Тема 3. Арм бухгалтера з обліку грошових коштів та розрахункових операцій

1. Організація процесу автоматизованого обліку руху грошових коштів та розрахункових операцій. Визначення напрямків інформаційних потоків

За допомогою АРМ бухгалтера з обліку грошових коштів та розрахункових операцій вирішують такі завдання:

• документальне оформлення та облік грошових коштів в касі у національній валюті;

• документальне оформлення та облік грошових коштів у касі в іноземних валютах у розрізі окремих видів (кодів) валют;

• документування фактів руху грошових коштів на поточних рахунках в установах банків;

• опрацювання інформації з виписок банку, облік операцій на поточних рахунках;

• облік операцій на валютних рахунках, обчислення та облік курсових різниць;

• аналітичний та синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами.

Паралельно у цьому ж режимі вирішується завдання з організації аналітичного і синтетичного обліку розрахунків підпри­ємства з:

• постачальниками за отримані цінності;

• фінансовими та податковими органами;

• за обов'язковими податками, зборами і платежами;

• депонентами;

• різними дебіторами і кредиторами, та інших фактів розрахунко­вих дій.

Розподіл функцій між окремими АРМ або працівниками залежить від кількості здійснюваних операцій, організаційної структури бухгалтерії та кількості використовуваних ПК.

Найбільш доцільно створювати АРМи мережеві, які б охоплювали:

• АРМ бухгалтера-касира;

• АРМ бухгалтера з обліку грошових коштів та розрахункових операцій;

• АРМ головного бухгалтера.

За цих умов між АРМами забезпечується обмін інформацією, вико­ристовується загальна інформаційна база. При цьому на АРМ головного бухгалтера переважно здійснюють лише перегляд інформації з метою контро­лю і прийняття управлінських рішень, формуються різноманітні довідкові дані, можуть отримуватись окремі документи щодо залишків коштів, обо­ротів за рахунками 30, 31, стану розрахунків за окремими їх видами.

2. Автоматизація обліку готівкових коштів та готівкових розрахунків.

Основними принципами організації автоматизованого обліку готівки та готівкових розрахунків є:

— дотримання законодавчих вимог у сфері готівкового обігу;

— оформлення руху коштів належними документами, обліковими регістрами та звітами;

— відображення належним чином операцій в обліку.

Загальні принципи ведення готівкового обліку в електронній формі регламентується Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637. Порядок оформлення касових операцій викладено у п. 3 даного положення, який регламентує, що реєстрація касових ордерів і видаткових відомостей може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. Порядок ведення касової книги й обов’язки касира зазначені у п. 4 вищенаведеного положення. Зокрема, згідно п. 4.4 підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів підприємства можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів.

Загальний алгоритм проведення операцій з готівкою в електронній формі такий:

1) Бухгалтер оформляє та друкує касові ордери, реєструє їх в інформаційній базі, передає на підпис керівнику та головному бухгалтеру або особі, яка наказом по підприємству уповноважена підписувати такі документи, а далі касирові для виконання.

2) Касир перевіряє правильність заповнення документів, наявність дозвільних підписів (керівника, головного бухгалтера) та приймає або видає готівку. У видатковому ордері одержувач особисто літерами заповнює отриману суму в графі «Одержав» і засвідчує її отримання своїм підписом. Касир підписує ордер після отримання або видачі грошей. Якщо виплата відбувається за дорученням, — у графі «Видати» після прізвища одержувача зазначається прізвище довіреного одержувача і належно оформлена довіреність додається до решти супровідних документів ордера.

3) Касир вносить записи за операціями отримання/видачі готівки до касової книги до настання наступного робочого дня (у конфігурації цьому відповідає проведення документа, документи з таким статусом потраплять до звіту «Кассовая книга»).

4) Наприкінці дня касир зводить усі касові документи, у разі автоматизованого обліку друкує вкладний лист касової книги (у двох примірниках — перший зберігається у касовій книзі, другий — «Звіт касира» — зшивається з касами та додатками) і передає звіт касира з документами за день до бухгалтерії під розпис у касовій книзі.

Для узагальнення інформації про наявність і рух готівкових коштів використовується активний рахунок 30 «Каса» з двома субрахунками рахунка 301 «Каса у національній валюті» та 302 «Каса в іноземній валюті». У деяких випадках підприємства зобов’язані мати кілька кас, наприклад, підприємство має відокремлені підрозділи, що здійснюють операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та розташовані окремо від юридичної особи або ж підприємство здійснює облік готівки за декількома валютами одночасно. У таких випадках формуються додаткові суб­рахунки третього порядку (наприклад «Каса в USD», «Каса у RUR», «Каса в EUR»).

Операції і розрахунки з готівкою в іноземній валюті відображаються у валюті розрахунків і паралельно у гривнях з урахуванням вимог П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». При цьому сума автоматично перераховується (з урахуванням вказаних у довіднику «Валюты» програми курсів валют) у гривні за валютним курсом на день здійснення операції і на дату балансу з відображенням курсових різниць. Основна валюта встановлюється у меню «Предприятие» — «Настройка параметров учета».

Для аналітичного обліку грошових коштів у конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.2 для України» передбачений довідник «Статьи движения денежных средств», де перелік аналітичних об’єктів користувач може формувати сам. Ще одним допоміжним довідником для обліку готівки є «Назначение наличных денежных средств». Даний довідник застосовується при заповненні у ордері значення реквізиту «Назначение ДС». Він використовується для формування інформації про цільове призначення коштів у звіті «Журнал регистрации кассовых ордеров».

