Глава 4 кассовые операции
Учетная процедура
Для прихода и, хранения и расхода наличных денежных средств предприятие имеет кассу. Размер сумм наличных денег, хранимых в кассе, регламентируется банками по согласованию с руководителем предприятия. Кассовые операции – операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Рассмотрим основные кассовые операции и их документальное оформление. Приход наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, который подписывается главбухом или др. уполномоченным лицом. Лицу, внесшему наличные средства, выдается квитанция к приходному ордеру. Выдача наличных денег производится по расходному кассовому ордеру или др. надлежащим образом оформленных документов: платежным ведомостям, счетам и др., на которые ставится штамп, содержащий реквизиты расходного кассового ордера. В нем указываются реквизиты предъявленного документа. Каждому приходному и расходному кассовому ордеру присваивается порядковый номер, а сами документы регистрируются в журнале регистрации. В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, где учитываются поступления и выдачи наличных денег организации. Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи денег. Для учета наличия и движения наличных денежных средств используется активный счет 50 “Касса”. Суммы прихода денежных средств в кассу отражаются по дебетовой стороне счета, расхода – по кредитовой.
|
|
Компьютерный учет
Настройка плана счетов
Для учета кассовых операций в Комплексной конфигурации используется счет 50 “Касса”.
счет 50 ведется в разрезе субсчетов :
50.1 “Касса в рублях”;
50.2 ”Касса в валюте”;
для субсчета 50.2 установлен валютный учет ( “+” в графе “Вал” );
ведение аналитического учета на счете 50 не предусмотрено, поскольку для счета не установлено ни одного вида субконто;
счет объявлен активным.
Во всех операциях, затрагивающих счет 50, обязательно следует указывать номер субсчета.
Автоматизация ввода кассовых операций
Для автоматизации ввода кассовых операций в конфигурации программы “1С: Бухгалтерия” предусмотрены документы “Приходный кассовый ордер” и “Расходный кассовый ордер”. Прежде чем перейти к использованию данных документов, определим наиболее часто встречающиеся понятия и термины.
Вид (тип) документа.
Все документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для ввода и хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа. Конфигурация предусматривает наличие заранее определенного набора форм документов. Расширить определенный набор видов документов можно лишь на этапе конфигурирования программы. Документ можно использовать для разных целей:
для ввода и сохранения информации первичного документа в компьютерной базе данных;
для формирования бухгалтерских записей (проводок ) и их сохранения в базе учетных данных;
для формирования печатного образа документа, который может быть просмотрен, сохранен в компьютере или распечатан.
Форма диалога для ввода документа.
Представляет собой экранную форму, содержащую поля для ввода реквизитов документа. Внешний вид формы документа, его свойства и состав полей определяются типом документа. Каждый документ имеет два обязательных реквизита - номер и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, т.е. имеют один экземпляр на документ. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которые могут встречаться в количестве более одного на документ. В общем случае табличная часть представляет собой совокупность строк одинаковой стркутуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы. Документ. Обычно когда говорят о наличии или отсутствии документа в базе даанных, то имеют в виду конкретный экземпляр документа со своим номером, датой, набором реквизитов.
Журнал документов
Является формой, предназначенной для регистрации информации о введенных документах. Каждая строка журнала представляет собой запись, содержащую наиболее существенные реквизиты, идентифицирующие документ: его наименование, номер, дату и пр. Как правило, за журналом закреплены определенные типы документов, которые могут быть в нем зарегистрированы. Например, для кассовых документов предусмотрен журнал с наименованием "Кассовая книга", этот журнал используется для регистрации документов двух типов - приходных и расходных кассовых ордеров. Заметим, чтоодин и тот же документ может одновременно регистрироваться не в одном, а в нескольких журналах. В отличие от ручного учета ввод документа производится неоднократно, а компьютер самостоятельно осуществляет разноску записей о документе по разным журналам в соответствии с правилами, определенными при конфигурации системы. Запись о любом ранее введенном документе можно найти в общем журнале, хотя, помимо него, информация о документе может быть помещена и в другие специализированные журналы.
