Практическое занятие №1 Создание структуры базы данных «Абитуриент». Ввод и редактирование данных. Постановка задачи
Необходимо создать базу данных, в которой решались бы следующие задачи:
ввод, хранение и поиск информации об абитуриентах;
регистрация основных данных о вузах, предпочитаемых абитуриентами;
ведение учета оплаты абитуриентами подготовительных курсов;
отслеживание результатов поступления и посещения занятий после поступления.
Упражнение 1. Формирование структуры таблиц
База данных (БД) в Access объединяет такие основные составляющие как таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все эти объекты хранятся в едином дисковом формате.
Основным структурным компонентом БД является таблица, содержащая записи определенного вида и формы. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе БД. Такие отдельные структурные элементы называют полями таблицы.
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. При этом каждому полю присваивается уникальное имя. Указываемый тип данных показывает СУБД, каким образом нужно обрабатывать поле.
В Access используются следующие основные типы полей:
текстовый: предназначен для текстовой информации и чисел при невыполнении математических операций с ними;
числовой: предназначен для чисел при использовании их в математических расчетах;
денежный: предназначен для выполнения финансовых операций;
дата/время: предназначен для хранения информации о дате и времени;
счетчик: специальное числовое поле, предназначенное для автоматического добавления уникального номера текущей записи в таблице данных;
логический: предназначен для хранения всего двух значений «Да» и «Нет» (Истина/Ложь);
поле объекта OLE: предназначен для хранения объекта, созданного другими приложениями (рисунок, график, диаграмма).
МЕМО предназначен для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов)
1
Рис. 1. Создание новой базы данных
2
Рис. 2. Окно новой базы данных.
.
Создать новую таблицу. Для этого
нужно открыть вкладку "Таблицы".
Для создания новой таблицы нужно нажать
кнопку "Создать". В открывшемся
диалоговом окне (рис. 3) выберите из
списка режим "Конструктор" и
нажмите кнопку "OK". При этом
откроется окно создания таблицы в режиме
конструктора (рис. 4). Данное окно откроется
если дважды щелкните на значке Создание
таблицы в режиме конструктора.
3. Описать поля таблицы. Для каждого поля таблицы тАбитуриенты нужно указать имя и тип данных. Для большей информативности таблицы можно ввести описание полей. Тип данных для поля таблицы нужно выбирать из комбинированного списка. Определите поля таблицы согласно приведенной ниже информации.
Имя |
Тип |
Размер поля |
КодАб |
Счетчик |
Длинное целое |
Фамилия |
Текстовый |
15 |
Имя |
Текстовый |
10 |
Отчество |
Текстовый |
15 |
Паспорт |
Текстовый |
12 |
Пол |
Текстовый |
1 |
Дата рождения |
Дата/время |
Краткий формат |
Индекс |
Числовой |
Длинное целое |
Город |
Текстовый |
15 |
Адрес |
Текстовый |
100 |
Средний балл |
Числовой |
Одинарное с плавающей |
Год окончания школы |
Числовой |
Целое |
Фото |
Поле объекта OLE |
- |
Примечания |
Поле МЕМО |
- |
Рис. 3. Диалоговое окно создания таблицы |
Рис. 4. Создание таблицы в режиме конструктора |
4. После ввода всех полей таблицы необходимо определить ключевое поле таблицы. Для этого нужно выделить поле КодАб и нажать кнопку с изображением ключа на стандартной панели инструментов или щелкнуть на нужном поле правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать команду "Ключевое поле". При этом слева от имени поля появится изображение ключа.
5. Сохранить таблицу. Для этого нужно закрыть окно конструктора, воспользовавшись кнопкой закрытия окна. При этом появится диалоговое окно Сохранение, в котором нужно ввести имя таблицы тАбитуриенты и нажать кнопку "ОК".
6. Повторив действия пунктов 2-5, создайте следующие таблицы (ключевые поля выделены курсивом):
Таблица: тАттестаты
Имя |
Тип |
Размер |
КодАб |
Числовой |
Длинное целое |
Русский |
Числовой |
Байт |
Математика |
Числовой |
Байт |
Физика |
Числовой |
Байт |
Иностранный язык |
Числовой |
Байт |
Информатика |
Числовой |
Байт |
Таблица: тВУЗы
Имя |
Тип |
Размер |
КодВУЗа |
Счетчик |
Длинное целое |
НазваниеВУЗа |
Текстовый |
50 |
Индекс |
Числовой |
Длинное целое |
Город |
Текстовый |
15 |
Улица |
Текстовый |
30 |
Телефон |
Текстовый |
20 |
Рейтинг |
Длинное целое |
Длинное целое |
Таблица: тОплатаПодКурсов
Имя |
Тип |
Размер |
КодОплаты |
Счетчик |
Длинное целое |
КодАб |
Числовой |
Длинное целое |
ДатаОплаты |
Дата/время |
Краткий формат даты |
СуммаОплаты |
Денежный |
Денежный |
Таблица: тСвязьАбВУЗы
Имя |
Тип |
Размер |
КодАб |
Числовой |
Длинное целое |
КодВУЗа |
Числовой |
Длинное целое |
СтатусПоступления |
Логический |
Да/Нет |
СтатусПосещения |
Логический |
Да/Нет |
Таблица: тЭкзамены
Имя |
Тип |
Размер |
КодЭкзамена |
Счетчик |
Длинное целое |
КодАб |
Числовой |
Длинное целое |
Предмет |
Текстовый |
40 |
Оценка |
Числовой |
Байт |
Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т. д. Это типичное текстовое поле.
7. Закройте программу Microsoft Access.