Тема 3. Управление временем

Управляя своим временем - Вы управляйте своей жизнью!

Есть две проблемы, связанные с управлением временем: как найти достаточное количество времени и, что важнее, как им эффективно распорядиться.

Оценка того, является ли время действительно потерянным, субъективна. Просмотр телевизионных программ, например, может быть хорошо проведенным временем…

Чтобы эффективно распоряжаться временем и определить, сколько времени требуется для выполнения работы, можно воспользоваться диаграммой изменения работоспособности по времени.

Как найти достаточное количество времени?

Главное, достичь максимальной самоотдачи в имеющееся у Вас время. Для этого нужно прекратить случайным образом распределять свое свободное время.

При продумывании плана работ следует выделять ключевые моменты, от которых зависит Ваш успех. Целесообразно выполнить ранжирование задач.

Обязательно сделать любой ценой

Должны сделать

Могли бы сделать

Затем постройте карту Вашей рабочей недели.

	Вс	Пн	Вт	Ср	Чт	Пн	Сб
9.00
…
22.00

Для многих людей (и менеджеров) проблема управления временем в том, что выделяется слишком много времени срочной/текущей работе и недостаточно времени важной работе.

К потерянному времени можно отнести также время, затраченное на исправление работы, сделанной не в соответствии со стандартом. Ожидание чего-либо можно также отнести к потере времени. Ожидание для делового человека всегда связано с расстройством, раздражением, непродуктивным расходом времени. Потерянное время - потерянные деньги.

Категории используемого времени. Действия, которые нужно выполнить, можно разбить на пять категорий:

Важные и Срочные. Существуют задачи, которые должны быть сделаны незамедлительно или в ближайшем будущем. Например, Ваш руководитель просит представить отчет завтра к 10.00.

Важные, но Несрочные. Важные задачи Вы должны решать для достижения целей Вашей работы.

Срочные, но Неважные. Это работы, которые требуют незамедлительного внимания, но при объективном их рассмотрении оцениваются с низким приоритетом. Например, кто-то просит Вас выступить с речью или посетить собрание.

Текущие Дела, связанные с Потерей времени. Существует множество дел, которые стоит делать, но они не являются ни важными, ни срочными. Мы им часто отдаем приоритет перед более важными делами, поскольку они дают ощущение завершенности работы.

Для управления своим временем можно использовать матрицу расстановки приоритетов (матрица распределения времени) по выполнению запланированных Вами мероприятий

	Не срочно	Срочно
Важно	Q2	Q1
Не важно	Q4	Q3

Срочные дела очевидны, поэтому они в первую очередь привлекают внимание. Но всегда ли эти дела самые важные? Эффективный менеджер работает в областях Q1 и Q2 матрицы, при этом стремится уменьшить работу в Q1 и увеличить в Q2, не забывая о том, чтобы свести к минимуму работу в Q3 и Q4.

Общие принципы планирования рабочего времени:

• Планирование должно приводить к выигрышу времени, РЕГУЛЯРНОЕ планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.

• Планируйте не более 60% времени. 20% - оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% - резерв на незапланированные действия.

• На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.

• Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.

• Выделяйте время на аналитическую работу.

Практические советы по планированию рабочего дня:

• Не планируйте более трех важных и более десяти дел на день.

• Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.

• Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.

• Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.

• Невыполненное задание в течение нескольких дней – предмет для размышлений: Нужна ли вообще эта работа?

Тогда Вы сможете конструктивно обдумывать свой процесс обучения и оценивать полезность привычек обучения.