Документ "Приходный кассовый ордер"
Рассмотрим порядок отражения кассовых операций с использованием документов типовой конфигурации на конкретном примере.
Задача 3
Согласно учредительному договору каждый участник АО должен внести на счет предприятия не менее 50% своей доли в уставном капитале в виде денежного взноса на расчетный счет предприятия в кассу, а оставшуюся часть оплатить в любой форме в течение первого года функционирования предприятия. 16 января 1999 года в кассу предприятия учредителями – физическими лицами в качестве взносов в уставный капитал были внесены суммы, приведенные в таблице.
|
Учредитель |
Сумма (руб.) |
Дата |
Документ |
|
Доскин Е.Д. |
15 000 |
16.01.98 |
Приходный кассовый ордер № 1 |
|
Чурбанов В.А. |
12 500 |
16.01.98 |
Приходный кассовый ордер № 2 |
|
Шурупов Е.Л. |
10 000 |
16.01.98 |
Приходный кассовый ордер № 3 |
|
ИТОГО |
37 500 |
|
|
Ввод нового документа
Для решения поставленной задачи требуется отразить поступление денежных средств от учредителей в кассу. Для этого воспользуемся документом “Приходный кассовый ордер”. Для ввода нового документа необходимо выбрать из меню “Документы” главного меню программы пункт “Кассовые- Приходный кассовый ордер”.
Рис. 14. Ввод документа "Приходный кассовый ордер"
В реквизите “Касса” установить тип кассы рублевая или валютная. Этот реквизит определяет дебетуемый счет (50.1 или 50.2). В группе “Корреспондирующий счет, аналитика” выбором из Плана счетов), по кредиту которого будет корреспондировать счет 50. В нашем случае в качестве корреспондирующего счета необходимо выбрать счет 75.1 “Расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал”. В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для вода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете. На счете 75.1 аналитический учет ведется в разрезе контрагентов, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита “Контрагент”. Это поле заполняется путем выбора значения из соответствующего справочника, обращение к которому осуществляется нажатием кнопки “…”. В реквизите “Принято от” указываются реквизиты лица, от которого принимаются денежные средства. Если денежные средства вносит сотрудник организации, то с помощью кнопки выбора “…” в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника “Сотрудники”. В реквизите "Основание" указывается основание для внесения денежных средств в кассу. В реквизите “Приложение” перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру. В нашем случае в поле “Приложение” перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру: Выписка из учредительного договора АОЗТ “ЭПОС”. В реквизите “Сумма” указывается сумма вносимых в кассу денежных средств. В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, работ, услуг, облагаемых НДС, в форме ввода следует включить режим “Указать в тексте НДС” и указать ставку налога (реквизит “Ставка НДС”). В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, работ, услуг, облагаемых налогом с продаж, в форме ввода следует включить режим “Учитывать налог с продаж” и указать ставку налога (реквизит “Ставка НП”). С помощью флажка “Формировать проводки” можно задать режим проведения документа при записи. Если он установлен, то припроведении формируются проводки, а если не установлен, то документ проводится без формирования проводок. При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по дебету субсчета 50.1 и кредиту счета, выбранного в экранной форме диалога. Если корреспондирующем является счет 64.1 “Авансы полученные в рублях”, то в зависимости от указанного варианта реализации и значения параметра “Выделять НП с аванса” могут быть дополнительно сформированы проводки по начислению НДС и НП по дебету счета 64.1 в корреспонденции со счетами 68.2 “Расчеты с бюджетом по НДС” и 68.30 “Расчеты с бюджетом по НП.” Если корсчет 62.1 “Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях”, то для организаций с учетной политикой “по оплате”, в зависимости от указанного варианта реализации, могут быть дополнительно сформированы проводки по начислению НДС, НГСМ и НП по дебету счета 76.4 в корреспонденции со счетами 68.2, 67.2 “Расчеты по налогу на реализацию ГСМ” и 68.30. Если корсчет 46 Реализация продукции (работ, услуг), то в зависимости от реализации дополнительно формируются проводки по начислению НП по дебету счета 46 в корреспонденции со счетом 68.30. Завершить процесс ввода документа нажатием кнопки Ok диалоговой форме ввода документа. Прежде чем завершить данный режим работы, программа выдаст два вопроса: "Сохранить документ?" - положительный ответ приведет к сохранению документа в базе данных, кроме того, во все журналы, предусмотренные для документа данного типа, будут внесены записи о наличии документа. "Провести документ" - положительный ответ приведет к проведению документа, т.е. будут сформированы проводки, предусмотренные данным документом, и помещены в базу учетных данных. При этом документ получит статус "Проведенный". После завершения операции ввода нового документа увидим, что в окне журнала "Кассовая книга" появилась первая запись о введенном документе "Приходный кассовый ордер" № 1."
