2. Представлення в комірках формул та результатів

За замовчуванням Excel показує в комірках електронних таблиць не формули, а результати обчислень формул. Звичайно, можна ознайомитись з формулою, якщо помістити курсор на комірку, де вона міститься і подивитись на рядок набору формул. Проте є спосіб побачити всі формули, що розміщені в комірках робочого аркуша безпосередньо в цих комірках.

Для цього в пункті меню Tools (Сервис) потрібно вибрати команду Options (Параметры) і у вікні, що відкриється - закладку View (Вид). Після цього слід відмітити опцію Formulas (Формулы) і натиснути кнопку Ok.

3. Використання формул масиву

В Excel можна обчислювати значення не лише для аргументів, які знаходяться в окремих комірках, але й одночасно для цілих інтервалів комірок, тобто масивів. Нагадаємо з математики, що масив, це впорядкований набір елементів, тобто кожен елемент масиву має свій порядковий номер (адресу).

Масиви бувають одномірні (вектори), двомірні (матриці), тримірні і т.д. В електронних таблицях Excel можна виконувати операції лише над одномірними та двомірними масивами (векторами та матрицями).

Для обчислення елементів масиву в Excel можна використовувати єдину формулу на всі елементи масиву. Наприклад, потрібно від кожного елемента масиву, що займає комірки від В2 до В10 відняти відповідний елемент з масиву, що займає комірки від Е2 до ЕЮ. Результати необхідно помістити в комірки від Н2 до Н10.

Цю операцію можна виконати шляхом введення формули для елементів В2 та Е2, тобто "=В2-Е2", а тоді скопіювати формулу в наступну комірку, або скористатись операцією автозаповнення. Але в даному випадку краще скористатись формулою масиву. Для цього потрібно виділити комірки, куди необхідно помістити результати (тобто в даному випадку від Н2 до Н10), а тоді ввести формулу:

=В2:В10-Е2:Е10

Після цього потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter (а не Enter, як в звичайних формулах). В результаті цього в кожній комірці виділеного діапазону буде поміщено формулу:

{=В2:В10-Е2:Е10}

Фігурні дужки означають, що це формула масиву. Потрібно відмітити, що коли фігурні дужки ввести вручну (з клавіатури), то бажаного результату користувач не отримає (введена формула буде сприйматись як звичайний текст).

4. Використання функцій. Робота з майстром функцій

Крім вищезгаданих математичних операторів, в Excel використовується велика кількість різноманітних математичних, фізичних, фінансових, статистичних та інших функцій.

При цьому часто виникає потреба у дотриманні правильного задания назви функції та її синтаксису. В цьому випадку у користувачів досить часто виникають помилки в написанні як назви функції, так і її синтаксису. Для полегшення цього процесу в Excel запроваджено підпрограму "Майстер функцій" (Master function). Дана підпрограма викликається за допомогою піктограми *f .

Якщо користувач сумнівається в правильності введення назви функції або її аргументів, то можна скористатись вікном майстра функцій. При цьому відкривається діалогове вікно. В лівій частині даного вікна потрібно вибрати категорію функції, а в правій - назву потрібної функції і натиснути кнопку ОК. Після цього відкривається ще одне вікно, де слід вказати всі аргументи цієї функції і знову натиснути ОК.

Вікно майстра функцій складається з одинадцяти розділів, на які поділено всі функції Excel (розділ Function category (Категории функций)):

• Most Recently Used (10 недавно использовавшихся) - функції, що недавно використовувались користувачем;

• АИ (Полный алфавитный перечень) - всі доступні в Excel функції;

• Financial (Финансовые) - фінансові функції;

• Date & Time (Дата и время) - функції для роботи із даними типу дата і час;

• Math & Trig (Математические) - математичні і тригонометричні функції;

• Statistical (Статистические) - статистичні функції;

• Lookup & Reference (Ссылки и массивы) - функції для роботи з адресами комірок та масивами;

• Database (Работа с базой данных) - функції роботи з базами даних;

• Text (Текстовые) - функції роботи з текстом і текстовою інформацією;

• Logical (Логические) - логічні функції;

• Information (Проверка свойств и значений) - функції інформаційного характеру;

• User Defined (Определенные пользователем) - функції, які встановлюються користувачем. Цей

розділ є необов'язковим і з'являється лише при встановленні відповідних сервісних компонентів Excel.

Далі детально розглянемо групи функцій та самі функції, які можна використовувати в Excel. Деякі функції орієнтовані на роботу вузьких спеціалістів у відповідній галузі людської діяльності, це, перш за все, фінансові, статистичні функції та функції для роботи з базами даних. Тому, для більшості користувачів можуть бути незрозумілими терміни, що при цьому використовуються. Автори посібника радять таким користувачам пропустити вивчення відповідних категорій функцій.