Входной тест к уэ № 7

1. Приведите классификацию документов по срокам хранения.

Р=3

Ответьте на вопрос.

2. В каких архивах хранятся документы, имеющие постоянный срок хранения?

Р=1

3. Укажите, какой комплекс работ необходимо выполнять, чтобы обеспечить сохранность документов в архиве.

Р=5

4. Укажите нормативный документ, определяющий порядок работы государственного архива.

Р=1

Ведомственные архивы – это архивы, находящиеся в подчинении соответствующей организации, не входящей в систему Росархива или являющейся структурным подразделением организации.

Ведомственные архивы – это структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

В деятельности юридических лиц разной формы собственности ежегодно образуются сотни миллионов документов, несущих информацию о самых разных сторонах их деятельности. Это документы являются официальными, служебными, имеют юридическую силу и потому подлежат дальнейшему хранению. Документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической, социальной и другой информации, которую они содержат.

Архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности. Ведь в архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, т. к. документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации.

Следовательно, правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию. В такой центр постоянно обращаются для решения как оперативных, так и более значимых вопросов деятельности организации. К тому же надо иметь в виду, что для таких организаций, как страховые компании, организации юстиции, по регистрации прав на имущество, бюро технической инвентаризации, объектов недвижимости, налоговые инспекции, коммерческие банки и др., информация в документов, хранящихся в их текущих архивах, является основой выполнения ими их главных функций. Напомним также, что архивы любого юридического лица выполняют и важнейшую социальную функцию, хранят в течение длительного времени (75 лет) документы, содержащие сведения, подтверждающие основные конституционные права граждан Российской Федерации, независимо от места их трудовой деятельности. Таким образом, для любого юридического лица архив – не роскошь, а необходимый элемент его нормальной деятельности.

Виды ведомственных архивов

1. Отраслевой государственный фонд – это музеи и библиотеки Министерства культуры, архивы академии наук РФ.

2. Центральный отраслевой архив министерства, ведомства хранит документы организации отрасли всех уровней подчиненности независимо от территориального местонахождения.

3. Центральный архив министерства, ведомства хранит документы центрального аппарата министерства и организации непосредственного подчинения.

4. Объединённый ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчинённостью или однотипных по профилю деятельности.

5. Объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем. Создаётся часто в районах для хранения документов.

6. Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются:

1. Основные правила ведомственных архивов 1986 г.

2. Государственная система документационного обеспечения управления.

3.Типовое положение об архиве учреждения.

4.Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации.

Функции ведомственного архива

1. Функция комплектования архива:

• приём документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения;

• ежегодное проведение экспертизы ценности документов в архиве. Участие в работе ЦЭК (ЭК) учреждения.

2. Функция обеспечения сохранности документов:

• создание условий, обеспечивающих сохранность документов (охранный режим, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режимы, затемнение, противопожарное оборудование);

• организация учёта архивных документов;

• создание страхового фонда;

• топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск;

• реставрация или обработка документов по необходимости.

3. Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение:

• составление и утверждение годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;

• подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов;

• составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение;

• в архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование.

4. Функция использования документов:

• информирование руководителей и работников о документах архива;

• исполнение запросов учреждений и граждан. Выдача документов исследователям;

• организация учёта использования документов.

5. Функция контроля и оказания помощи СДОУ:

• заведующий архивом проверяет качество экспертизы ценности документов и оформление её результатов;

• заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждений, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения;

• организация занятий по повышению квалификации сотрудников;

• контролирует качество составления номенклатуры в структурных подразделениях;

• проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой.

6. Функция контроля и методической помощи архивам подведомственных организации.

• проверяется пригодность помещения для хранения документов, физическое состояние документов;

• проверяется правильность составления номенклатуры и формирование дел в структурных подразделениях;

• организация экспертизы ценности документов; обобщение опыта работы архивов подведомственных организаций.

Рис. 17. Основные функции архива предприятия

Задания для самостоятельной работы

Подготовьте сообщение о ведомственном архиве организации. Используйте «Положение об архиве».

План ответа:

1. Название архива, подчиненность.

2. Год образования, настоящее местонахождение.

3. Количество фондов.

4. Количество единиц хранения.

5. Виды документов, хранящихся в архиве.

6. Способы и виды хранения документов

Задание для практической работы

1. Заполните таблицу.

Общие черты и различия между

государственными и ведомственными архивами

Сходство	ГА	Ведомственный архив
1. Назначение
2. Методика архивной работы
3. Проведение экспертизы ценности документов
Отличие
Правовой статус
Профиль архива
Порядок комплектования
Сроки хранения документов
Научно-исследовательская деятельность

2. Используя документ «Основные правила работы ведомственных архивов», перечислите задачи ведомственного архива.

1. ______________________________________________________________.

2. ______________________________________________________________.

3. ______________________________________________________________.

4. ______________________________________________________________.

5. ______________________________________________________________.

Тест для самоконтроля к УЭ № 7

Закончите предложение.

1. Ведомственный архив – это … .

Р=1

2. Перечислите виды ведомственных архивов.

Р=6

3. Перечислите функции ведомственного архива.

Р=6

Закончите предложение.

4. Архив, хранящий документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, называется … . Р=1

5. Перечислите функции комплектования архива.

Р=2

Литература

1. Крайская З.В. Архивоведение / З.В.Крайская, Э.В.Челлини– М., 1996. – С. 61-72.

2. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986.

УЭ № 8. Организация документов и дел в пределах архивов.

α	β	γ	Кτ	V
2	2	2	0,6	4

Формы организации учебных занятий: модульный урок, практическое занятие.

После изучения УЭ Вы будете:

знать:

– классификацию архивных документов в пределах архивов;

– разновидности архивного фонда;

уметь:

– классифицировать (организовывать) документы в пределах архивов.

Входной тест к УЭ № 8

1. Приведите классификацию документов на уровне АФ РФ.

Р=3

Закончите предложение.

2. Классификация архивных документов – это… .

Р=1

3. Назовите причину изменения признаков классификации АФ РФ с 1992 года?

Р=1

4. Дополните схему.

Классификация АФ РФ

Р=4

Р=6

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам фондов и коллекциям.

Принципы классификаций:

1. По происхождению (организация документов по исторически сложившимся комплектам (фондам)).

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователь – учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в результате деятельности и в процессе жизни отдельного лица, семьи, рода.

Документальный фонд лица называется личным архивом.

2. Логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим искусственно созданным группам (коллекциям).

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в результате деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические или логические связи (назначение, подчиненность, территориальная близость).

Для частных лиц – родственные, профессиональные, творческие отношения.

Архивная коллекция – совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.).

Задания для самостоятельной работы

И спользуя схему, дайте характеристику организации архивных документов в архиве.