощо.

164

165

Особливу категорію складають нелегальні, заборонені цензурою видання; малотиражні, особливо бібліофільські видання; книги, основний тираж яких з різних причин був знищений.

т'ня» "V ■»

■ ■■■■■ ■ ■' ;:.

І 1 ■ 1 .

,4 •/•*-»* ■—

. м«іи «ію%»

ж***?*" *

««•«««■•МЛ *

... . ...

Шдйі^ійМіюфйШ^р

■

'." "'.■..,»*•**»•"*** ••:'

«ШИЙШ-ТГ****™»^!

Книжковими пам'ятками можуть бути певні книжкові колекції, зібрання, бібліотеки в цілому — як зібрання оди­ничних книжкових пам'яток або як _шт пам'яток книжкового збору свого часу, тобто пам'яток культури певної епохи.

Виходячи з усвідомлення непорушної цінності названих і деяких інших категорій книжкових пам'яток, для них розробляють­ся визначені, особливі умови зберігання й використання. Загальновизнаним є пріори­тет збереження таких книг над їх до­ступністю. Загальноприйнятими центрами книжкових пам'яток є бібліотеки. Фонд рідкісних та цінних видань у бібліотеках складають певні групи документів (див. табл. 2.18).

Таблиця 2.18 Групи рідкісних видань

Старовинні рукописні книги різних періодів, манускрипти інкунабули, палеотипи тощо

Першодруки країн сходу

Видання ХУ-ХУІІ ст., надруковані глаголицею та кирилицею

Західноєвропейські видання ХУІ-ХУІІ ст.

Українські видання (1574 —1923 роки)

Першодруки окремих регіонів України

₁

_І

Видання, які є пам'ятниками подій та епох великої історичної важливості (епоха Б. Хмельницькго, Директорія, Велика Вітчизняна війна тощо)

Перші та прижиттєві видання творів відомих науковців, письменників, а також їх кращі перевидання

Вилучені та заборонені видання

Книги з автографами відомих суспільних діячів, науковців, письменників

Традиційно створені тематичні колекції тощо

166

Таким чином, книга розглядається в ряді інших пам'ят­ників історії та культури — археологічних, образотворчих, музичних архітектурних, наукових, літературних.

Міжнародне й державне регулювання питань щодо збере­ження цінних документів

Історично першим на теренах нашої держави з питань збережен- І Щ

ня артефактних документів був За-/- 1'

кон СРСР 1976 р. «Про охорону V використовування пам'ятників істо­ рії й культури». \?

Сучасна Україна має багатовіко- ^■•'"-'* ву історію, у її фондосховищах ^§^

зберігається безліч історичних пам'яток регіонального, за­гальнонаціонального та світового значення. Серед них — сотні тисяч архівних документів, першодруків, старо­друків, інших рідкісних та цінних видань.

Роботу з цими культурними скарбами згідно з законо­давством України здійснюють бібліотеки, архіви, музеї, од­нак, залишається чимало невирішених питань і проблем, які виникають у процесі її становлення, економічними умовами, у яких на сучасному етапі реалізуються такі за­вдання як формування, збереження та розкриття вітчизня­них колекцій пам'яток писемності та друку.

Поки що немає найважливіших державних регламентів, держстандартів на облік та опис архівних документів, ста­родруків (поодиноких надходжень у державні фонди та надходжень комплексів цих документів — приватних архівів та колекцій), на організацію страхового фонду пам'яток; єдиних правил зберігання та використання доку­ментів із державних архівних фондів та колекцій рідкісних видань і рукописів.

167

Роботу із збереження артефактних документів організо­вано відповідно до Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» (1995 р.), Закону України «Про вне­сення змін до Закону України «Про бібліотеки і бібліотеч­ну справу» (2000 р.), Національної програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр. (затверд­жена постановою КМ України № 1716 від 15.09.1999 р.), стандартів: ГОСТ 7.50-90 «Консервация документов. Об-щие требования»; ГСТУ 55.001-98 «Документи з паперови­ми носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду» та ін.; документів Міністерства культури і мистецтв України. Приймалися до уваги й «Основні правила зберігання та використання бібліотечних фондів», розроб­лені ІРІА.

Україна підтримує Міжнародну програму ЮНЕСКО «Пам'ять світу», діяльність Консорціуму європейських на­укових бібліотек по створенню зведеного каталогу книг періоду ручного друку, зусилля Бібліотечної Асамблеї Євразія по підготовці Закону «Книжкові пам'ятники» й відповідного стандарту, прийнятого країнами СНД.

На сучасному етапі Україна працює над створенням Державного реєстру національного культурного надбання країни.

ШЯ Використані джерела та література до модуля 2

1. Про інформацію: закон України// ВВР. — 1992. — №48 —

24 с.

