ЛОКАЛЬНЫЕ акты кадровйо службы СПРАВОЧНИК

Статьей 30 Федерального закона определяется, что после прекращения служебных отношений личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. Оно хранится в архиве органа мест­ ного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

Личные дела муниципальных служащих ведутся в том же порядке, что и личные дела государственных гражданских служащих, который регламентируется Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы и необходимые для обеспечения деятельности муниципального органа. Личное дело муниципального служащего ведется кадровой службой администрации (аппарата Совета) муниципального образования.

Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законамиииныминормативнымиправовымиактамиРоссийскойФедерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

К личному делу муниципального служащего приобщаются:

-письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;

-собственноручно заполненная и подписанная гражданином РоссийскойФедерациианкетаустановленнойформысприложениемфотографии;

-документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

81

-копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

-копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

-копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

-копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

-копия акта муниципального органа о назначении на должность муниципальной службы;

-экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

-копии актов муниципального органа о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

-копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

-копия акта муниципального органа об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора;

-аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

-экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);

-копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

-копиирешенийопоощрениимуниципальногослужащего,атакже о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

82

-копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

-документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

-сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;

-копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

-копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

-копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

-медицинское заключение установленной формы об отсутствии

угражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

-справка о результатах проверки достоверности и полноты представленныхмуниципальнымслужащимсведенийодоходах,имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагаетсяопись.Учетныеданныемуниципальныхслужащиххранятся кадровой службой муниципального органа на электронных носите-

83

лях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

В обязанности кадровой службы муниципального органа, осуществляющей ведение личных дел муниципальных служащих, входит:

-приобщение документов к личным делам муниципальных служащих;

-обеспечение сохранности личных дел муниципальных служа-

щих;

-обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

-предоставление сведений о доходах, имуществе и обязатель­ ствах имущественного характера соответствующих муниципальных служащих для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям;

-информирование муниципальных служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставленииемусведенийодоходах,имуществеиобязательствах имущественного характера этих муниципальных служащих;

-ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел муниципальных служащих.

При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другом муниципальном органе его личное дело передается в муниципальный орган по новому месту замещения должности муниципальной службы.

84

При назначении муниципального служащего на государственную должность, должность государственной гражданской службы Российской Федерации, или государственную должность, должность государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения должности.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой муниципального органа, поступит на государственную или муниципальную службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный или муниципальный орган по месту замещения соответствующей должности.

Личные дела муниципальных служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего муниципального органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

При ликвидации органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, в которых муниципальный служащий замещал должность муниципальной службы, его личное дело передается на хранение в орган местного самоуправления, избирательную комиссию муниципального образования, которым переданы функции ликвидированных органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, или их правопреемникам.

В течение периода прохождения муниципальной службы кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиваются в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание».Впериодработымуниципальногослужащеговадминистрации (аппарате Совета) муниципального образования во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел рекомендуется составлять картотеку личных дел. Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям.

85

Для хранения личных дел муниципальных служащих используются сейфы или надежно запираемые и опечатываемые шкафы (хранилища), в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

4.6. Документы, оформляющие отпуск Отпуск является одним из видов времени отдыха, т.е. времени,

в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Все отпуска необходимо оформлять в соответствии с требованиями законодательства о муниципальной службе и норм Трудового Кодекса Российской Федерации.

Всоответствии со статьей 21 Федерального закона муниципальному служащему предоставляется ежегодный отпуск с сохранением замещаемой должности муниципальной службы и денежного содержания, размер которого определяется в порядке, установленном трудовым законодательством для исчисления средней заработной платы.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

График отпусков является локальным нормативным актом. График отпусков обязателен как для представителя нанимателя,

так и для муниципального служащего.

Вст. 123 Трудового Кодекса Российской Федерации установлено, что всем работодателям необходимо утвердить график отпусков за две недели до наступления календарного года. Например, график отпусковна2010годдолженбытьсоставлениутверждендо17декабря

2009 года.

