ЛОКАЛЬНЫЕ акты кадровйо службы СПРАВОЧНИК

Предметыдеятельностифункциональныхструктурныхподразделений охватывают определенную функцию для всей администрации иееструктурныхподразделений.Основнойихособенностьюявляется использование преимуществ, связанных со специализацией функций, и способность администрации рассматривать в рамках своей функции территорию целиком.

Создание территориальных структурных подразделений (районные в крупных городах и др.) связано с необходимостью приближения органов местного самоуправления к населению и позволяет сочетать централизацию важнейших функций на высшем уровне муниципального управления с повышением оперативности при решении текущих вопросов. Для стимулирования инициативы территориальных структурных подразделений им может предоставляться автономия в рамках сметы расходов.

Вспомогательные подразделения не обладают собственной компетенцией по решению вопросов местного значения и выполняют функции обеспечения деятельности руководства администрации и ее структурных подразделений.

4.2. Штатное расписание Штатное расписание один из немногих кадровых документов,

который упоминается в Трудовом кодексе (ст. 57 ТК РФ). В статье уделено внимание отдельным моментам его составления и перечню руководящих документов, используемых при этом.

Штатное расписание – организационно-правовой акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностного оклада, надбавки, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом. Штатное расписание утверждает структуру, штатный состав и численность администрации муниципального образования в соответствии с ее уставом.

Согласно ст. 57 ТК РФ одной из обязательных составляющих содержаниятрудовогодоговора(контракта)являетсяуказаниевнемнаименования должности, специальности, профессии, квалификации в

21

соответствии со штатным расписанием организации или конкретной трудовой функции.

Штатное расписание является первичным документом по учету кадров. Его унифицированная форма № Т-3 утверждена ПостановлениемГоскомстатаРоссииот5января2004года№1«Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Согласно данному Постановлению унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм. Унифицированная форма № Т-3 предусматривает, что штатное расписание подписывается только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.

Штатное расписание основывается на утвержденной представительным органом муниципального образования структуре. Утверждается штатное расписание уполномоченным лицом в соответствии с Уставом муниципального образования, чаще всего главой местной администрации и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав администрации муниципального образования.

Штатное расписание должно соответствовать унифицированной форме № Т-3 «Штатное расписание» с учетом специфики муниципальной службы. Наименование организации указывается в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в Уставе муниципального образования.

Наименования должностей в штатном расписании должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов. Наименования должностей муниципальной службы утверждены Законом Республики Башкортостан от 23 декабря 2005 года № 259-з «О Реестре муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Башкортостан» и Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2004 года № 87-з «О Перечне специализаций муниципальных должностей муниципальнойслужбывРеспубликеБашкортостан».Наименования других должностей вносятся в штатное расписание в соответствии с ЕТКС (Единым тарифно-квалификационным справочником), а также в соответствии с Квалификационным справочником должностей

22

руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей располагаются внутри структурных подразделений в порядке субординации и указываются полностью, без сокращений типа «зам.», «зав.», «ст.».

Размерыдолжностныхокладовидругихсоставляющихденежного содержания муниципального служащего указываются в штатном расписании в соответствии с нормами, установленными Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 7 апреля 2009 года № 135 «Об утверждении временных нормативов формирования расходов на оплату труда в органах местного самоуправления в Республике Башкортостан».

Вносимые в штатное расписание изменения затрагивают определенные сторонами условия трудового договора и, следовательно, это потребует внесения изменений и корректировки в другие кадровые документы (личную карточку, трудовую книжку и др.).

Все изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание, должны доводиться до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решенияпредставителянанимателявносятсясоответствующиеизменения и дополнения.

4.3. Замещение должностей (штатный список) Методические документы не рекомендуют указывать в штатном

расписании информацию о конкретных работниках. Для этих целей

ворганизациях ведется «замещение должностей» или «штатная расстановка». Мы назовем этот перечень - «штатный список».

Штатный список является рабочей формой штатного расписания,

вкоторую внесены фамилии и инициалы работников, замещающих должности, предусмотренные штатным расписанием. Этот документ необязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число вакансий и замещенных должностей, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, поскольку это внутренняя разработка каждого работодателя.

