15.6. Взаимосвязь бухгалтерии со структурными подразделениями предприятия
Работа аппарата бухгалтерии связана с деятельностью всех цехов и отделов предприятия. Работники бухгалтерии получают от них те или иные данные, необходимые для осуществления учета:
Бухгалтерия представляет систематическую информацию о работе предприятия и отдельных его подразделений руководству предприятия (подразделении) и совету (правления) предприятия, менеджеры и др. пользователям.
15.7. Порядок составления документооборота на предприятии
Документооборот – прохождение документов по разным этапам их продвижения, порядок оформления и обработки.
Согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, усилению контрольных функции бухгалтерского учета и обеспечивает своевременность составления отчетности.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем предприятия. Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя.
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: объема производства, вида деятельности, структуры управления и т.п. Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:
1) Создание документа:
количество экземпляров;
ответственный за выписку;
ответственный за оформление;
ответственный за исполнение;
срок исполнения;
2) Проверка документа:
ответственный за проверку;
кто представляет;
порядок представления;
срок представления;
3) Обработка документа:
исполнитель;
срок исполнения;
4) Передача документа в архив:
исполнитель;
срок передачи.
и т.д.
Рациональная организация графика документооборота способствует ритмичной работе бухгалтерского аппарата повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием, сокращает сроки составления отчетности.
15.8. Должностная инструкция Главного бухгалтера Общие положения
1. Главный бухгалтер относится к категории специалистов предприятия, принимается на работу и увольняется его руководителем, входит в состав дирекции.
2. На должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее специальное образование (экономическое, финансово-экономическое) и стаже финансово-экономической работы на руководящих должностях не менее 5 лет (при наличии квалификационного аттестата профессионального бухгалтера).
В исключительных случаях для выполнения обязанностей главного бухгалтера может быть назначено лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него стажа работы по специальности и достаточного опыта практической работы.
3. Главный бухгалтер подчиняется непосредственного руководителю предприятия.
4. Главный бухгалтер в своей работе руководствуется Законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и другими нормативными актами, утверждаемыми в установленном порядке, и несет ответственность за соблюдением содержащихся в них общих методологических принципов ведения бухгалтерского учета.
5. Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности ревизионной комиссией учредителей или независимой аудиторской фирмой.
На время отсутствия главного бухгалтера (отпуск, болезнь) права и обязанности переходят к заместителю, а при отсутствии последнего – к другому должностному лицу, о чем должно быть объявлено Приказом руководителя предприятия.