Организация первичного учета

6.1 Назначение документации

6.2 Первичный учет

6.3 Требования, предъявляемые к первичным документам согласно нормативным актам Российской Федерации

6.4. Контроль первичных учетных документов

6.1 Назначение документации

В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бух­галтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.

Бухгалтерская документация является частью систе­мы управленческой документации организации в соот­ветствии с Общероссийским классификатором управлен­ческой документации (ОКУД), утвержденным постанов­лением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

Согласно ст. 2 Федерального закона «Об информа­ции, информационных технологиях и о защите инфор­мации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ документ (документиро­ванная информация) — это зафиксированная на матери­альном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Согласно ст. 1 Федерального закона «Об обязатель­ном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 977-ФЗ документ — это материальный объект с зафиксирован­ной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

В целом документы бухгалтерского учета можно раз­делить на три уровня:

- первичная учетная документа­ция;

- регистры бухгалтерского учета;

- отчетная бухгал­терская документация.

Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов.

Первичные учетные документы — это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащей­ся в принятых к учету первичных документах, для от­ражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтер­ской отчетности.

Бухгалтерская отчетность согласно Положению по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность орга­низации» (ПБУ 4/99), представляет собой единую систе­му данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятель­ности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Учетная документация неотделима от организацион­но-распорядительной документации организации, дого­воров, которые являются базой для составления бух­галтерских документов или определяют порядок их офор­мления, подписания и т.д.

6.2 Первичный учет

Первичный учет — это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, ре­гистрации, накопления и хранения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснованных экономических решений.

Первичный учетный документ (в переводе с латин­ского — доказательство) — это письменное свидетель­ство, подтверждающее право на совершение хозяйствен­ной операции или юридическую силу и законность фак­та ее совершения.

Первичные учетные документы принимаются к учету в следующих случаях

1. если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учет­ной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, организация вправе разрабатывать самостоятельно;

2. если они составлены по форме, не предусмотрен­ной в этих альбомах, то должны содержать обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа. В наименовании заклю­чается содержание финансо-хозяйственной опера­ции, подлежащей отражению в учете, и бухгал­тер организации не должен принимать к учету до­кументы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», пред­ставляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленче­ской деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа;

- дату составления документа. Дата офор­мляется арабскими цифрами следующим образом: вначале указываются день и месяц, представлен­ные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, напри­мер дата 9 июля 2009 года будет записана следую­щим образом: 09.07.2009;

• наименование организации, от имени которой со­ставлен документ. Это позволяет определить при­надлежность документа конкретной организации;

- содержание финансово-хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, ли­митно-заборная карта предназначена для передачи товарно-материальных ценностей из одного струк­турного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую дру­гую финансово-хозяйственную операцию;

- измерители хозяйственной операции в натураль­ном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правиль­ность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид финансово-хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указа­ние должности лица, совершившего операцию, служит для контроля за правомерностью соверше­ния операции;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с примене­нием средств вычислительной техники). В расшиф­ровке подписи вначале следует ставить инициалы и лишь затем фамилию, например: Е.П. Ганин. Если отсутствует лицо, подпись которого должна сто­ять в документе, вместо него документ может под­писать его заместитель, либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой чер­ты перед наименованием должности. Наряду с обязательными реквизитами в документах отражаются и дополнительные, которые расширяют пер­вичную информацию о хозяйственной операции и имеют большое значение в оперативной работе (например, но­мер документа, название и адрес предприятия, учреж­дения, основание для совершения хозяйственной опера­ции, зафиксированной документом, наименование пун­ктов выбытия и прибытия, показатели качества продук­ции и другие).