1. Основные понятия
С помощью MS Excel создается документ, который называется электронной таблицей. Электронная таблица формируется в оперативной памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.
Среда MS Excel имеет традиционный вид окна для приложений MS Windows.
Прежде чем начать работу, ознакомимся с основными элементами и понятиями.
Титульная строка содержит название программы, имя рабочей книги, кнопки управления окном. Главное меню состоит из основных команд управления электронной таблицей.
Панель инструментов содержит пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд. Строка формул предназначена для отражения вводимых в текущую ячейку данных. Адрес текущей ячейки отражается в левой части строки. В этой строке можно просмотреть и отредактировать хранимую в ячейке формулу; в самой ячейке пользователь видит результат вычисления по формуле. Ярлыки листов позволяют переходить от одного листа рабочей книги к другому. Строка подсказки отражает текущий режим работы табличного процессора. Здесь выводятся сообщения пользователю о возможных действиях при данном состоянии таблицы. Вертикальная и горизонтальная полосы покрутки предназначены для перемещения окна по электронной таблице. Ячейка – минимальная информационная единица. Ячейка может содержать разные типы данных (текст, числа, даты и т.п.), но внутри одной ячейки могут храниться данные только одного типа. Ячейки могут находиться в состоянии: а) активная или выделенная ячейка (можно выделить блок ячеек) б) редактируемая ячейка (может быть только одна в определенный момент времени). В состоянии редактирования можно изменять содержимое ячейки, добавлять или удалять данные. Для активной ячейки можно задавать формат – высоту/ширину, выравнивание, цвет, границы и т.п. Для перехода в состояние редактирования ячейки необходимо выполнить двойной щелчок по левой кнопке мыши на ячейке или нажать клавишу . Не все команды доступные для активных ячеек выполнимы для ячеек в состоянии редактирования.
Рабочий лист представляет собой сетку из столбцов и строк. Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес (ссылку). Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца С и строки 4, имеет адрес С4. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам. Рабочий лист максимально может иметь 256 столбцов и 65 536 строк.
Совокупность рабочих листов образует Рабочую книгу.
Рабочая книга– это обычный документ или тип файла в Microsoft Excel for Windows (расширение файла – xls).Каждая рабочая книга может иметь максимум 256 листов и соответственно 256 x 256 x 65 536 ячеек. По умолчанию листы называются: Лист 1, Лист 2, и т.д. Эти имена выводятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна рабочей книги.
2. Режим работы
Режим готовности ("Готово"). В этом режиме происходит выбор текущей ячейки или выделение блока ячеек.
Режим ввода данных ("Ввод"). Происходит посимвольный ввод данных с клавиатуры в текущую ячейку.
Режим редактирования ("Правка"). Используется при необходимости отредактировать содержимое ячейки без полной его замены.
Режим главного меню. Каждый элемент главного меню предоставляет пользователю возможность выбора команд и подрежимов из иерархической системы меню. После выполнения команды происходит возврат в режим готовности.
Режим отображения значений. Является рабочим состоянием таблицы. При этом в ячейках, хранящих формулы, отображаются результаты вычислений.
Режим отображения формул. Используется при формировании и отладке таблицы. В ячейках отображаются формулы.