2. Про Концепцію Національної програми інформатизації: закон України// ВВР. - 1998. - №27-28. - С. 182.

3. Делопроизводство и архивное дело. Терминьї и определения: ГОСТ 16487-70. - М., 1970.

4. Делопроизводство и архивное дело. Терминьї и определения: ГОСТ 16487-83. - М., 1983.

5. Делопроизводство и архивное дело. Терминьї и определения: ГОСТ Р 51141-98. - М., - 1998.

6. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та виз­начення : ДСТУ 2392-94. — Чинний від 1995-01-01. - К. : Держ­стандарт України, 1994. — 53 с.

7. Державна уніфікована система документації. Основні поло­ження : ДСТУ 3843-99. — Чинний від 01.07.2000. — К.: Держстан­дарт України, 1999.

8. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зра-зок. Вимоги до побудови : ДСТУ 3844-99. — Чинний під 01.07.2000. К: Держстандарт України, 2000. — 8 с.

9. Видання. Основні види. Терміни та визначення : ДСТУ 3017- 95. — Чинний від 01.01.1996. — К. : Держстандарт України, 1996. - 47 с.

10. Інформація та документація. Обстеження документа, вста­новлення його предмета та відбір термінів для індексування. Ос­новні вимоги : ДСТУ 2395-94. — Чинний від 01.02.1995. К. : Держ стандарт України, 1994, — 10 с.

11. Державна уніфікована система документації. Уніфіковам;і система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів : ДСТУ 4163 — 2003. — Чинний від 01.09.2003. — К. : Держспоживстандарт України, 2003. — 50 с.

12. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення по нять : ДСТУ 2732:2004. - Чинний від 28.05.2004 - К. : Держстаїї дарт України, 2005. — 31с.

13. Інформація та документація. Керування документацією : ДСТУ 4423-1:2005. — Чинний від 01.04.2007. — К : Держспожии стандарт України, 2007. — 28 с.

168

169

14. Безробко В.В. Управлінське документознавство : навч. посібник/ В.В.Безробко. — К., 2006. — 2008 с.

15. Воробьев Г.Г. Документ: информационньїй анализ. / Г.Г Во- робьев. - М.: Наука. 1973. — С. 90.

16. Зиновьева Н.Б. Документоведение и библиографоведение: терминологические диссонансьі. / Н.Б. Зиновьева // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: зб. наук, праць/ В.В.Бездрабко /Київський нац. ун-т культури і мистецтв; Інститут державного управління і права. — К., 2008. — Вип.2. — С. 43—48.

17. Кузнецова Т.В. Взаимосвязь документоведения и архивове- дения./Т.В.Кузнецова//Материалн научно-практической конференции. — Екатеренбург, 2000. — С.12-17.

18. Кулешов С.Г. Документознавство: історія, теоретичні осно­ви. / С.Г. Кулешов. - К. : УНДІАСД; ДАКККіМ, 2000. - С. 16.

19. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник. — [6-е изд., стер.]/Н.Н. Кушнаренко. — К. : Знання, 2006. — С. 37.

20. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» / М.В. Ларин // Делопроизводство. — 2000. — №1. — С. 9.

21. Гельман-Вжоградов К.Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления. / К.Б. Гельман-Виногра-дов// Делопроизводство. — №2. — 2005. — С. 16.

22. Мшпяев К.П. Документи и их назначения/ К.П. Митя-ев//Вопр. архивоведения. — 1960. — №5.— С. 88-102.

23. Михайлов А.И. Основьі информатики [2-е изд., перераб. и доп.]/ А.И.Михайлов, А.И.Черньш, Р.С. Гиляревский. — М., 1968. - С.46.

24. Отле П. Трактат о документации // Отле П. Библиотека, библиофафия, документация: Избранньїе трудьі пионера инфор­ матики / Рос. гос. б-ка; Пер. с англ. и фр. Р.С.Гиляревского и др.; Предисл., сост., коммент. Р.С.Гиляревского. — М. : ФАИР- ПРЕСС, ПАШКОВ дом. — 2004. — 84 с.

25 Плешкевич Е.А. О понятий «документ» в документоведении и других науках об информации / ЕА. Плешкевич// НТИ. Сетия 1. — 2004. — №4. — С. 10-15.

26. Рудвльсон К.И. Современньїе документиьіе классификации /К. И. Рудельсон. — М., 1973. — 264 с.

27. Русинов Н.В. Документация на Западе / Н.В. Русинов// Сов. библиография. — 1937. — №3. — С. 59.

28. Соколов А.В. Информационньїй подход к документальной коммуникации: Учеб. пособие. / А.В. Соколов. —Л., 1988. — 85 с.

29. Словарь современной архивной терминологии социалисти-ческих стран. — Вьш.1. — М., 1982. — 265 с.

30. Словник юридичних термінів (російсько-український). — К. : Юрінком Інтер, 1994. — 322 с.

