8.5 Общие правила (рекомендации) документирования рабочих процессов

Рассмотрим общие правила и порядок разработки (документирования) рабочих процессов.

Рекомендуемая структура (содержание) рабочих процессов:

- раздел 1 Цель процесса;

- раздел 2 Назначения и область применения процесса;

- раздел 3 Планирования процесса;

- раздел 4 Потребители и выходы процесса;

- раздел 5 Поставщики и входы процесса;

- раздел 6 Ресурсы, которые используются;

- раздел 7 Оценка процесса;

- раздел 8 Ответственность и полномочия (руководитель процесса, участники процесса, матрица ответственности);

- раздел 9 Блок-схеми (алгоритмы) процесса;

- раздел 10 Методики выполнения процесса (описание процедуры процесса);

- раздел 11 Записи процесса;

- раздел 12 Термины и определения;

- раздел 13 Руководящая документация;

- раздел 14 Лист регистрации изменений;

- раздел 15 Приложения к процессу.

Раздел «Цель процесса». Цель помечает назначение процесса, направленность и ожидаемые результаты. Цель процесса рассматривается как декомпозиция стратегических целей и политики в области качества предприятия. Цели процессов должны:

- удовлетворять потребности описываемого процесса (Заказчика);

- способствовать достижению Стратегических целей предприятия.

Цели для процессов должны быть направлены на обеспечение в установленные сроки и в установленном количестве выходов процесса (выходных данных), которые имеют соответствующее качество. Выходы (результаты) процесса должны удовлетворять как внутренних, так и внешних потребителей (в тех случаях, когда процесс связан с внешним потребителем).

При определении целей процесса необходимо, чтобы эта цели были измеримы и досягаемы.

Раздел «Назначения и область применения процесса». В данном разделе указывается назначение процессов и их зона действия. Указывается место процессов в общей системе документации предприятия

Определяется круг лиц, которые должны руководствоваться данным документом.

Качественно определяется задание или результат, которого нужно достичь в ходе процесса. Данный раздел отвечает на вопрос: "Для чего создан этот процесс?".

Назначение должно быть согласовано с другими процессами и отображать требования внутренних и внешних потребителей.

В данном разделе указываются службы и подразделения предприятия, которые участвуют в реализации процессов.

Раздел «Планирования процесса». В данном разделе делаются ссылки на документы, которые содержат планы деятельности предприятия (процессов), и вспоминают работы описываемого процесса.

Раздел «Потребители и выходы процесса». В данном разделе указываются в табличном виде:

- условно наименования и идентификационные номера процессов -потребителей;

- названия подразделений - потребителей результатов деятельности процесса;

- результаты деятельности процесса (условно название выходов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним представлены ниже:

Таблица 8.1 Внешние потребители (процессы-потребители)

Шифр процесса	Название процесса
Наводится идентификационный номер процесса-потребителя	Наводится название процесса-потребителя

Таблица 8.2 Выходы процесса (результаты деятельности процесса)

Название выхода процесса (документ-запись)	Шифр записей качества (выходу процесса)	Потребители процесса (должностные лица)	Название подразделений потребителей
Наводится название документов-записей	Наводятся идентификационные номера форм (бланков)	Наводятся названия должностей ответственных исполнителей у потребителей	Наводятся названия подразделов потребителей

Как правило, в процессе бывает несколько выходов. В каждого из этих выходов должно быть один или несколько потребителей. Выход процесса не может существовать сам по себе, кто-то должен потреблять продукт процесса, а иначе он будет работать, расходуя ресурсы и не создавая ни каких ценностей.

Выходы процесса могут быть как материальные - в виде услуги, так и нематериальные – в виде информации и документов (отчетов, журналов регистрации, справок, и др.). В любом случае каждый выход должен представлять для потребителя определенную ценность.

Внутри предприятия каждый процесс имеет свой выход и потребителей. Потребителей выходов разделяют на внутренних и внешних.

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначены исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями вне предприятия и все результаты процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько), включая основной, то есть результат ради которого и существует подразделения, и привязать к конкретному получателю-потребителя процесса вне предприятия (Заказчик и др.).