|
Дата |
Документ |
Номер |
Приход |
Расход |
Корр.Счет |
От кого получено или кому выдано |
|
16.01.99 |
Прих.орд. |
1 |
15 000.00 |
|
75.1 |
От Доскина Ефима Давыдовича |
|
|
|
|
|
|
|
|
Проводки документа
Находясь в журнале документов (см.выше п. Автоматизация ввода кассовых операций, раздел "журнал документов"), можно быстро перейти от документа к порожденным им операции и проводкам. Для этого, как показано на рис. 14.1, следует установить курсор на интересующем документе и посредством меню “Действия – Перейти в журнал операций”.В раскрывшемсяокнев качестве корреспондирующего счета необходимо выбрать счет 75.1 “Расчеты с учредителями по вкладам в уставный капитал”. В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для вода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете. На счете 75.1 аналитический учет ведется в разрезе контрагентов, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита “Контрагент”. Это поле заполняется путем выбора значения из соответствующего справочника, обращение к которому осуществляется нажатием кнопки “…”в журнале операций (см. п. Форма ввода бухгалтерских операций) увидим, что данному документу соответствует операция, которая включает одну проводку. Также возможна обратная последовательность действий.
Рис. 14.1. Обращение к журналу операций из журнала "Кассовая книга"
Ввод документов методом копирования
Пока введен лишь первый документ из трех однотипных документов по приходу денежных средств от учредителей. Ввод нового документа может быть осуществлен методом копирования существующего документа, что позволит сократить объем вводимой информации. Для этого необходимо обратиться к журналу документов и выполнить следующие действия:
найти строку с документом, подлежащим копированию, и поместить на нее курсор;
нажать клавишу F9 или выбрать пункт меню “Действия – Копировать”;
отредактировать реквизиты документа;
сохранить документ нажатием экранной кнопки Ok и положительно ответить на вопросы программы о сохранении документа и формировании проводок.
Описанные действия понадобится выполнить дав раза – для ввода приходного ордера № 2 на сумму 12 500 руб. от Чурбанова Е, А. и приходного ордера № 3 на сумму 10 000 руб. от Шурупова Е,Л.
Результаты ввода приходных кассовых ордеров
Действия, выполненные бухгалтером, приведут к следующим результатам:
Сформированы приходные кассовые ордера № 2 и № 3.
В журнале “кассовая книга” зарегистрирована запись о документах, датированных 16.01.99.
|
Кассовая книга (01.01.99 - 31.03.99) | ||||||
|
Дата |
Документ |
Номер |
Приход |
Расход |
Корр.Счет |
От кого получено или кому выдано |
|
16.01.99 |
Прих.орд. |
1 |
15 000.00 |
|
75.1 |
От Доскина Ефима Давыдовича |
|
16.01.99 |
Прих.орд. |
2 |
12500.00 |
|
75.1 |
От Чурбанова Виктора Александровича |
|
16.01.99 |
Прих.орд. |
3 |
10 000.00 |
|
75.1 |
От Шурупова Евгения Леонидовича |
3. В журнале операций зарегистрирована запись о документе, датированная 16.01.99 в которой указано:
|
Журнал операций (01.01.99 - 31.03.99) | |||||
|
Дата |
Время |
Документ |
Номер |
Содержание |
Сумма |
|
16.01.99 |
. |
Прих.орд |
1 |
Поступление в кассу: Ввод в уставный капитал |
15 000 |
|
16.01.99 |
|
Прих.орд. |
2 |
Поступление в кассу: Ввод в уставный капитал |
12 500 |
|
16.01.99 |
. |
Прих.орд |
3 |
Поступление в кассу: Ввод в уставный капитал |
10 000 |
4. На основании документа сформированы проводки, которые зарегистрированы в журнале проводок.
