5. Порядок проведення інвентаризації основних засобів і нематеріальних активів та відображення її результатів у бухгалтерському обліку

Банки проводять інвентаризацію активів і зобов’язань з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Основними завданнями інвентаризації є встановлення фактичної наявності в банках основних засобів, нематеріальних активів та інших активів і зобов’язань, з’ясування стану їх зберігання; установлення обсягів нестач або надлишків необоротних активів; виявлення активів, що тимчасово не використовуються, втрачених активів тощо.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник банку, який має створити необхідні умови для її проведення та визначити об’єкти інвентаризації і періодичність її проведення, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

- перед складанням річної фінансової звітності;

- у разі зміни матеріально відповідальних осіб (за станом на день прийняття-передавання справ);

- у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

- у разі техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха, повені, землетрусів (на день після закінчення явищ);

- у разі ліквідації банку;

- у разі реорганізації;

- у разі передавання майна банку в лізинг (оренду) та в інших випадках, передбачених законодавством України.

Для проведення інвентаризації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія (у складі працівників банку) за обов’язковою участю головного бухгалтера (його заступника). Iнвентаризаційна комісія створюється строком на один рік. Комісію очолює керівник установи (його заступник). Проведення інвентаризації має бути документально оформлено.

Наявність основних засобів та нематеріальних активів реєструється в інвентаризаційних описах. Після звірки даних описів з даними обліку встановлюються розбіжності, причини яких з'ясовуються.

Члени інвентаризаційної комісії несуть відповідальність згідно з чинним законодавством за достовірність даних, внесених до опису проінвентаризованих об'єктів. До опису забороняється вносити дані про залишки цінностей із слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку, без перевірки їх фактичної наявності.

При інвентаризації нематеріальних активів як таких, що не мають матеріально-фізичних ознак, їх наявність встановлюється за документами, що були підставою для оприбуткування, а також за документами, якими оформлені (тобто підтверджуються) майнові права. Програмне забезпечення обчислювальної техніки перевіряється за наявністю відповідних носіїв, пояснень та інструкцій щодо їх застосування. За усіма нематеріальними активами інвентаризаційною комісією встановлюється наявність розпорядчого документа керівника установи про затвердження термінів використання нематеріальних активів і норми їх амортизації.

При інвентаризації основних засобів та нематеріальних активів підтверджується не тільки їх наявність, а й визначається фактичний стан (міра спрацювання), правильність зарахування до відповідної групи активів установи (основних засобів чи малоцінних і швидкозношуваних предметів). Якщо при інвентаризації розкрито факти віднесення основних засобів до розряду малоцінних і швидкозношуваних предметів чи навпаки, а також наявність предметів, щодо яких немає записів в облікових регістрах, то комісія встановлює, коли і за чиїм розпоряджанням побудовано (придбано, оплачено) такі об'єкти (роботи), з відображенням цих відомостей у протоколі засідання комісії та дає пропозиції про внесення змін до облікових даних. Оцінка об'єктів, виявлених під час інвентаризації, які не взято на облік, проводиться згідно із ринковою вартістю з врахуванням фізичного та морального зносу та з оформленням акта оцінки.

Основні засоби, що перебувають у лізингу, у ремонті тощо, вносяться до Інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних, квитанцій та інших документів, які засвідчують приймання вказаного майна переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами. На основні засоби і нематеріальні активи, що непридатні для використання, інвентаризаційні комісії складають окремі інвентаризаційні описи, які використовуються для складання актів на списання.

Основні засоби та нематеріальні активи, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально відповідальною особою у присутності членів інвентаризаційної комісії та вносяться до окремого інвентаризаційного опису. У разі тривалого проведення інвентаризації матеріальні цінності, як виняток, можуть відпускатися матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності вносяться до окремого інвентаризаційного опису.

Результати інвентаризації відображуються у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. Протокол інвентаризаційної комісії має бути у 5-денний строк розглянутий і затверджений керівником установи банку. Результати інвентаризації заносяться до обліку і звітності того місяця, в якому закінчена інвентаризація. При проведенні інвентаризації установа банку зобов'язана переглядати обраний метод нарахування амортизації і строк корисного використання активів, якщо відбулися значні зміни в умовах їх використання.

Розглянемо відображення результатів інвентаризації

1. Основні засоби та нематеріальні активи, що виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню. У цьому разі здійснюється така проводка:

Дебет рахунків 4300 “Нематеріальні активи“

4400 “Основні засоби“

4500 Iнші необоротні матеріальні активи“

Кредит рахунку 6499 “Iнші доходи“

2. Вартість повністю втрачених (зіпсованих або тих, яких не вистачає) необоротних активів списується на витрати звітного періоду. Суми нестач і втрат від псування цінностей до встановлення осіб, які мають відшкодувати нестачі чи втрати, відображаються за позабалансовими рахунками. Разом з тим здійснюються такі проводки:

а) на суму зносу основних засобів

Дебет рахунку 4409 “Знос основних засобів“

Кредит рахунку 4400 “Основні засоби“

б) на балансову вартість:

Дебет рахунку 7490 “Негативний результат від вибуття нематеріальних активів та основних засобів“;

Кредит рахунку 4400 “Основні засоби“

в) одночасно здійснюється запис на позабалансових рахунках

Дебет рахунку 9617 “Списана у збиток заборгованість банків за іншими активами“

Кредит рахунку 991 “Контррахунки для рахунків розділів 96-98”

3. Після встановлення осіб, які мають відшкодувати збитки, належна до відшкодування сума зараховується до дебіторської заборгованості та доходу звітного періоду, а також здійснюється така проводка:

Дебет рахунку 3552 “Нестачі та інші нарахування на працівників банку“

Кредит рахунку 6499 “Iнші доходи”

в) одночасно здійснюється запис на позабалансових рахунках

Дебет рахунку 991 “Контррахунки для рахунків розділів 96-98”

Кредит рахунку 9617 “Списана у збиток заборгованість банків за іншими активами“

4. У разі відшкодування суми нестачі із заробітної плати здійснюється така проводка:

Дебет рахунків 3652 “Нарахування працівникам банку за заробітною платою“;

Кредит рахунку 3552 “Нестачі та інші нарахування на працівників банку“

5. Якщо невідшкодована частина збитків буде визнана сумнівною до отримання, то в бухгалтерському обліку здійснюється така проводка:

Дебет рахунку 3580 “Сумнівна дебіторська заборгованість за операціями банку“;

Кредит рахунку 3552 “Нестачі та інші нарахування на працівників банку“

6. Відповідно до вимог нормативно-правових актів Національного банку України на суму сумнівної дебіторської заборгованості формується резерв і відображається в бухгалтерському обліку такою проводкою:

Дебет рахунку 7705 “Відрахування в резерви за дебіторською заборгованістю та іншими активами банку“;

Кредит рахунку 3590 “Резерви під дебіторську заборгованість за операціями банку“.

7. У разі визнання дебіторської заборгованості безнадійною, тобто, якщо немає впевненості щодо її повернення боржником або за якою минув строк позовної давності, у бухгалтерському обліку здійснюється така проводка:

Дебет рахунку 3590 “Резерви під дебіторську заборгованість за операціями банку“;

Кредит рахунку 3580 “Сумнівна дебіторська заборгованість за операціями банку“.

8. Списана безнадійна заборгованість ураховується за позабалансовим рахунком 9617 “Списана у збиток заборгованість банків за іншими активами“ і відображається в бухгалтерському обліку такою проводкою:

Дебет рахунку 9617 “Списана у збиток заборгованість банків за іншими активами“;

Кредит рахунку 991 “Контррахунки для рахунків розділів 96-98”