Процессы учета в ис

Для эффективного применения ИС следует предварительно определить основные процессы учета в ИС, которые связаны с такими понятиями, как: объекты учета в программе, операции и документы, виды учета, центры учета и т. п.

Объектами учета и управления в ИС являются ресурсы предприятия, которые можно подразделить на следующие виды:

денежные средства, к которым относятся наличные и безналичные денежные средства, находящиеся на счетах предприятия или в его кассах и учитываемые в стоимостном выражении;

обязательства, отражающие долги предприятия перед другими хозяйствующими субъектами или долги этих субъектов перед предприятием и учитывающиеся в стоимостном выражении;

материальные запасы, включающие в себя сырье и материалы, товары и готовую продукцию, которые находятся (или могут находиться) на складах предприятия и учитываются в стоимостном и натуральном выражении;

имущество компании — материальные и нематериальные объекты, которые используются для осуществления хозяйственной деятельности предприятия и учитываются в стоимостном и натуральном выражении. В эту категорию включаются основные средства и нематериальные активы;

кадровый состав, представляющий собой особый вид ресурса, который формально не имеет стоимостного выражения и учитывается в натуральном выражении.

Важнейшей характеристикой ресурсов является количество ресурса, которое определяется остатком ресурса на какой-либо момент времени. Остаток может измеряться в стоимостном и натуральном (количественном) выражении.

Каждый вид ресурса фирмы обладает своей структурой, характеристиками (свойствами) и собственными процедурами управления. Сам ресурс имеет свою классификацию, посредством которой он делится на элементарные составляющие. Такое деление осуществляется на основе аналитических признаков. Для каждого вида ресурса используется специальный набор аналитических признаков.

Процесс оформления используемых в системе документов можно подразделить на три стадии, характеризующие состояние документа или его статус.

Стадия 1. Документ зарегистрирован в системе, но ресурсы, соответствующие этому документу, не изменили своего состояния. Эта стадия имеет статус Черновик.

Стадия 2. Документ зарегистрирован в системе и по нему сформирована хозяйственная операция, при этом состояние ресурса изменилось. Такая стадия имеет статус Проведен.

Стадия 3. Документ зарегистрирован в системе, сформирована хозяйственная операция, изменилось состояние ресурсов, операция разнесена по счетам бухгалтерского учета. Эта стадия имеет статус «Котирован».

Статусы Проведен и Котирован присущи любому документу, который имеется в ИС и описывает движение ресурсов со стоимостным выражением. Статус Черновик бывает только у платежных документов системы.

Одна и та же хозяйственная операция может оформляться различными документами, которые разделяются на виды документа.

Вид документа определяет его внешнюю (печатную) форму, набор реквизитов (дополнительных полей) и способ нумерации. При вводе данных о документе сначала указывается код вида документа, а затем вводятся остальные реквизиты. В программе поддерживается справочник видов документов. Пользователь может самостоятельно ввести новые виды документов для имеющихся журналов.

ИС предназначена для ведения различных видов учета: оперативного, управленческого, налогового и бухгалтерского учета.

Оперативный учет заключается в регистрации первичных документов по платежам, закупкам, продажам и хранению запасов на складах предприятия.

Управленческий учет формирует итоговые и промежуточные отчеты о продажах, запасах, закупках, дебиторской и кредиторской задолженности, о движении денежных средств.

Налоговый учет позволяет вести «Книгу покупок», «Книгу продаж», формировать аналитические регистры налогового учета, налоговую отчетность.

Бухгалтерский учет заключается в формировании проводок по счетам бухгалтерского учета и получении на этой основе данных внутренней и внешней отчетности.

Фирма в процессе своей хозяйственной деятельности вступает в многочисленные хозяйственные связи с другими предприятиями, с сотрудниками, которые оформляются соглашениями, которые называются сделками. Сделка в ИС — это объект среды учета, который предназначен для описания связи фирмы с другими субъектами рынка товаров и труда. Сама по себе сделка не приводит к изменению материальных ресурсов предприятия. Однако информация, заключенная в сделке, порождает хозяйственные операции, которые и приводят к изменению материальных и иных ресурсов. В ИС рассматриваются сделки разных видов — например, хозяйственные, финансовые, трудовые и т. д., которые организуются в форме центров сделки.