- всех внутренних потребителей (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть кому предназначена исходная информация, конечные и промежуточные результаты выполнения работ подразделениями непосредственно на предприятии и все результаты процесса (для внешних поставщиков), включая основной, необходимо привязать к конкретному получателю-потребителя процесса (подразделение предприятия и др.).

Раздел «Поставщики и входы процесса» В данном разделе указываются в табличном виде:

- процессы-поставщики (идентификационные номера и названия процессов);

- наименование подразделений - поставщиков результатов деятельности процессов;

- результаты деятельности процессов (условно наименование входов процесса).

Образцы таблиц и объяснения к ним даются ниже:

Таблица 8.3 Внешние и внутренние поставщики (процессы-поставщики)

Шифр процесса	Название процесса
Наводится идентификационный номер процесса-поставщика	Наводится название процесса-поставщика

Таблица 8.4 Входы процесса

Название входа процесса (документ-запись)	Шифр записей качества (входу процесса)	Поставщики процесса (ответственные должностные лица)	Название подразделов|подразделения| поставщиков
Наводится название документов-записей	Наводятся идентификационные номера форм (бланков)	Наводятся названия должностей ответственных исполнителей у поставщиков	Наводятся названия подразделов поставщиков

На данном этапе необходимо определить:

- всех внешних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, то есть организации вне предприятия, которые предоставляют или пользуются некоторой входной информацией (документы, заявки и др.), также предоставляют какие-либо материальные объекты или услуги, необходимые для выполнения работ подразделениями и все входы процесса (для внешних поставщиков, их может быть несколько;

- всех внутренних поставщиков (их может быть несколько) описываемого процесса, которые предоставляют или пользуются некоторой информацией (документы, заявки и др.) непосредственно на предприятии

- все входы процесса (для внешних и внутренних поставщиков).

Раздел «Используемые ресурсы»

В данном разделе описываются в табличном виде (таблица 8.5) ресурсы процессов за следующей структурой: название ресурса; требования к ресурсам; планирование ресурсов; обеспечение ресурсами; поставщики ресурсов.

Таблица 8.5 Используемые ресурсы процесса

Название ресурсу	Требования к ресурсам	Планирование ресурсов	Обеспечение ресур-сами	Поставщики ресурса
Организационные, методические
Наводится общеупотре бительное название ресурса процесса	Наводится описание требованийили ссылка на документ, который содержит требования к ресурсу	Наводится порядок определения перечня и расчета объема ресурса для обеспечения заданного результата. Также возможна ссылка на документ, который содержит соответст-вующий перечень и расчет	Наводятся принципы обеспечения данным ресурсом или ссылки на документ, что их содержит	Наводится общеупотребительное название процесса - поставщика (подразделения и др.)
Кадровые
Информационные
Технические
Материальные

На данном этапе определяются ресурсы, необходимые для реализации (выполнения) процесса и преобразования входов в выходы.

В разделе должна наводиться короткая характеристика ресурсов или на существующие нормативы: персонал; оборудование; методы и технологии; средства измерения; значимые факторы среды; требования к информационным ресурсам, необходимых для реализации процессов; требования к другим материальным ресурсам, необходимых для реализации процессов (материалы, помещения, оборудование, технические средства, и др.).

В процессе описания необходимо указывать не только существующие, но и планируемые (желаемые), ресурсы.

Раздел «Оценка процесса». В данном разделе формируется система показателей, которая описывается в табличном виде с использованием следующих подразделов: наименование показателя; описание показателя; методика расчета показателя; методы мониторинга и анализа выполнения процесса; записи результативности процесса.

Также устанавливается периодичность оценки процесса и указывается ответственный за измерение процесса.

