Характеристика эволюции MS Office

1. Word — текстовый процессор

Текстовый процессор — это исторически самое первое и наиболее широко используемое офисное приложение: писать и офомлять тексты нужно всем. Еще десять лет назад подобные программы назывались "редакторами", но сегодня этот термин в минимальной степени отражает их функциональные возможности.

В свое время появление компьютерных текстовых редакторов совершенно радикальным образом изменило даже не технологию, а если хотите — логику мышления при подготовке самых разнообразных текстов, начиная от рапорта начальнику об отпуске и заканчивая созданием литературных произведений.

Сегодня функции текстовых процессоров выходят далеко за рамки работы собственно с текстами (отдельно следует отметить отметим очень мощное развитие в последние годы средств проверки правописания). Текстовый процессор уже давно включает собственные инструменты создания разнообразных таблиц, графиков, иллюстраций, формул и пр.

В результате пользователь имеет возможность создавать сложные документы практически неограниченного объема с использование графических материалов и разнообразного форматирования. Само собой разумеется, с применением процедур автоматического составления оглавления, перенумерации страниц, рисунков, таблиц, формирования перекрестных ссылок, сносок,...

И все же подчеркнум, что подготовки "чисто текстовых" документов (в самом простом случае — для написания и распечатки письма родителям, рапорта начальнику или рукописи) может быть вполне достаточно возможностей поставляемой с Windows программы WordPad.

2. Excel — работа с электронными таблицами

Эта программа нужна всякому, кто имеет дело с данными, представленными в виде двумерных таблиц. А если мы приглядимся повнимательнее к нашей производственной деятельности и чисто бытовым делам, то увидим, что на практике 90 процентов обрабатываемой или просто используемой нами информации можно представить в таком виде: адресные книги, картотека видеокассет, учет домашних расходов и пр.

В качестве информации в таблицах могут находиться данные самого разного формата (символьные строки, даты и пр.), но в целом, конечно же, данный пакет ориентирован на обработку числовых данных. Самый простой пример — подведение итоговых значений по столбцам и строчкам таблицы. Ненамного сложнее выглядит реализация алгоритма обработки заданных пользователем ячеек таблицы по им же определенным функциональным зависимостям. Одна из наиболее мощных функций пакета — это возможность быстрого представления данных в виде самых разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Электронные таблицы являются идеальным средством для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов самых разнообразных форм. Короче говоря, это действительно необходимый инструмент для каждого, кто имеет дело со структурированной информацией (в отличие от простых текстов, представляющих собой в общем случае неструктурированные массивы данных).

3. Access — система управления базами данных

Access впервые появился в составе офисных программ в 92-93 годах, и это было весьма знаменательным событием. Ведь ранее считалось, что создание систем на основе баз данных является уделом исключительно опытных профессионалов.

Не нужно пугаться: СУБД — это совсем не так страшно, как может показаться. На самом деле описанные выше электронные таблицы тоже фактически представляют собой небольшую систему управления базой данных. (База данных — упорядоченный набор структурированной информации.) Но они имеют два ограничения: объем, задаваемый емкостью оперативной памяти компьютера (хотя он очень значителен!), и двумерное представление данных.

Реляционные СУБД (практически все реально используемые сегодня системы, в том числе и Access, относятся к категории "реляционных") на самом деле работают с теми же таблицами, но только хранимыми на внешних носителях информации и самое главное — только связанными между собой.

Самый простой пример такой организации данных — ведение каталога коллекции звуковых компакт-дисков. В одной таблице можно хранить полные сведения об авторах песен, в другой — об исполнителях, а в третьей — данные об отдельной песне. При этом последняя таблица будет иметь необходимые ссылки на первые две, так что пользователь может легко по названию песни выяснить, например, день рождения ее автора.

Access — это очень популярная и полезная СУБД, которая может использоваться для создания как небольших локальных, так и весьма серьезных профессиональных систем. Кстати, изучение Access представляет собой совсем неплохой вариант для продвижения от изучения азов программирования и технологии разработки СУБД к решению сложных производственных задач.