7. Сжатие базы данных
При удалении записи из таблицы или самой таблицы место в базе данных автоматически не освобождается и не занимается другим объектом. Таким образом, файл может стать дефрагментированным.
Для уменьшения объема файла базы данных и увеличения ее быстродействия используется служебная программа сжатия базы данных.
Для
запуска служебной программы сжатия
базы данных в открытой базе данных
выполните команду Файл
/Сведения
и нажмите на значок
Сжать и восстановить базу данных.
Для автоматического запуска при каждом закрытии базы данных можно включить в настройки MS Access утилиты сжатия базы данных. Для этого выполните команду Файл /Параметры.
В открывшемся окне Параметры Access в области Общие выберите пункт Текущая база данных. В разделе Параметры приложений установите флажок Сжимать при закрытии и щелкните по кнопке OK.
8. Создание запросов при работе с базами данных в Access 2010
В терминологии Microsoft Access 2010 любой запрос представляет собой обращение к данным для получения информации и выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц или добавления, изменения или удаления данных в таблице. Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных называются запросами на изменение. Запрос на выборку также лежит в основе создания запросов на изменение.
Результатом выполнения запроса всегда является таблица, основанная на данных из одной или нескольких таблиц. Хотя таблица запроса напоминает обычную таблицу данных, между ними есть определенные различия. Запрос на самом деле не содержит никаких данных, он только отображает данные, находящиеся в таблице или таблицах.
В Microsoft Access 2010 используются четыре основных способа создания нового запроса:
с использованием Мастера запросов;
с помощью Конструктора запросов;
в режиме SQL – редактора;
на основе существующего фильтра.
Далее будут рассмотрены различные способы создания запросов на примерах запросов к таблицам учебной базы данных «Заказы на автомобили».
Рассмотрим способы создания наиболее часто используемых типов запросов.
8.1. Создание простых запросов с помощью Мастера запросов
Самый простой способ создания запроса на выборку заключается в применении Мастера запросов.
Упражнение 9.
Требуется получить следующую информацию из имеющейся базы данных: список всех оптовых покупателей, с полной информацией о заказанных ими автомобилях.
Щелкните по кнопке Создание /Запросы /Мастер запросов, в открывшемся окне выберите Простой запрос.
В открывшемся окне Создание простых запросов под диаграммой перечисляются все таблицы и запросы базы данных. Обратите внимание на надпись в верхней части окна справа: Допускается выбор нескольких таблиц или запросов. Содержимое области Доступные поля изменится, отображая все поля выбранной таблицы «Оптовые покупатели».
Выберите поля: Код оптового покупателя, Фамилия, Город и щелкните по кнопке со стрелкой вправо для переноса полей в область Выбранные поля.
Выберите таблицу «Заказы» и перенесите поля: Номер заказа, Дата заказа, Количество в область Выбранные поля.
Выберите таблицу «Модели автомобилей» и двойной стрелкой перенесите все поля в область Выбранные поля. Щелкните по кнопке Далее для перехода в следующее окно.
Введите название запроса «Покупатели и автомобили», щелкните по кнопке Готово, чтобы завершить работу Мастера.
Access 2010 создаст новый запрос с указанным именем и сохранит его в текущей базе данных. В области навигации появится название только что созданного запроса.
Откройте запрос в режиме таблицы, кликнув дважды по имени запроса на панели навигации. В главном окне Access 2010 отобразится таблица, содержащая выбранные по этому запросу данные.