Образец таблицы и объяснения к ней наводятся ниже:

Таблица 8.6 Оценка процесса

Название показателя	Описание показателя		Методика расчета показателя	Методы монито-ринга и анализа выполнения процесса	Записи результативности процесса
Показатели реализации процесса
Наводится условное название показателя процесса	Наводится текстовое (формула, другое) описание содержания показателя процесса		Наводится порядок рас-чета показа-телей или ссылка на документы, что их содержат	Наводится порядок сбора информации относительно выполнения процесса или ссылки на документ, что его содержит	Наводится документ-запи-сь, в котором зарегистрировано свидетель-ство результа-тивности про-цесса
Показатели мероприятий потребителей процесса

Показатели процессов – количественные и качественные параметры, которые характеризуют процесс и его результат. Для каждого показателя устанавливается норматив, который позволяет определять или достигнуто результат процесса.

Величины, которые избираются как показатели достижения цели процессов, должны отвечать следующим требованиям:

- отображать требования потребителей (следующих процессов) и других заинтересованных сторон;

- отображать меру достижения поставленной цели, то есть характеризовать результат процесса;

- отображать собственные внутренние цели процесса (подразделения);

- быть количественно измеряемыми;

- могут быть использованы для сравнительной оценки качества деятельности (чем показатель больше/меньше, тем лучше проводится процесс);

- отображать потери (дополнительные расходы) на процесс управления деятельностью.

Количество показателей должно быть минимальная необходимым для оценки качества работы процесса: лишние показатели лишь усложняют оценку качества процесса.

Показатели должны быть измеримыми величинами, которые рассчитываются на основе данных, полученных с достоверных источников информации. Для показателей следует определить не только название, но и единицы измерения, нормативные значения, с которыми будут сравниваться измеряемые значения показателей, источника данных, расчетные формулы, периодичность оценки.

Нормативные значения показателей устанавливаются в зависимости от целей в области качества и статистических данных о характеристиках процесса за предыдущие периоды. В ряде случаев придется разрабатывать методику сбора данных и расчета каких-либо показателей.

Чтобы не усложнять расчеты и отчетность по показателям процесса, рекомендуется принять, что все разработанные показатели характеризуют результативность процесса. Если показатели находятся в пределах нормативных значений, то процесс считается результативным. При отклонениях от нормы можно подсчитать в процентах насколько процесс результативен.

Раздел «Ответственность и полномочия (руководитель процесса, участники процесса, матрица ответственности)»

В данном разделе указывается должностное лицо, которое имеет соответствующие права и полномочия по управлению процессом, который несет ответственность за результаты процесса (как правило, руководитель соответствующего структурного подразделения). Должностное лицо указывается в соответствии со штатным расписанием и организационной структурой. Наводится документ (должностная инструкция и т.п.), в котором закреплены ответственность и полномочия руководителя (хозяина) процесса.

Указываются перечень должностных лиц и структурных подразделений предприятия в соответствии со штатным расписанием и организационной структурой, которые задействованы в реализации процесса. Наводится документы (должностная инструкция и т.п.), в которых закреплены права и полномочия участников процесса за проведение соответствующей деятельности.

Раздел «Блок-схема (алгоритм) процесса». В данном разделе детально описывается процесс в виде схемы - алгоритма, который отображает последовательность действий (состав и содержание отдельных этапов работ). Пример описания Блок-схемы процесса в табличном и графическом виде представлен на рисунке 8.7

Форма описания процесса в виде блок-схемы дает наглядное представление об очередности осуществления операций (действий) процесса, ответственных исполнителей, и полученных результатов (выходы отдельных операций). Она достаточно информативна и удобна в работе. Таблица состоит из трех колонок: в первой колонке таблицы указываются исполнители определенных операций (действий); во второй колонке формируются алгоритмические (графические) схемы реализации процесса (зрительная интерпретация шагов процесса); в третьей колонке указываются полученные результаты (выходы отдельных операций).

Схема алгоритмов представляет перечень операций (этапов) процесса, которые направлены на реализацию процесса с одновременной привязкой к получаемым результатам отдельных операций (выходов) и ответственных исполнителей (владельцев операций), и какие выстраиваются впоследовательно в цепочку с соблюдением очередности их реализации при поэтапном протекании процесса.

Блок-схема процесса представляет служит основой для понимания взаимодействия отдельных операций (действий) и отдельных этапов.

В таблице 8.8 представлены символы, которые рекомендуются для использования при построении алгоритмов.