86

Порядок составления графика отпусков

ǞǮǻǽ ǹǺDzǺǵǶ ǽǭǮǻǿǺǵǷǻǯ ǻ dzDzǸǭDzǹǻǹ ǯǽDzǹDzǺǵ ǼǽDzDZǻǾǿǭǯǸDzǺǵȌ ǵǹ DzdzDzǰǻDZǺǻǰǻ ǻǼǸǭȄǵǯǭDzǹǻǰǻ ǻǿǼȀǾǷǭ

ǛǮǽǭǮǻǿǷǭ ǾǻǮǽǭǺǺȈȂ ǻǿ ǽǭǮǻǿǺǵǷǻǯ ǼǻdzDzǸǭǺǵǶ Ǿ ȀȄDzǿǻǹ ǿǻǰǻ, Ȅǿǻ ǻǺǵ ǺDz ȌǯǸȌȋǿǾȌ ǻǮȌǴǭǿDzǸȉǺȈǹǵ

ǏȈȌǯǸDzǺǵDz ǵ ȀȄDzǿ ǽǭǮǻǿǺǵǷǻǯ, ǷǻǿǻǽȈDz ǵǹDzȋǿ Ǽǽǭǯǻ ǼǻǶǿǵ ǯ ǻǿǼȀǾǷ ǯ ȀDZǻǮǺǻDz DZǸȌ ǺǵȂ ǯǽDzǹȌ

ǞǻǾǿǭǯǸDzǺǵDz ǰǽǭȁǵǷǭ ǻǿǼȀǾǷǻǯ

ǠȄDzǿ ǹǺDzǺǵȌ ǯȈǮǻǽǺǻǰǻ ǼǽǻȁǾǻȋǴǺǻǰǻ ǻǽǰǭǺǭ ǼDzǽǯǵȄǺǻǶ ǼǽǻȁǾǻȋǴǺǻǶ ǻǽǰǭǺǵǴǭȃǵǵ ǯ ǼǻǽȌDZǷDz, ȀǾǿǭǺǻǯǸDzǺǺǻǹ ǾǿǭǿȉDzǶ 372 ǟǗ ǝǡ

ǠǿǯDzǽdzDZDzǺǵDz ǰǽǭȁǵǷǭ ǻǿǼȀǾǷǻǯ ǺDz ǼǻǴDZǺDzDz, ȄDzǹ Ǵǭ DZǯDz ǺDzDZDzǸǵ DZǻ ǺǭǾǿȀǼǸDzǺǵȌ ǷǭǸDzǺDZǭǽǺǻǰǻ ǰǻDZǭ (ǾǿǭǿȉȌ 123 ǟǗ ǝǡ)

Утвержденный график отпусков вывешивается в подразделениях для сведения всех работников или объявляется работникам под расписку.

Существует унифицированная форма графика отпусков № Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России № 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать положения действующего законодательства Российской Федерации, специфику деятельности организации и пожелания работников.

График подписывается руководителем кадровой службы организации и утверждается представителем нанимателя.

В случае если в организации нет кадровой службы, то график подписывается лицом, ответственным за его составление.

При составлении графика отпусков необходимо иметь в виду, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Такое деление отпуска допустимо по соглашению представителя нанимателя и муниципального служащего. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

87

Вносить изменения в утвержденный график отпусков допускается, только если изменения согласованы с соответствующим муниципальным служащим или связаны с принятием на работу новых работников.

Отсутствие и несоблюдение графика отпусков является нарушением трудового законодательства, что влечет административную ответственность.

88

89

Унифицированная форма № Т-7

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по

0301020

ОКУД

по

ОКПО

(наименование организации)

Мнение выборного профсоюзного органа

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

от “ ”

20 г. №

учтено

ель

(должность)

Номер

Дата

документа

составления

На год

ГРАФИК ОТПУСКОВ

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

“

”

20

г.

Должность

ОТПУСК

(специальность,

Структурное

Табельный

количество

дата

перенесение отпуска

ПримечаниПримечание

профессия)

Фамилия, имя, отчество

календарных

дата предпо-

подразделение

по штатному

номер

заплани-

факти-

основание

лагаемого

е

х дней

рованная

ческая

(документ)

расписанию

отпуска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Руководитель кадровой службы

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

В соответствии со статьей 356 раздела 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.

Чтобы уйти в отпуск, муниципальный служащий пишет заявление. Этот документ составляют в произвольной форме.

Получив заявление сотрудника, кадровик готовит приказ о предоставлении отпуска, а представитель нанимателя подписывает его.

Этот документ составляют по утвержденной форме. Если в отпуск уходит один человек, то используют унифицированную форму № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». Если в отпуск одновременно уходят несколько человек, то совместный приказ оформляют по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Эти формы тоже утверждены Постановлением № 1.

Унифицированная форма № Т-6 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

						Код
Форма по ОКУД				0301005
Администрация МР Бураевский район			по ОКПО
(наименование организации)
			Номер			Дата
ПРИКАЗ			документа			составления
			123-к			14 марта 2008
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Предоставить отпуск
						Табельный
						номер
Волгиной Веронике Васильевне						44

(фамилия, имя, отчество)

Информационно-аналитический отдел

(структурное подразделение)

Ведущий специалист

(должность (специальность, профессия))

за период работы с “ 21 ” января 20 08 г. по “ 20 ” января 20 09 г.

90