31. Соляник А.А. Документі потоки та масиви: навч. посібник/ А.А. Соляник. / Харк. держ. акад. культури. — X. : ХДАК, 2000. — С.12.

32. Столяров Ю.Н. Документами ресурс : учебное пособие для студентов вьісших учебньїх заведений. / Ю.Н.Столяров. — М. : Изд-во «Либерия», 2001. — С. 22.

33. Столяров Ю.Н. Стандартное определение документа нужда-ется в пересмотре/ Ю.Н.Столяров // Документация в информаци-онном обществе: унификация и стандартизация межведомствен-ного и корпоративного документооборота : докл. и сообщ. на десятой междунар. науч.-практ. конф. 5-6 дек. 2002 г. / Росархив. ВНИИДАД. — М. : - 2003. - С. 179-184.

34. Швецова-Водка Г.М. Визначення документа в архівоз­ навстві/ Г.М. Швецова-Водка // Студії з арх. справи та докумен­ тознавства. — Вип. 10. — 2004. — С. 99-101.

35. Швецова-Водка Г.Н. К определению понятия «технотрон­ ний документ» / Г.М. Швецова-Водка //Библиотечное дело — 2001: Российские библиотеки в мировом информационном про- странстве : тезиси докладов 6-й международной научной конфе­ ренции. - Ч. 1. - М., 2001.- С. 51-52.

36. Швецова-Водка Г.Н. Методи документознавства /Г.М. Швецова-Водка // Бібліотекознавство. Документознавст­ во. Інформологія. — 2007. — №1. — С. 81-85.

37. Швецова-Водка Г.М. Документознавство : навч. посібник // Г.М. Швецова-Водка — К. : Знання, 2007. — 398 с.

38. Хан-Пира 9.И. Что такое документальний памятник / З.И Хан-Пира // История СССР. — 1988. — №2. — С. 80.

39. Вгіеі 8. Си езі се сіие сіоситеп1аІіоп?/8.ВгіеІ. Рагіг: Ш. Ооситепііопіе8 іпсішігіеііез еІ 1есшіі§ие8. — 1951. — 48 р.

170

171

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення об'єкта та предмета сучасного до-кументознавства.

1. У чому полягає завдання сучасного документознавства?

3. Поясніть поняття «метод», «методологія», «методо­ логічні дослідження» в документознавстві.

4. Які основні передумови виникнення документа? По­ясніть походження терміна «документ».

5. Визначте початкову диференціацію знань про доку­мент.

6. У чому полягає визначення терміна «документ», за­пропоноване Полем Отле?

7. Які аспекти людської діяльності відображені у визна­ченнях терміна «документ»?

8. Дайте визначення документа відповідно до державних стандартів.

9. Назвіть і охарактеризуйте основні ознаки та власти­вості документа.

10. Розкрийте зміст понять «джерело інформації», «носій інформації».

11. Поясніть зв'язок документа з інформацією. Як співвідносяться поняття «документна інформація» та «інформація документа»?

12. Охарактеризуйте основні складові документа — ма­теріальну та інформаційну.

13. Назвіть основні критерії інформаційної складової документа.

14. Дайте характеристику комунікаційним можливостям документа.

15. Поясніть сутність понять «комунікант», «комунікат», «реципієнт» та визначте зв'язок між ними.

16. Визначте компоненти організаційної інфраструктури документної комунікації.

172

17. Дайте характеристику поняттям «документний потік», «документний масив».

18. Дайте визначення поняттю «артефакт».

19. Назвіть основні види книжкових пам'яток.

20. Перерахуйте основні групи рідкісних видань.

21. Назвіть основні критерії визначення артефактиої цінності документів.

22. Перерахуйте загальні, основні та спеціальні функції документа.

23. Поясніть значення політичної, ідеологічної, товар­ної, художньо-естетичної функції та функції захисту інформації документа.

Завдання для модульного контролю

1. Проаналізуйте взаємозв'язок понять «інформація» та «документ» за додатковою літературою (термінологічними словниками, довідниками, стандартами, працями відомих науковців тощо).

2. Порівняйте визначення терміна «документ» за дер­жавними стандартами, поясніть зміни.

3. Проаналізуйте документ відповідно до запропонова­ної схеми:

• назва; — класифікаційний індекс;

• автор; — посилання;

• адресат; — додатки;

• анотація та зміст; — вид носія.

• реферат;

4. Охарактеризуйте ознаки, властивості, загальні та спеціальні функції документів. Завдання №4 виконується на основі таких документів: автореферат дисертації, гео­ графічна карта, художня листівка, газета.

173

роблено відповідні методи кодикографії та археографічно­го описування документальних джерел.