Як вже зазначалося готівкові операції оформляються прибутковими або видатковими касовими ордерами відповідно «Приходным кассовым ордером» чи «Расходным кассовым ордером» з меню Касса. У конфігурації кожна операція оформляється окремим документом, завжди контролюється залишок коштів, а документи мають кілька схем операцій. У кожного з касових документів свій порядковий номер (за прибутковими і видатковими ордерами нумерація окрема).

Вибір виду операції у даних документах з аналітичної таблиці «Вибор вида операции документа» впливає на зов­нішній вигляд екранної форми і схему проведення документа. Операції ж, що не знайшли відображення в аналітичній таблиці проводяться за схемою або «інше надходження грошових коштів», або «інше витрачання грошових коштів».

Зупинимось детальніше на особливостях заповнення прибуткових ордерів залежно від виду операцій:

Приймання роздрібної торгової виручки. При прийманні виручки зі складу виду «Неавтоматизированная торговая точка» (НТТ) оформлення залежить від налаштувань облікової політики по підприємству (облік товарів у роздрібній торгівлі здійснюється за цінами продажу чи за цінами придбання). Така схема передбачає сумовий облік. Звіт про продаж за номенклатурою у цьому випадку не ведеться, а продажі реєструються тільки прибутковими касовими ордерами. У табличній частині екранної форми регламентовано схему реалізації, рахунок ПДВ, податкове призначення.

При прийманні виручки зі складу типу «Розничный» (або «Автоматизированная торговая точка»-АТТ) змінюється форма таблиці. Дана схема обліку передбачає щоденне внесення звіту про продаж за номенклатурою, який і формує проведення (з дебетом 301), а касовий ордер створюється тільки для реєстрації і проведень не формує.

Оплата від покупця. Дана підсистема обліку коштів у системі пов’язана з підсистемою розрахунків із контрагентами, тому при отриманні оплати проводиться деталізація за договорами, при цьому можна вивести їх у список (кнопка «Список» на верхній панелі документа). У разі оплати за кількома договорами суму платежу можна розбити за ними (розрахунковими документами).

У податковому обліку при проведенні таких касових ордерів формуються рухи у регістрах «Приобретения (налоговый учет)», «Продажи (налоговый учет)», при прийманні торгової виручки — «Ожидаемый и подтвержденный НДС продаж».

Повернення грошей від підзвітної особи призначене для оформлення повернення залишку невитрачених підзвітних коштів до каси підприємства. Тут заповнюються тільки прізвище працівника і сума.

Інше надходження коштів. При оформленні іншого грошового надходження кореспондуючий рахунок зазначається вручну. Такою ж операціє вноситься початковий залишок за касою.

Зупинимось детальніше на особливостях заповнення видаткових ордерів залежно від виду операцій:

Видача грошових коштів під звіт. Частину необхідних при друкуванні даних заповнюють вручну, автоматично підставляється тільки прізвище працівника у гр. «Видати». Кореспондуючі рахунки можуть вказуватися теж вручну.

Повернення грошових коштів покупцю. У разі проведення розрахунків з контрагентами за касовими ордерами документ містить усі реквізити розрахунків з контрагентами, необхідні для формування проведень. При проведенні документа за операціями з контрагентами формуються записи у податкових регістрах накопичення «Продажи, налоговый учет» і «Приобретения, налоговый учет».

Виплата зарплати (працівникові або за відомістю). Виплата грошей із каси може здійснюватися за платіжною відомістю. У цьому разі виписується один прибутковий ордер на всю суму виплат. Тоді у програмі треба послатися на платіжну відомість, що вже є в інформаційній базі. Ордер виписується і реєструється після закінчення терміну виплат за цією відомістю. Якщо на підприємстві виплачується заробітна плата кожному працівникові окремим ордером, а не за відомістю, то сформувати відразу всі ордери з видом операції «Выплата заработной платы работнику» можна автоматично за допомогою обробки «Выплата заработной платы кассовыми ордерами». У результаті буде сформовано весь пакет документів «Расходный кассовый ордер». Проте, для цього у базі теж повинен бути сформований документ «Зарплата к выплате организаций». Кнопка «Перейти» спричинює обробку, що формує касові ордери, номери яких відобразяться в інформаційному рядку в екранній формі документа. При обробці відомості за допомогою кнопки «Заменить отметку» можна внести значення «Выплачено» і «Задепонировано». Програма перевіряє, чи сформовані вже за цією відомістю ордери, і якщо такі є, вони автоматично відображаються в інформаційному рядку.

Внесок готівкою до банку, Інкасація грошових коштів. Дане меню використовується при здачі готівки в банк. В цьому випадку в ордері у графі «Видати» зазначається «Здано до банку через … (прізвище особи, яка здаватиме гроші)». Якщо готівка здається до банку через службу інкасації, оформлення здійснюється так само, але вказується рахунок 333 «Грошові кошти у дорозі» (334 — для валюти). Підтвердженням здачі готівки до банку є квитанція до оголошення на внесок готівкою до банку.

Як у прибутковому так і видатковому касових ордерах на закладці Печать зазначаються додаткові реквізити для формування друкованої форми.

Оформлені касові ордери реєструються у журналі операції і записуються у касову книгу після завершення операції.

Основним звітним документом з обліку готівкових коштів є Кассовая книга – меню Касса. Дана обробка забезпечує візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом відтворюють форму та зміст касової книги в паперовій формі. Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі робляться до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містять всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року. У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця автоматично роздруковується загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік. Після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги». «Вкладний аркуш касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.

Ще одним звітним документом є Журнал реєстрації прибуткових касових ордерів, що формується через меню Касса, звіт «Кассовая книга», вид звіту — «Журнал регистрации приходных и расходных ордеров» окремо за організаціями, за вказаний період, тільки за проведеними документами.