§ 4. Організація документів на рівні справи

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ нарівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбу­деться на двох рівнях: документному та аркушному. Для доку­ментів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутріш­ню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здій­снюється за такими ознаками:

• хронологічною - за датами документів;

• предметною (тематичною) - за змістом документів;

• номінальною - за видами документів;

• кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

• географічною - за історичними регіонами, адміністратив­но-територіальними одиницями, географічними поняття­ми, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і коре­спонденти;

• авторською - за назвами підприємств, установ і організацій, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією ар­кушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забез­печує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходить чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архів­них документів є її здійснення за науково-обгрунтованими оз­наками з урахуванням особливостей документів і характеру ді­яльності фондоутворювача.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть і охарактеризуйте рівні організації архівних до­кументів.

2. Що таке фондування і яке його призначення?

3. Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?

4. Які чинники впливають на визначення хронологічних меж архівного фонду?

5. У чому полягає організація архівних документів на рівні системи архівних установ?

6. Як відбувається організація документів на рівні архівного фонду?

7. Як здійснюється організація спеціальних видів архівнй* документів у межах нефондових комплексів?

8. За якими ознаками здійснюється систематизація докумей" тів на рівні справи?

Розділ 8 формування національного архівного фонду

ПІД ФОРМУВАННЯМ Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Йо­го метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ фор­мується з документів, що утворилися в процесі діяльності ор­ганів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян Ук­раїни та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підпри­ємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Практично формування НАФ здійснюється державними ар­хівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в ді­яльності юридичних і фізичних осіб; державний централізова­ний облік (див. розділ 10} і державну реєстрацію документів НАФ; безпосереднє комплектування документами НАФ; організа-ЦіЙно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.