|
Дата |
Дт |
СубконтоДт |
Кт |
СубконтоКт |
Валюта |
Кол -во |
Вал.Сум. |
Сумма | |||
|
|
|
|
|
|
Сод.Пров. |
№Ж | |||||
|
16.01.99 |
50.1 |
|
75.1 |
Доские Е.Д. |
|
|
15 000 | ||||
|
|
|
|
|
|
Поступление в кассу: Приход |
БК | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||
|
16.01.99 |
50.1 |
|
75.1 |
Чурбанов В.А. |
Поступление в кассу: Приход |
12 500 | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
БК | |||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||
|
16.01.99 |
50.1 |
|
75.1 |
Шурупов Е.Л. |
Поступление в кассу: Приход |
10 000 | |||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
БК | |||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |||
5. В компьютере сохранены формы ввода первичных документов. Они доступны для просмотра и редактирования. Их вызов может быть осуществлен из журналов операций, проводок и журнала “Кассовая книга” двойным щелчком мыши по соответствующей записи.
Кассовая книга
Рассмотрим порядок формирования ежедневного отчета кассира на следующем примере.
Задача 4
11.05.01 на конец рабочего дня необходимо сформировать лист кассовой книги, отражающей кассовые операции за день.
Для формирования требуемого отчета необходимо обратиться к нему через меню “Отчеты – Кассовая книга”. На экран выдается запрос настройки параметров отчета. Форма запроса показана на рис. 15. В окне настройки параметров обязательно указываются следующие данные:
дата, за которую необходимо сформировать отчет;
номер листа кассовой книги.
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге.
Рис. 15. Окно настройки параметров отчета "Кассовая книга"
Обращаем внимание, что кассовый отчет в типовой конфигурации формируется на основании введенных документов “Приходный кассовый ордер” и “Расходный кассовый ордер”. В соответствии с установленным порядком, на каждый кассовый день оформляется отдельный вкладной лист кассовой книги. Флажок “Пересчитать номера листов с начала года” задает режим нумерации листов. Если он установлен, то программа пересчитывает листы с начала года, а если не установлен, то нумерации листов за указанный период начинается с ближайшего номера листа к дате начала периода, для чего используется константа “Номер листа кассовой книги”. Переключатель “Последний лист” устанавливает режим обработки последнего листка кассовой книги, формируемой за указанный период. Если переключатель находится в положении “Обычный”, то последний лист не отличается от предыдущих. Если переключатель находится в положении “Последний день месяца”, то на последнем листе будет указано количество листов книги за последний месяц, который входит в заданный в отчете период. Если же последний лист кассовой книги обрабатывается как последний день в году, то помимо количества листов за последний месяц, на этом листе указывается общее количество листов кассовой книги за год. Если в организации ведется касса в валюте, то в листах кассовой книги остатки на начало и конец будут показаны развернуто по каждой валюте. Данный отчет составляется программой на основании проводок по счету 50 “Касса”. При формировании кассовой книги за последующие даты система будет автоматически предлагать следующий по порядку номер листа. После указания необходимых параметров для формирования отчета можно нажать кнопку Ok или кнопку “Сформировать”. Сформированный отчет содержит остатки на начало даты по счету 50, все проводки по этому счету за день, а также итоговые обороты и остаток на конец дня. Для каждой кассовой операции, включенной в отчет, приводится дата, описание операции, корреспондирующий счет, сумма и наименование субконто, если по корреспондирующему счету ведется аналитический учет. Записи в отчете представлены в хронологическом порядке.