Федеральное агентство по образованию
Белгородский государственный технологический университет
им В.Г. Шухова
Кафедра русского языка
Реферат
по дисциплине “Деловое письмо. Структура текста делового письмо. Основные правила составления деловых писем
Выполнил : ст. гр. МЭ-22
Ильясов Д.
Руководитель: Попиль Н.
Белгород-2011
СОДЕРЖАНИЕ: 1. Введение 2. Виды деловых писем 3. Особенности делового письма 4. Составные части делового письма
Введение
Деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.
Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.
Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.
2. Виды деловых писем
Письма систематизируются по следующим группам:
Информационные письма:
- письма-сообщения;
- рекламные письма;
- письма-извещения;
- письма-уведомления;
- сопроводительные письма.
Просьбы, запросы, предложения.
Согласие, отказ, разъяснение.
Коммерческие письма:
- заключение договоров;
- запросы, предложения;
- поиск компромисса;
- исполнение договоров;
- заказы;
- подтверждение заказа;
- получение и экспертиза образцов;
- оплата счетов.
Гарантийные письма.
Письма-претензии, письма-рекламации.
Письма по вопросам участия в выставках, ярмарках.
Приглашения, визиты.
Письма, содержащие выражения внимания, участия:
- поздравления;
- приветствия;
- соболезнования;
- извещения о происшедших изменениях.
3. Особенности делового письма
В практической работе над деловым текстом при хорошем общем знании материала письма или иного документа у автора нередко возникает проблема «Как начать?», «Как продолжить?», «Как перейти к другому вопросу?», «Как завершить документ?» и т.п. В работе над деловым письмом важно применять точные фразы, не только верно передающиеся суть вопроса, но и привычные, узнаваемые и понятные его адресатам. Иначе недостаточная полнота информации приводит к составлению повторных писем с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывается решение вопросов. Важно уметь кратко и точно излагать суть вопроса. Не следует уделять внимания малозначащим фактам или подробностям. Нельзя повторять несколько раз одно и тоже, потому что, стремясь привлечь, внимание партнера к каким-то обстоятельствам и, рассчитывая на большую убедительность, составитель письма добивается противоположного результата, т.к. повторы отвлекают внимание от главного.
Чтобы письмо достигло своей цели, нужно уметь четко и логично построить текст, представить его в сжатом виде и не допускать возможности двоякого или невнятного его толкования его сути. Поэтому при составлении документа рекомендуется тщательно продумывать формулировки, использовать сложившуюся терминологию, устойчивые языковые обороты и словосочетания. Предложения должны быть простыми. Не последнюю роль играет и композиционно верное построение текста.
Деловое письмо – это официальный документ, поэтому его содержание должно подчеркивать деловой, а не личностный характер отношений. Между тем такое письмо всегда предназначено конкретному получателю: организации, структурному подразделению или должностному лицу. Это определяет еще одну особенность содержания деловых писем: информация должна быть адресной. Деловая корреспонденция – это реализация в письменной речи двусторонней коммуникативной связи. Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это:
ссылки на первичное письмо и его тему;
соблюдение одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
совпадение объема информации и аспектов содержания в обоих письмах; деловой письмо этикет стиль
соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.