Тема 4. Основные виды информационных технологий для обслуживания управленческой деятельности

Информационные технологии документационного обеспечения управления

Экономическая информация имеет дискретный характер, т.е. может быть структурирована и представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации. Важнейшими видами структурных единиц информации являются: реквизит; показатель; документ.

На основе показателей строятся документы, которые могут включать один или несколько логически связанных показателей. Форма документа определяет расположение и формат значений реквизитов.

В заголовочной части формы документа располагают реквизиты, идентифицирующие форму или отдельный экземпляр документа (например, название документа, код формы или документа).

Содержательная часть формы документа может содержать информацию различного представления — текст, анкету, таблицы и т.д.

Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие документу правовую силу (подписи лиц, дату составления или заполнения документа).

Умение определить количество и состав реквизитов в документе позволяет оценить уровень его информативности, рассчитать объемы информации (зная разрядность каждого реквизита — объем информации в документе, зная число документов — общий объем информации).

Жизненный цикл документа— это интервал времени от момента создания до момента сдачи (или уничтожения) документа. Между этими моментами осуществляется движение документа —документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.

Несмотря на компьютерную революцию на рубеже XX и XXI вв., документация, в том числе бумажная, остается важным носителем информации для выработки на его основе управленческого решения, а также фактическим подтверждением распоряжений и указаний официальных лиц (руководителей предприятия, государственных органов). Это лишний раз доказывает важность изучения документирования как существенной составной части системы управления предприятием. Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством.

Документационное обеспечение управления предполагает создание имеющих юридическую силу документов. Документирование информации — это запись информации на бумаге или другом носителе по правилам, устанавливаемым органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

На территории Российской Федерации понятие документирования регламентируется законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нем оговариваются также вопросы юридической силы электронных документов (ст. 5, "Документирование информации").

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии.

Цель документирования — придание информации юридической силы. Это происходит при размещении информации на носителе по утвержденной органом управления форме, сопровождении ее установленными реквизитами регистрации и учета, указанием на создателя — юридическое или физическое лицо, наличии подписи ответственного должностного лица-изготовителя на самом документе, даты изготовления и внесения изменений.

Задокументированная информация, полученная на законных основаниях из государственных информационных ресурсов гражданами и организациями, может быть использована для создания производной информации даже для коммерческого распространения при условии ссылки на источник информации.

С другой стороны, все предприятия обязаны представлять документированную информацию государственным органам. Перечень документированной информации, представляемой в обязательном порядке, утверждает Правительство Российской Федерации. Порядок и условия обязательного представления информации, содержащей государственную тайну, и конфиденциальной информации устанавливаются и осуществляются в соответствии с законодательством об этих категориях информации.

Делопроизводство и документооборот — основные процессы, обеспечивающие информацией лиц, принимающих решения, для реализации возложенных на них функций управления государственными или частными структурами. Целью создания электронного документооборота и делопроизводства является обеспечение оптимизации решения задач документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности. Такие задачи могут быть решены благодаря созданию базы информационной поддержки принятия управленческих решений, сокращению сроков рассмотрения служебных записок и прочих обращений сотрудников, сокращению сроков ответа на обращения, более быстрого создания распорядительных актов, а также повышения ответственности за их исполнение, создания банка нормативно-правовой и законодательной информации для принятия управленческих решений, принятия единых принципов регистрации и учета документов.

Система электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать возможности: создания проектов документов и их согласования, электронной рассылки документов, регистрации документов, учета служебной корреспонденции, поиска необходимых документов, контроля исполнения распоряжений. Создание электронной службы протоколов означает создание сервера банка документов в целях обеспечения оперативного доступа сотрудников к актуальным документам.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. При переходе к электронным документам и автоматизации документо-оборота рост производительности труда сотрудников увеличивается на 25-50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%.

В последние десятилетия в современных системах автоматизации документооборота успешно используются новые технологии:

Системы обработки изображений документов (Imaging System) предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Системы обработки изображений осуществляют сканирование документов для записи на сервер, их классификацию по различным критериям, передачу изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати.

Системы оптического распознавания символов(Optical Character Recognition System, OCR) позволяют осуществлять перевод бумажных документов в электронную форму. С помощью сканирующего устройства считывается изображение документа. В результате распознавания текста изображение документа отображается в файл, отформатированный как текстовый. Различные распознавательные механизмы в этих системах дают возможность обрабатывать любые шрифты и любые тексты. Из существующих систем можно отметить системы, ориентированные прежде всего на распознавание русскоязычных текстов — FineReader и CuneiForm.

Системы управления документами, СУД (Document Management System, DMS) предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов. Развитые системы управления документами осуществляют следующие функции:

• индексирование документов;

• полнотекстовый поиск по ключевым словам;

• организацию доступа к документу независимо от места его хранения;

• поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов (оглавление, название раздела);

• многоуровневую защиту данных, которая разрешает доступ к документам только отдельным пользователям или устанавливает виды доступа, например, "только для чтения" и т.д.

Системы автоматизации деловых процессов, АДП (Work-Flow System) предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документы в таких системах обрабатываются по принятому в организации алгоритму и перемещаются в рамках корпоративной системы между отдельными подразделениями и исполнителями по заранее определенным маршрутам. Системы для обеспечения деятельности рабочих групп (Groupware) предназначены для организаций, сотрудникам которых по характеру их деятельности требуется постоянный обмен документами. Такие приложения позволяют обрабатывать как структурированную, так и неструктурированную информацию.

Основными функциями программного обеспечения для рабочих групп являются:

• электронная почта;

• поддержка видеоконференций/совещаний;

• совместное использование документов;

• маршрутизация документов;

• управление изображениями документов;

• календарное планирование и др.

В современных системах автоматизации документооборота наблюдается тенденция интеграции этих технологий, они могут применяться как в качестве отдельных, так и интегрированных компонентов.

Компьютерные технологии подготовки и обработки текстовых документов