23

За основу штатного списка берется штатное расписание и добавляется графа «Ф.И.О. сотрудника». Таким образом, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки.

В кадровойслужбе штатный список может бытьбез указания сведений об оплате труда, достаточно наименования должности и фамилии сотрудника. Такая форма незаменима в кадровой службе, где работает 100 и более человек. Сотрудник кадровой службы должен всегда точно знать, где и какие вакансии имеются, какие должности замещены или могут быть временно и т.д.

Пример штатного списка

№	Должность	Замещение
Отдел образования
1.	Начальник отдела	Файзуллин Г.М.
2.	Заместитель начальника отдела
3.	Главный специалист	Валеева Д.А.
4.	Главный специалист	Митяева О.Р.
		(Морева К.К.)
5.	Главный специалист	Накипов З.Р.
		(Фаттахова Б.Е.)
6.	Ведущий специалист
7.	Ведущий специалист	Митяева О.Р.
8.	Специалист 1 категории	Жукова Е.В.

ИТОГО по отделу: должностей – 8; замещено – 6; вакансий – 2

Примечание:

(Морева К.К.) – фамилия в скобках означает, что Морева К.К. находится в декретном отпуске. На ее место переведена временно Митяева О.Р., за которой сохраняется ее основная должность ведущего

24

специалиста, поэтому она выделена курсивом по своей основной должности;

Митяева О.Р. - выделена курсивом, т.к. за ней сохранена ее основная должность на период замещения ею должности временно отсутствующего специалиста.

Подводя итог по каждому разделу по количеству должностей и вакансий можно без больших временных затрат вывести итоги о количестве замещенных должностей и вакансий в администрации муниципального образования.

4.4. Внутренние локальные нормативные акты Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель при-

нимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

В соответствии со статьей 44 Федерального закона от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Устав муниципального образования - основной нормативно-учредительный акт, определяющий статус муниципального образования и особенности деятельности органов местного самоуправления, закрепляющий организационные, финансово-экономические и иные основы местного самоуправления на территории данного муниципального образования. Устав является своеобразной малой конституцией на территории муниципального образования.

Согласно статье 3 Федерального закона Устав муниципального образования является одним из документов, устанавливающих правовые основы муниципальной службы. В соответствии с Уставом муниципального образования:

образуются должности муниципальной службы в органе местного самоуправления, аппарате избирательной комиссии муниципального образования;

могут быть установлены дополнительные требования к кандидатам на должность главы местной администрации;

25

могутбытьустановленыдополнительныегарантии,предоставляемые муниципальному служащему.

Таким образом, экземпляр Устава муниципального образования обязательно должен быть в кадровой службе.

4.4.1. Положения

Следующий блок документов - это положения. При наличии в органе местного самоуправления структурных подразделений, в кадровой службе должны храниться положения о каждом структурном подразделении.Положениеоструктурномподразделенииэтолокальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в органе местного самоуправления.

Желательно,чтобыпроектположенияразрабатывалруководитель вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо, в подчинении которого данное подразделение будет находиться.

Как правило, кадровая служба и юридический отдел осуществляют методическое руководство разработкой проектов положений о структурных подразделениях и их согласование. Чтобы упорядочить работы по разработке проектов структурных подразделений, во многих организациях подготовлена типовая форма положения о структурном подразделении. Датой создания документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.

1. Заголовок. В нем указывается гриф утверждения в верхнем правом углу документа (наименование вида утверждающего документа, его даты и номера или указание должности и Ф.И.О. лица, утверждающего документ, его подписи и даты утверждения).

Существует два способа утверждения, оба имеют одинаковую юридическую силу. Первый способ - утверждение документа подписью руководителя. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строке печатают наименование должности. Строчкой ниже оставляют свободное место для личной подписи утверждающего лица и на этой же строке печатают расшифровку подписи - инициалы через точку перед фамилией. Ещенижеуказываетсядатаутверждениядокумента.Приееуказании

26

двапервыхзнакаостаютсянезаполненнымиизаполняютсярукойруководителя.

УТВЕРЖДАЮ Глава администрации муниципального

района Абзелиловский район

___________ А.А. Александров (подпись) «_____»____________200___ г.

Второй способ утверждения - издание утверждающего документа (постановления, решения, распоряжения). Чаще всего в практике кадровойработы,такимобразомутверждаютсялокальныенормативные акты, другие организационные документы. Этот способ целесообразно использовать в тех случаях, если утверждаемый документ нуждается в пояснении, установлении срока вступления в силу.

