17

Тема: Сучасний документ. Норми, правила, варіанти

1. Документ як специфічний текст. Поняття про документ. Вимоги до тексту документів.

2. Класифікація (типи) документів. (конспект)

3. Формуляр-зразок. Реквізити, їхня характеристика. Норми дотримання і порядок розміщення реквізитів (конспект)

4. Організаційні документи. Положення. Статут. Інструкція. Правила.

5. Розпорядчі документи. Розпорядження.

6. Документи з кадрово-контрактних питань. Контракт. Особовий листок.

7. Довідково-інформаційні документи. Довідка. План роботи. Ділові листи.

8. Візитна картка як атрибут ділової людини, її характеристика, реквізити та особливості використання.

1. Документ як специфічний текст. Поняття про документ. Типи документів. Вимоги до тексту документів.

Невід’ємною частиною професійної діяльності є ділове спілкування, в якому послуговуються офіційно-діловим стилем української мови. Це один із найконсервативніших стилів сучасної української літературної мови, який характеризується суворим дотриманням літературних і стильових норм. Тільки досконале володіння літературною мовою дає змогу досягти достовірності, точності, чіткості, зрозумілості, стислості і вичерпності у викладі змісту документів.

Основним видом тексту в офіційно-діловому стилі є документи (лат. documentum – повчальний приклад, взірець, доказ, спосіб ведення). В українській мові це слово з’явилося наприкінці XVII – на початку XVIII ст., витіснивши з ужитку власне українські слова – грамота, лист, листовне письмо, які використовувались на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджували законність певних дій, право на володіння чимось тощо.

Документ – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.

Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходять відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово.

Історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того. як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

– видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

– не суперечити чинному законодавства і директивним вказівками вищих органів влади;

– бути точним, достовірним і переконливим;

– бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

– містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

– бути придатним для тривалого зберігання.

Окрім того, працюючи над мовою документа, необхідно дотримуватися таких правил:

1. Домагатися простоти і ясності викладу (але не примітивності). Для цього:

а) у всіх випадках, коли це не шкодить змісту, намагатися викласти думку простими реченнями;

б) активно використовувати в тексті усталені в офіційно-діловому стилі словосполучення та стійкі вирази;

в) дотримуватися прямого порядку слів у реченні;

г) використовувати загальноприйняті скорочення та абревіатури.

2. Домагатися чіткості й логічності викладу:

а) виразно відділяти усі структурні елементи тексту;

б) кожний новий блок інформації розпочинати з абзацу;

в) цифрову інформацію подавати у вигляді таблиць і схем.

3. Домагатися відповідності тексту документа вимогам офіційно-ділового стилю та нормам сучасної української літературної мови:

а) не допускати вживання в тексті емоційно-забарвлених морфем, слів, виразів;

б) користуватися лише загальноприйнятими літературними термінами та поняттями, уникати розмовних, просторічних, діалектних елементів;

в) не допускати відтворення в тексті суб’єктивного ставлення до фактів, явищ, про які йдеться.