Таблица 8.8 Символы алгоритмов

Изображение символа	Описание значения символа
	Определяет пределы процесса, указывает на начало и окончание процесса
	Помечает шаг (операцию) процесса. Содержит название этапа (в отглагольной форме), который помещается в середину рамки
Да Нет	Точка принятия решения с выходами "и" или нет" в виде стрелок, каждая из которых формирует свою ветвь процесса
	Указывает место, где прерывается и продолжается процесс, помечает присоединение
	Помечает переход от одной операции к другой

Раздел «Методики выполнения процесса (описание процедуры процесса)». В данном разделе приводится описание в виде текста, который отображает суть осуществляемой деятельности по процессу, и который охватывает его границы, то есть с чего начинаются работы и чем они заканчиваются.

Раздел «Записи процесса». В данном разделе (таблица 8.9) указываются:

- условное название документов-записей (идентификационные номера форм записей);

- наименование документов-записей.

Также делается ссылка на дополнения, в которых предусмотрена соответствующая стандартная форма для регистрации результатов и свидетельств осуществления деятельности. В этом же разделе указываются сроки и место хранения записей.

Таблица 8.9 Записи процесса

Шифр форм	Название процесса
Наводится идентификационный номер формы (бланку) записей	Наводится название документов-записей

Раздел «Термины и определения»

В этом разделе указываются необходимые для понимания процесса определения, раскрываются используемые в тексте документа условные сокращения, символы, обозначение и все такое.

В данном разделе должны содержаться определения, необходимые для уточнения или установления терминов, используемых в процессе, а также перечень обозначений и сокращений, с их полной расшифровкой

Раздел «Руководящая документация»

В этом разделе указывается руководящая документация - документация, на основании которой осуществляется выполнение процесса.

В общем случае всю документацию разделяют на два класса: документация внешнего происхождения и документация внутреннего происхождения.

Документация внешнего происхождения - те документы, которые создаются вне предприятия и поступают в организацию из внешних источников (например, законы Украины, постановления правительства, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники и тому подобное).

Регламентирующая (руководящая) документация внутреннего происхождения - это документы, которые создаются внутри организации для ее функционирования (например: СТП, инструкции, положения, регламенты, планы, программы, приказы и тому подобное). В данном разделе приводятся ссылки на все внутренние и внешние нормативные документы, которые относятся или используются при реализации данного процесса.

Раздел «Лист регистрации изменений». Раздел содержит информацию о сделанных в документе изменениях с указанием их номеров, дат внесения и предписывающих документов, разделов или листов процессов, к которым относятся изменения

Раздел «Дополнения». В разделе «Дополнения» наводятся примеры форм (бланков) записей.

Таким образом, лишь точно построив процессы (и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия «нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных целей логистики - создания некоего конвейера упорядочивающего всю работу компании и добиться существенного улучшения по важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее деятельность.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 В чем заключается процессное моделирование деятельности предприятия, в том числе при осуществлении закупок? Что такое рабочий процесс закупочной деятельности?

2 В чем заключается регламентация процессов в виде Карт процессов?

3 В чем заключается уровень детализации рабочих процессов.

3 Приведите формы документирования процессов. Приведите структуру (содержание) карт процессов.

4 Охарактеризуйте каждый из разделов карты процесса.

Лекция № 9 Планирование закупок предприятия в рыночных условиях

Основные разделы: Общие требования к планированию закупок. Порядок планирования закупок. Формирование планов закупок. Обобщенное и краткосрочное планирование закупок. Виды (разновидности) потребностей в материальных ресурсах. Методы и методики определения потребностей в материальных ресурсах.

Для эффективного функционирования закупочной логистики предприятию необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для производства продукции.

Такая информацию содержится в плане закупок, главной целью которого является обеспечение согласованности действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц предприятия по решению задач закупок, как определение потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; определение метода закупок и заключение договоров на поставку материальных ресурсов; организация контроля за количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе и далее, в соответствии с жизненым циклом закупок.

Сущность планирования закупок предприятия проявляется в определении плановой потребности в материальных ресурсах для выполнения производственной программы, работ и услуг, а также определение норм расхода сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий, полуфабрикатов.