У музейній справі особливим є описування документів (видань, рукописних книг, давніх актів). І Взагалі, в му­зеєзнавстві цей напрям не є пріоритетним через те, що до­кументальні пам'ятки становлять незначну частину музей­них фондів (за винятком, безперечно, архівів-музеїв та

літературних музеїв).

В архівній справі існує своє специфічне архівне опису­вання документів.

Для управлінського документознавства головним об'єк­том дослідження виступає службовий документ, для карто-графічного — карта, музичного — той чи інший нотний за­пис, нанесений на матеріальний носій.

Загальне документознавство має право на визнання йо­го синергетичною науковою дисципліною по відношенню до інших дисциплін документознавчого циклу, але це не * означає, що воно буде «поглинати» інші дисципліни, навпаки, документознавство взмозі охоплювати об'єкт вивчення в найбільш загальних, визначних рисах, якостях і тенденціях, залишаючи безліч можливостей та суто спе­цифічних проблем на долю суміжних наукових дисциплін, підвищуючи тим самим їх творчий потенціал й збагачую­чи свою методологію.

Розвиток загального документознавства може здійсню­ватись за рахунок взаємозбагачення та застосування різно­манітних аналогів із суміжних дисциплін документознав­чого циклу, підсумовування всього того, що має логічне

завершення.

Зазначене якраз і різнить загальне документознавство і інші наукові дисципліни, об'єктом яких виступає доку­мент як складова.

Методи й принципи документознавчих досліджень

У науці не існує єдиного підходу стосовйо тлумачення слова «методологія». В одному випадку, під методологією розуміють філософську, світоглядну основу науки, а в іншому — науки про методи й методики.

Метод — це спосіб пізнання, шлях дослідження, при­йом або система прийомів для досягнення певної мети.

Принцип — це основне, вихідне положення, керівна ідея певної науки або діяльності.

Методологія науки загалом має такі значення:

вчення про методи Пізнання й перетворення навколишньої дійсності

сукупність підходів, способів, методів, прийомів, процедур, що застосовуються в будь-якій науці

У загальному документознавстві, як систематизуючій науковій дисципліні всього циклу документознавчих нау­кових напрямів, застосовуються ті ж методи та методо­логічні прийоми, що й в останніх.

У дисциплінах документознавчого циклу поняття «мето­дологія» використовують переважно як методологію науки, яка вивчає документознавчу практику. Необхідність визна­чення «документологічних методів» виникає в тому разі, ко­ли практична документознавча діяльність розглядається як різновид науково-пізнавальної діяльності, оскільки будь-яка пізнавальна діяльність застосовує певні методи пізнання об'єктивної (незалежної від дійсності) реальності.

Наприклад, існує таке поняття як «художній метод» — історично зумовлена цілісна система основних принципів узагальнення й відтворення дійсності в мистецтві; спосіб художньої діяльності як пізнання, оцінки й перетворення

106

107

іраного матеріалу на мистецький твір. Аналогічно «доку-гнтознавчий метод» можна подати у вигляді системи прин-ипів та способів документознавчої діяльності як пізнання

і оцінювання.

Узагальнююче поняття «документознавчий метод» му-ить об'єднувати в собі конкретні прийоми, у тому числі пособи та операції, вивчення системи документальних

комунікацій. На думку проф. Г.М. Швецової-Водки, усю сукупність

методів документознавчих досліджень можна умовно тоділити на декілька рівнів, а саме [36]:

І. Загальнофілософські або діалектико-матеріалістичні,

філософські методи

Наукові методи, що визначаються як філософські кате­горії теорії пізнання: аналіз і синтез, індукція і дедукція, порівняння, узагальнення, ідеалізація, сходження від абст­рактного до конкретного тощо. Ці методи можуть викори­стовуватися в будь-якій науці або пізнавальній діяльності, вбираючи в себе специфічні риси в залежності від того чи іншого об'єкта та предмета пізнання. II. Загальнонаукові методи

На цьому рівні методи поділяються на емпіричні (опи­сові), які лише фіксують існуючий стан дійсності (опис, спостереження, експеримент, моделювання) і теоретичні пов'язані з узагальненням емпіричних даних, проникнен­ням у суть явищ, що досліджуються.

До загальнонаукових теоретичних методів пізнання на­лежать: системний, діяльнісний, функціональний, типо­логічний, інформаційний та культурологічний.

Наприклад, системний підхід — методологічний напрям у науці, що ставить своїм завданням розробку засобів, ме­тодів дослідження складноорганізованих об'єктів-систем. Документ являє собою систему — множинність зако-

108

номірно пов'язаних одне з одним елементів і частин як певне цілісне утворення, єдність.

Водночас, з точки зору сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книгарень тощо (в залежності від масштабів системи) документ стає підсистемою чи навіть елементом. При системному підході, як вказує проф. Г.М. Швецова-Водка, документ розглядається як частина більш об'ємої системи соціаль­них комунікацій [36].