В этом случае утверждаемый документ является приложением к утверждающему и в правом верхнем углу его первого листа указывается: УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО - по согласованию с наименованием утверждаемого документа), затем наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер.

УТВЕРЖДЕНО Распоряжением главы администрации

муниципального района Абзелиловский район от 15 сентября 2009 г. № 32

Далее указывается вид документа – «Положение», наименование организации (в соответствии с учредительными документами), вид (отдел, управление, служба, департамент и т.п.) и наименование структурного подразделения, которое должно отражать его основное функциональное направление. Например: «Об отделе образования». Наименование структурного подразделения и организации указывается полностью без сокращений. Если существуют общепринятые сокращения, то они указываются в скобках.

27

Положение о структурном подразделении начинается с раздела «Общие положения».

2.Общие положения. Данный раздел, как правило, включает в себя следующую информацию:

-применяемыевтекстетермины,определенияисокращения(при необходимости);

- место подразделения в структуре. Подразделение может быть основным или вспомогательным, самостоятельным или входить в состав более крупного подразделения;

- подчиненность подразделения и руководство им. Определяя подчиненность подразделения, следует руководствоваться схемой организационной структуры. В отношении руководства указывается должностное лицо, которое возглавляет данное структурное подразделение, порядок его назначения;

-порядокегосоздания,реорганизациииликвидации(еслитолько это не содержится в специальном локальном нормативном акте - регламенте создания внутренних структурных подразделений).

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений руководителя и общих локальных нормативных актов, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству, для отдела кадров - Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (для бух- галтерии-Федеральныйзакон21ноября1996года№129-ФЗ«Обух- галтерском учете»).

3.Цели и задачи подразделения. Основные цели. Целью создания структурного подразделения является идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность структурного подразделения, а также определить его назначение и обозначить его место в структуре администрации муниципального образования.

28

Основные задачи создания структурного подразделения - это определенное направление его деятельности, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. Перечисление задач структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:

-предельная точность и определенность;

-решаемость;

-адекватность основным целям подразделения.

4.Функцииструктурногоподразделениядолжныбытьсформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что

икак нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?» Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

- функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, при помощи которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

- функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);

- перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя к второстепенным и текущим функциям;

- функции разных структурных подразделений не должны дублироваться;

- функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

- функции должны структурироваться (т.е. разделяться на должностные обязанности работников подразделения);

- функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения; - функции не должны выходить за пределы задач подразделения

идолжны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

5.Организационная структура. Здесь отражается внутренняя

29

структурасамогоподразделения,котораяможетбытьпростой(включать наименования должностей входящих в него работников) или сложной (когда в составе также выделяются отдельные структурные подразделения). Структура может быть выражена либо текстом, либо схематично с отражением всех структурных единиц и их взаимодействия между собой.

6.Взаимоотношения с другими подразделениями и отдельными должностными лицами. В основном в данном разделе указываются взаимоотношения на уровне информационных и документационных потоков с учетом специфики функций подразделения. Как правило, раздел оформляется в виде таблицы.

7.Визы согласования. Внутреннее визирование оформляется личной подписью, ее расшифровкой, указанием должности визирующего и даты визирования. Внешнее визирование оформляется грифом согласования, включающим слово «Согласовано» прописными буквами без кавычек, под ним - наименование должности согласующего лица, затем личная подпись с расшифровкой и дата согласования. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, то указывается наименование документа, содержащего решение о согласовании, его дата и номер.

8.Сведения об ознакомлении с положением. Заполняются после утверждения положения и содержат подпись работника с расшифровкой, указание на должность и дату ознакомления. Целесообразно включить в текст пометку, что ознакомившийся работник подтверждает получение на руки копии положения и обязуется ее хранить на рабочем месте.

Проект положения о структурном подразделении имеет смысл прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью организации. Данные действия помогут избежать споров с работниками при обвинении в подмене того или иного листа положения.

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся в том же порядке, в котором утверждается положение.

Положения о структурных подразделениях формируются в отде-

30