5. Завершення ділового засідання.

Завершальний етап організації та проведення наради – це ухвалення рішення й узгодження умов його реалізації. Рішення на нараді приймається всіма разом і кожним окремо. Від того, наскільки учасникові наради вдалося включити свої ідеї й коментарі в загальне рішення, залежить його ефективність.

У формулюванні рішення пояснюється: ким і в які терміни повинно бути виконано певний обсяг робіт. Визначається, у якій формі буде підведено підсумки (розсилання протоколу чи його частини (виписки з протоколу)), приймається рішення про широту інформування (весь колектив чи його частину).

Рішення можуть прийматися двома шляхами:

1) спеціально обрана комісія з підготовки рішення заздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи та приймають його за результатами голосування;

2) голова зборів підводить підсумки обговорення та формулює рішення.

Після ухвалення рішення визначається особа (група осіб), що здійснює його виконання і контроль за виконанням.

Тема: Ділове спілкування в неформальній обстановці

1. Вибір зручної форми проведення ділових переговорів.

Якщо запрошення на прийом або на обід відправлене письмово, обов’язково так само письмово виразіть свою подяку, навіть у тому випадку, якщо ви не збираєтеся йти.

Ретельно продумайте свій костюм. Навіть якщо у запрошенні написано "в повсякденному одязі", це все ще означає "в піджаці і краватці" для чоловіків і "в діловому костюмі" для жінок. Ніяких джинсів! Якби хотіли, щоб ви прийшли в джинсах, в запрошенні б вказали "в спортивному одязі".

Якщо саме ви запрошуєте кого-небудь на діловий обід, то в ресторані ви повинні поводитися так, неначе приймаєте гостей у себе вдома. Тому краще наперед зарезервувати столик в ресторані і ознайомитися з меню.

У запрошених є свої обов’язки. Одна з головних порад гостям – не приходити в ресторан зголоднілими. Краще заздалегідь де-небудь попоїсти. Ви йдете не їсти, а вирішувати ділові питання і встановлювати ділові відносини.

Не варто також:

Обговорювати свої дієтичні переваги і проблеми зі здоров’ям, навіть якщо у вас виразка шлунку або алергія. Краще відмовитися від страви, не пояснюючи причини.

Скаржитися на сервіс і якість їжі.

Голосно кликати офіціанта. Натомість постарайтеся зустрітися з ним очима і злегка кивнути головою, кличучи до себе. Не слід прагнути подружитися з офіціантом, спілкуйтеся з ним офіційно.

Розмахувати серветкою. Акуратно розверніть її під столом і старайтеся їсти так, щоб вам не довелося дуже часто нею користуватися.

Набирати повну ложку. Суп слід акуратно відпивати з краю ложки, прагнучи робити це без жодних звуків.

Залишати сліди їжі на келиху. Тому щоразу, перед тим, як відпити, промокніть губи серветкою.

Їсти після того, як закінчив обід.

Правильний потиск рук до і після обіду або під час прийомів – окрема тема. Потиск повинен бути міцним, але не сильним. Слід струснути рукою двічі – не більше і не менше. Подавати холодну руку – невихованість. Якщо на вулиці холодно, носіть рукавички. А під час прийомів тримайте келих з напоєм у лівій руці, щоб права залишалася вільною і теплою.

Традиційне рішення: діловий обід. Дедалі частіше переговори проводять за обідом у зручному кафе чи ресторані. Це нейтральна територія, і жоден із учасників переговорного процесу не буде відчувати себе хазяїном чи гостем. Поєднання корисного з необхідним – ось, мабуть, головна перевага цього способу проведення переговорів. При чому важлива не елітність місця, а зручність перебування.

На жаль, не кожне кафе може похвалитись високим сервісом, є лише кілька місць, де можна приємно провести час і де вам, чи вашому співбесіднику, не зіпсують настрій (а це дуже важливо при веденні переговорів).

Кількість учасників переговорів може бути різною: комусь до вподоби "змагатись" один на один, комусь – із багатьма.

Традиційно вважається, що при проведенні переговорів краще мати чисельну перевагу, проте працювати з трьома, чотирма опонентами легше, аніж один на один. Це пояснюється тим, що у колективі люди ведуть себе інакше, ніж наодинці: кожен член групи вважає, що відповідальність за прийняття рішення на нього лягає менша, ніж коли він приймав би його самостійно, і тому рішення приймається набагато легше.

Крім того, в різних країнах існують свої особливості етикету ділових обідів.

Японія. У Японії діловий обід часто супроводжується врученням невеликого подарунка. Подарунок повинен бути в упаковці, краще з паперу пастельних відтінків, без стрічок та бантів. Вручати його потрібно, тримаючи в обох руках. Дарувати чотири чи дев’ять предметів (неважливо чого) – до нещастя.

Індія. Відповідати відмовою на запрошення тут вважається дуже неввічливим і навіть образливим. Краще відповісти "туманно", це ні до чого не зобов’язує. Наприклад, "Я постараюся, якщо справи мене не затримають".

Арабські країни. Якщо ви запрошені на обід або прийом, краще прийти пізніше вказаного в запрошенні часу на 15-20 хвилин. Вважається, що будь-яка людина, що поважає себе, повинна примушувати себе чекати.

Китай. Гостинність і люб’язність – обов’язкові у китайців. Якщо діловий обід і привітність господаря обіду перевершують всі ваші очікування, це ще не означає, що справу завершено на вашу користь. Навпаки Часто це метод пом’якшення відмови.